Întâlnirea de afaceri este o formă de organizare a comunicării de afaceri între mai mulți participanți prin schimbul de informații în vederea luării deciziilor manageriale colective.
Scopul întâlnirii este de a schimba activitățile personalului într-o anumită direcție prin comunicare, cu formularea unor sarcini specifice și a rezultatelor stabilite.
Pregătirea unui program pentru o varietate de tipuri de întâlniri depinde de tipul, obiectivele și un set de aspecte care trebuie abordate în procesul său.
La pregătirea unei întâlniri de afaceri, se elaborează un regulament care prevede toate procedurile și elementele cu un calendar.
La elaborarea planului de întâlnire, este în primul rând necesar să se ridice întrebări care sunt relevante pentru majoritatea invitaților (manageri, specialiști, angajați, muncitori). Întrebările sunt clasificate în funcție de gradul de complexitate de la unul mai voluminos și mai complex și până la unul mai simplu.
Atunci când planificați întâlnirea de pe ordinea de zi, sunt indicate aspectele care trebuie abordate în cadrul reuniunii, numele, inițialele și pozițiile persoanelor care raportează această întrebare sau această întrebare.
Calitatea de membru și formare
A doua etapă a procesului de planificare a reuniunii este definirea listei de participanți care sunt direct interesați de rezolvarea problemelor sau de cunoașterea temelor în discuție.
Există câteva reguli pentru pregătirea și organizarea de întâlniri care pot îmbunătăți eficacitatea acestuia:
- Desemnarea obligatorie a subiectului și rezultatul căruia este necesar să intrăm în proces. Vorbitorul trebuie să aibă o poziție clară, argumente bine gândite și recomandări pentru obținerea rezultatului pentru a convinge angajații de corectitudinea deciziei.
- O agendă atent gândită, care conține o listă de subiecte care urmează să fie discutate, care ar trebui să fie localizate într-o anumită ordine. Practica a arătat că este mai eficient să se stabilească aspecte care nu sunt în concordanță cu importanța acestora, ci cu principiul psihologic. Tema de deschidere a discuției ar trebui să fie mai simplă, astfel încât, după o decizie reușită, motivația personalului să crească semnificativ. Întrebările care necesită discuții aprinse trebuie să fie atent gândite și localizate corect pe listă. De asemenea, este necesar să se determine rezultatul final dorit, care trebuie să încheie întâlnirea. În timpul dezbaterii temelor cele mai greu de perceput și complex, se recomandă utilizarea materialelor vizuale, deoarece înțelegerea întrebării este îmbunătățită atunci când nu este vorba doar de auz, ci și de viziune.
- Faptele referitoare la ordinea de zi ar trebui să fie furnizate participanților la întâlnire în prealabil, prin urmare toate documentele necesare sunt pregătite înainte de a fi organizate.
- În etapa de pregătire, se ia în considerare o metodă de comunicare a participanților cu privire la desfășurarea ședinței. Angajații sunt trimiși invitații, care prestează tema și obiectivele întâlnirii. Participanții care nu pot participa la întâlnire trebuie să se asigure că primesc informații despre discuție și protocolul cu rezultatul întâlnirii, ceea ce va spori eficiența lucrărilor.
- În procesul de întocmire a planului întâlnirii, un loc este considerat de o importanță deosebită, deoarece în timpul discuției nimic nu trebuie să distragă atenția ascultătorilor. Este necesar să se creeze un mediu confortabil și o atmosferă de afaceri care ar determina participanții să discute eficient problemele și problemele.
Rezolvați controlul la toate subiectele. 10 ani de experiență! Prețul este de la 100 de ruble. termen de la 1 zi!
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: