Situația în care antreprenorii se confruntă cu necesitatea de a bloca documentele nu este neobișnuită. Este posibil ca documentul să fie necesar pentru o inspecție fiscală, un fond de pensii sau pentru arhivare.
Reguli generale
La prima vedere, ar putea părea că nu ar trebui să apară dificultăți în documentele obligatorii, dar acest lucru nu este în întregime adevărat. Procesul trebuie abordat în mod responsabil, astfel încât lucrările să fie în forma corespunzătoare. Multe birouri tipografice pot efectua această lucrare pentru o taxă fixă și într-un timp scurt, dar nu orice antreprenor va risca să încredințeze documente importante unor străini. Pentru a nu folosi serviciile profesionale de fiecare dată, merită să vă dați seama cum să blocați în mod corespunzător documentele.
Structurile de supraveghere nu furnizează antreprenorilor instrucțiuni specifice cu privire la această problemă, deci va trebui să vă ocupați de ele însele. Informațiile pot fi obținute din recomandările metodologice din domeniul înregistrării.
Coaseți hârtia cu un fir
Cum să blocați documentele în acest fel? Pentru a face acest lucru, pregătiți accesoriile. Trebuie să aveți fire, ace și clei. Procesul constă în trei etape:
- Pregătirea documentelor. Toate hârtiile trebuie aranjate în ordinea corectă și numerotate cu un creion în colțul foii. Găurile pot fi făcute cu un șurub sau cu un pumn. În cazul în care există o mulțime de lucrări și este imposibil să le străpungeți cu un pumn, ar trebui să utilizați un unghii ascuțite și un ciocan. Numărul de găuri depinde de importanța și scopul documentului. În special documentele secrete sunt cusute în cinci găuri pentru a evita schimbarea foilor. Găurile trebuie așezate pe partea stângă, în centrul câmpului liber. Distanța ar trebui să fie de aproximativ trei centimetri de la o puncție la alta.
- Scrie-off. Înțelegând cum să ștergi documentele cu fire, trebuie să cunoști nuanțele importante. În cele mai multe cazuri, este obișnuit să folosiți un fir sau un șir de LS-210. Puteți utiliza alte fire puternice. Este necesar să începeți procesul din spatele găurii, care este situată în mijloc. Este acceptat să coaseți documente de două ori pentru a da forța necesară. Firul este scos la partea din spate de la puncția centrală și legat cu un nod. Dacă aveți nevoie să fixați lucrări care nu au o anumită valoare, puteți folosi un fir convențional.
- Certificarea documentului. Pentru a asigura siguranța hârtiei, este necesar să pregătiți o broșură mică cu dimensiunea de 4 cm până la 5 cm. Trebuie să fie lipită pe pachet astfel încât capetele firului să fie libere. Pe prospect este necesar să se menționeze numărul de lucrări depuse în număr și în cuvinte, precum și poziția, prenumele și inițialele persoanei responsabile. După aceea, reporterul își pune semnătura și sigiliul, dacă există. Marginile semnăturii și sigiliului trebuie în mod necesar să iasă în afara autocolantului.
Cum de a pregăti lucrări pentru inspecția fiscală?
Orice întreprinzător este obligat să furnizeze diverse rapoarte privind activitățile sale, astfel încât este necesară cunoașterea modului în care trebuie să se aprindă documentele pentru serviciul fiscal. Pentru a evita neconcordanțele, este de dorit să se clarifice cu persoana responsabilă regulile documentelor obligatorii.
La documentul final trebuie să se facă o listă a tuturor documentelor atașate. Inventarul ar trebui să fie închis chiar la începutul cazului și numerotat separat. De asemenea, trebuie să specificați datele documentului și numărul de coli. Trebuie reținut faptul că numărul este plasat pe foi, nu pe pagini. Dacă documentul este multivolume, foile fiecărui volum sunt numerotate separat.
Pentru autoritățile fiscale trebuie să lumineze intermitent documente în gaura 3, nici mai mult nici mai puțin. Distanța dintre punți ar trebui să fie mai mare de trei centimetri. Plasați-le pe marginea din stânga. Găurile sunt realizate cu un șurub sau un ac gros. Punturile ar trebui să fie în mijlocul câmpului, astfel încât textul să fie clar vizibil. Toate găurile trebuie făcute astfel încât să fie strict una sub cealaltă.
Ce fir pentru a coase?
Documentele pentru taxă trebuie să fie cusute doar cu acul acului, folosind firul sau șirul LШ-210. În cazuri extreme, este permis să se aprindă un fir de nylon pliat de mai multe ori.
Firul este afișat pe partea din spate a ultimei foi. Capetele, a căror lungime nu poate depăși 6 cm, trebuie legată. Autocolantul este realizat conform regulilor general acceptate și este certificat cu o semnătură și un sigiliu. Capetele firului trebuie să fie libere.
În cazul în care documentul este stocat de mai mult de zece ani, este necesar să se facă cinci perforări. În acest caz, autocolantul trebuie să fie din hârtie absorbantă.
Coperta documentului
Trebuie să știți nu numai cum să blocați documentele, ci și cum să le luați o acoperire. Ele pot fi de trei tipuri: standard, non-standard și cele utilizate pentru depozitarea pe termen lung a valorilor mobiliare. De regulă, de cele mai multe ori dimensiunile copertei sunt de 229 de 324 mm, sunt utilizate pentru foi A4.
Dacă documentul este mai mare, trebuie să faceți o acoperire non-standard. Pentru a face acest lucru, puteți să contactați casa de tipărire sau să o faceți singur. Acele hârtii care trebuie păstrate mai mult de 25 de ani trebuie decorate într-o copertă solidă din carton. În cazul în care se intenționează transferul documentului în arhiva de stat, materialul pentru capac nu trebuie să conțină acid.
Firmware cu 4 găuri
În funcție de durata de stocare a documentelor, designul poate fi de două tipuri:
- Parțial, în care foile nu pot fi numerotate. În acest caz, inventarul și foaia de martor nu trebuie redactate. Această autorizație este permisă documentelor stocate timp de cel mult zece ani.
- Înregistrarea completă este necesară dacă valorile mobiliare sunt în arhivă mai mult de zece ani. În acest caz, trebuie să blocați documentele în 4 gauri.
Pentru intermitență în 4 găuri este necesar să se pregătească un șurub, un dispozitiv de prindere, ace mari și fire. Dacă există o mulțime de foi, este mai bine să faceți o exercițiu.
Subtilitățile "de coasere arhivă"
Înainte de a bloca documentele, trebuie să verificați toate documentele și să le puneți în ordinea corectă. Fișele de inventar trebuie să fie numerotate separat. În cele din urmă, este necesară martorul problemei.
În cazul în care cazul este formalizat în parte, în partea de sus și de jos trebuie să fie aplicat carton. În cazul înregistrării complete, trebuie să coaseți și să faceți o legare prin aplicarea unui adeziv PVA.
Pentru a fixa pachetul, ar trebui să folosiți opresiunea sau un dispozitiv special. Punctul inferior și superior trebuie amplasat la o distanță de 30 mm de limitele câmpurilor. Cele două găuri rămase sunt la o distanță de aproximativ 80 mm față de punctele extreme.
Capetele filetului trebuie să fie filetate în diferite ace și ținute în punctele de mijloc din partea din față. Firul este tras din partea din spate prin punctele extreme de pe partea din față. Mai departe trece prin găurile adiacente. Capetele trebuie să fie conectate pe spate.
concluzie
Executarea corectă a rapoartelor și menținerea circulației documentelor este unul dintre aspectele obligatorii ale activității de succes. Prin urmare, managerii ar trebui să abordeze acest caz cu toată responsabilitatea și să știe cum să blige documentele în mod corespunzător.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: