Tema 4. Cerințele principale pentru pregătirea și executarea documentului.
Întrebări pentru studiu:
Forme de documente și cerințe pentru acestea.
Forme de documente și cerințe pentru acestea
Majoritatea documentelor companiei, inclusiv documentele emise, sunt emise pe formular.
Un blanc este o foaie standard de hârtie cu informații permanente reproduse pe ea.
Formularele de documente pot fi produse prin imprimare, prin mijloace de tipărire operațională sau reproduse cu ajutorul echipamentelor informatice la crearea unui document specific. Pentru cele mai importante documente ale întreprinderii, folosind forme realizate typographically, cu logo-ul, care are un grad ridicat de detaliu, în relief, semne de apă, imprimare color și alte elemente care fac dificil de contrafăcut. De regulă, aceste formulare sunt numerotate prin metoda tipografică sau prin numerarii speciali. Utilizarea fiecărui astfel de formular trebuie înregistrată în formulare speciale de înregistrare.
Formele din hârtie trebuie să posede calități, cum ar fi nesvorachivaemost când supraîncălzire sau umezire și lipsa prăfuire pe suprafața foii, precum și respectarea cerințelor privind densitatea - 80 g / m2 până la 200 g / m2 și White - de la 88% la 98%.
Pentru producerea formularelor se folosesc două formate de foi de hârtie A4 (210 x 297 mm) și A5 (148 x 210 mm).
Fiecare foaie a documentului, concepută atât pe formă, cât și în afara acesteia, trebuie să aibă câmpuri de dimensiune corespunzătoare:
Stânga - 20 mm;
Dreapta - 10mm;
În partea de sus - 20 mm;
Partea inferioară este de 20 mm.
În conformitate cu cerințele GOST, sunt stabilite următoarele tipuri de formulare de întreprinderi:
Forma generală - forma întreprinderii sau subdiviziunea structurală pentru producerea oricărui tip de document (cu excepția literei);
Formular de scrisori;
Forma unui tip specific de document, altul decât o literă.
Există două variante ale aranjării elementelor de formă - unghiulare și longitudinale.
Fiecare document constă dintr-un set specific de rechizite.
Programele sunt un element obligatoriu al oricărui document oficial.
Un set de detalii, din care face obiectul documentului, se numește formă de document.
Layout Key este un model de construcție a documentelor care stabilește domeniul de aplicare, formatele, dimensiunile cerințelor pentru construirea unui șanț structural și a elementelor de bază. Mostra-eșantion este un set de rechizite situate într-o anumită ordine inerentă tuturor tipurilor de documente.
- organele federale ale puterii de stat, autoritățile de stat ale entităților constitutive ale Federației Ruse, inclusiv subiecții Federației Ruse care au, pe lângă limba rusă, limba națională ca limbă de stat, organele autoguvernării locale;
- întreprinderile, organizațiile și asociațiile acestora, indiferent de forma de proprietate și forma organizatorică și juridică.
Acest standard specifică compunerea detaliilor documentelor; cerințele pentru înregistrarea documentelor necesare; cerințe privind formularele și înregistrarea documentelor; cerințe pentru fabricarea, contabilitatea, utilizarea și păstrarea formularelor cu reproducerea emblemei de stat a Federației Ruse, brațele subiecților Federației Ruse.
La pregătirea și pregătirea documentelor se utilizează următoarele detalii:
CERINȚE DE DECIZIE A DETALIILOR DE DOCUMENTE
Textul legat, de regulă, constă din două părți. În prima parte, indicați motivele, motivele, obiectivele documentului, în al doilea (ultimul) - deciziile, concluziile, solicitările, sugestiile, recomandările. Textul poate conține o parte finală (de exemplu, ordine - partea administrativă fără a se constata, scrisori, declarații - cerere fără explicație, referințe, memorandumuri - evaluarea faptelor, concluzii).
Documentele care stabilesc drepturile și obligațiile organizațiilor și subdiviziunilor structurale (regulamentele, instrucțiunile), și conțin o descriere, apreciere a faptelor sau a constatărilor (raport, certificat), utilizați o formă de text în persoana a treia singular sau plural ( „departamentul îndeplinește funcțiile“ , "Componența asociației include", "comisia a stabilit").
Următorul formular este utilizat în litere:
- de la prima persoană plurală ("vă rugăm să trimiteți", "trimiteți spre examinare");
- de la persoana singulară ("cred că este necesar", "eu cer să aloce");
- de la a treia persoană singulară ("ministerul nu obiectează", "VNIIDAD consideră că este posibil").
21. O notă privind disponibilitatea anexei, menționată în text, este redactată după cum urmează: Anexă: 5 litri. în 2 exemplare.
Dacă documentul are o aplicație care nu este denumită în text, indicați numele, numărul de coli și numărul de copii; dacă există mai multe aplicații, acestea sunt numerotate, de exemplu:
1. Regulamentele privind Biroul regional de împrumut pentru 5 litri. în 1 copie.
2. Reguli pentru întocmirea și executarea documentelor Biroului regional de împrumut pentru 7 litri. în 2 exemplare.
Dacă aplicațiile sunt cusute, numărul de coli nu indică.
În atașamentul la documentul administrativ de pe prima pagină din colțul din dreapta sus scrieți "Aplicație" indicând numele documentului administrativ, data și numărul de înregistrare, de exemplu:
Documentul poate fi semnat de funcționarul interimar, indicând poziția și prenumele sale efective. Nu este permis să pună o preposition "For", o inscripție manuală "Deputat". Sau o lovitură înaintea titlului postului.
23. Document Grif armonizare este format din cuvinte convenite, ale persoanei cu care este de acord documentul (inclusiv numele), semnătura personală, decriptarea semnăturii (inițialele, numele de familie) și data negocierii, cum ar fi:
Rector al Academiei Financiare
sub guvernul Federației Ruse
Semnătura personală a AG Gryaznov
În cazul în care coordonarea se efectuează prin scrisori, protocoale etc., semnătura aprobării se întocmește în următoarea formă:
Scrisoarea Academiei Ruse
24. Documentul este aprobat printr-o viză, inclusiv semnătura și poziția documentului, transcrierea semnăturii (inițiale, prenume) și data semnării. De exemplu:
Dacă există comentarii cu privire la document, viza se emite după cum urmează:
Notele sunt prezentate pe o foaie separată, semnate și atașate documentului.
Pentru un document al cărui original rămâne în organizație, vizele sunt ștampilate în partea de jos a versiunii anterioare a foii ulterioare a documentului original.
Pentru un document al cărui original este trimis de la organizație, vizele sunt ștampilate în partea de jos a frontului copiei documentului care urmează să fie trimis.
Este posibilă eliberarea documentelor de viză pe o foaie separată de acord.
Este permis, la discreția organizației, să se uite la document și la atașamentele sale.
25. Sigiliul certifică autenticitatea semnăturii oficiale a documentelor prevăzute de actele normative speciale care atestă drepturile persoanelor care înregistrează faptele legate de mijloacele financiare.
Documentele sunt certificate de sigiliul organizației.
26. Atunci când se confirmă corespondența unei copii a documentului cu originalul sub detaliile "Semnătura", se aplică următoarele: o inscripție de verificare "Postul persoanei care certifică copia este adevărat; semnatura personala; decriptarea semnăturii (numele "numele de familie"), data certificării, de exemplu:
Petrov II
333-25-25
28. O notă privind executarea documentului și transmiterea acestuia în dosar include următoarele date: o referire la data și numărul documentului care atestă executarea acestuia sau, în absența unui astfel de document, un rezumat al performanței; cuvintele "în acțiune"; numărul fișierului în care va fi stocat documentul.
O notă privind utilizarea documentului și trimiterea lui în dosar trebuie să fie semnată și datată de executorul documentului sau de către șeful unității structurale în care documentul este executat.
29. Nota privind primirea documentului în organizație conține data primirii documentului (dacă este necesar - ore și minute)
O ștampilă privind primirea documentului în organizație este permisă sub formă de ștampilă.
copie 30. Identificatori electronică a documentului este semnul (subsol) tached în colțul din stânga jos al fiecărei pagini a unui document și conține numele fișierului pe purtătorul mașinii, data și alte date de căutare pentru a fi instalate în organizație.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: