Alexey Fedorov
Articolul propus nu va aborda problemele fundamentale ale managementului timpului, metodele de împărțire a sarcinilor în învățământul primar și secundar, principiile de organizare a orelor de lucru etc. Despre acest lucru deja scris destul de bine, și cel mai bun sfat, mai degrabă decât să citiți cărți de specialitate cu privire la gestionarea timpului (prezentate în primul rând pe acest site), nu pot da. Scopul acestui articol este de a vă familiariza cu un sistem contabil și de organizare a timpului foarte specific, pe care eu îl folosesc eu.
Jurnalul este menținut într-un fișier Excel obișnuit. Caracteristicile acestui program permit nu numai planificarea convenabilă a zilei, ci și ordonarea sarcinilor, menținerea unei arhive și monitorizarea timpului petrecut.
CONTUL TIMPULUI
Într-un anumit mod, foaia Excel poate fi ușor și convenabil luată în considerare în timpul zilei. Pentru aceasta, se utilizează următoarea schemă:
În figură, fiecare oră (linia superioară denotă un ceas) este împărțită în 4 coloane, adică acuratețea înregistrării timpului este de 15 minute. Precizia mai mare face inadecvarea păstrării înregistrărilor, mai mici - permite pierderi prea mari în contabilitate.
Coloana din stânga reprezintă cantitatea tipică a graficelor de timp (chtn - lectură, RBT - lucru doc - Păstrarea documentelor, viata - decizia problemelor casnice lchn - timpul personal, rzvl - divertisment, DV - nchg mișcare - nimic, timp pierdut).
În timpul zilei, intervalele anterioare sunt ocupate. Pentru a simplifica calculele, numărul "1" este utilizat ca substituent. Apoi, folosind formulele Excel introduse în graficele corespunzătoare (formulele sunt scrise în fișierul de probă atașat la articol), acesta calculează automat timpul petrecut pe acest sau pe acel tip de activitate.
Până la sfârșitul zilei, foaia de timp arată astfel:
Acest lucru, dacă se dorește, sistemul vă permite să restabiliți toată ziua (dormit adunat rapid, a mers la locul de muncă, a lucrat, stat de vorba cu un coleg, a lucrat, a luat cina, a lucrat, a mers la întâlnire, a așteptat să fie partener târziu, a avut loc o întâlnire de lucru, el a revenit la birou, raportat la șeful, M-am dus acasă, a avut cina, citit, vizionat un film, sa pregătit de culcare, citiți înainte de culcare, a rezumat a doua zi, a adormit).
Dar, în practică, este foarte rar necesară, de aceea, din cele mai multe zile există scurte rezumate ale timpului petrecut. Ele arata astfel:
Astfel de rezumate vă permit să estimați cu exactitate cât timp este cheltuit pentru un anumit tip de activitate și, în plus, să deduceți media pentru o săptămână sau o lună. Apoi, dacă doriți, puteți trage concluzii cu privire la necesitatea de a oferi acest sau acel tip de activitate mai mult sau mai puțin timp.
PLANIFICAREA
Să începem cu lista obișnuită de sarcini pentru această zi. În versiunea mea se pare că aceasta (fila NEGP, azi):
După cum puteți vedea, foaia folosește 4 coloane de lucru: St - status; Bp este timpul; Fri - prioritate; și o coloană pentru ziua și descrierea sarcinii.
Despre coloana "Stare" o conversație detaliată va fi urmată mai jos. Coloana "Timp", se pare, nu necesită explicații. În prezent, atenția principală va fi acordată luării în considerare a coloanei "Prioritate". Utilizează următoarele caractere:
- sarcina principală pentru săptămână
- o parte a misiunii săptămânale care urmează a fi efectuată în ziua curentă; sau o sarcină secundară pentru săptămână
30 - sarcinile prioritare pentru o anumită zi (sarcinile, timpul pentru care este definit sau urmează a fi stabilit)
40 - sarcini zilnice prioritare
50 - mai puține sarcini zilnice importante
60 - sarcini pentru determinarea rezultatelor zilei
70 - rezumând ziua
80 - sarcini pentru determinarea rezultatelor săptămânii
90 - rezumând săptămâna
Cunoscând această clasificare, este destul de ușor să distribuiți sarcinile pentru această zi și să le programați o săptămână. Planul săptămânal din fișierul meu arată astfel:
Planul săptămânii în sine poate fi văzut în partea de jos a paginii. Imediat sub coloana cu desemnarea primei și ultimei zile ale săptămânii se înregistrează sarcini pentru o săptămână. Apoi urmează denumirile fiecărei zile individuale, în care sunt înregistrate sarcini specifice pentru această zi.
Graficele din partea de sus a paginii sunt sarcini zilnice și săptămânale care sunt copiate pe foaia corespunzătoare atunci când se compilează planul zilnic.
Planul lunar este elaborat folosind această schemă:
EVALUAREA EFICACITĂȚII
Acum, să revenim la parsarea coloanei "Stare". Această coloană vă permite să evaluați eficiența zilelor trăite. Coloana "Stare" indică dacă sarcina vizată este finalizată sau nu. Pentru a indica starea, se folosesc 3 semne posibile:
B - parțial îndeplinite sau neexecutate din motive obiective
N - nu a fost făcut
În timpul zilei, pe măsură ce sarcinile sunt finalizate, foaia preia formularul de mai jos:
Folosind funcția "sortare" (element de meniu - Date), puteți sorta automat lucrările:
Cu această sortare (Status => Priority => Time), toate sarcinile finalizate vor fi în partea de sus a listei. Nu li se mai poate acorda atenție, concentrându-se asupra sarcinilor rămase.
La sfârșitul zilei, când toate graficele sunt completate, sistemul propus permite estimarea eficienței utilizării timpului în mod imparțial și obiectiv.
Foaia de sarcini de la sfârșitul zilei arată astfel:
Utilizarea diferitelor culori după sortare vă permite să arătați vizual efectul zilei.
În exemplul dat, din 13 sarcini pentru ziua 9 sunt îndeplinite, 3 nu sunt îndeplinite și 1 - nu este îndeplinită din motive obiective. Având în vedere că punctele "B" sunt numărate ca 0.5 / 0.5, rezultatele zilei arată astfel: numai 13; plus - 9,5; minus 3.5. Am calculat ziua de succes dacă joburile "plus" sunt mai mult de două treimi din total; jumătate de succes - de la jumătate la două treimi din total; fără succes - dacă sarcinile "minus" sunt mai mult de jumătate. Alte proporții sunt posibile, în funcție de exigența dumneavoastră.
Un sistem similar este folosit pentru a evalua eficiența săptămânii. În arhivă, săptămâna trecută arată astfel:
Un sistem similar este folosit pentru a evalua eficiența lunilor și a anilor. luni:
În mod similar, este posibil să rezumăm rezultatele anului, deceniile și așa mai departe, până la însumarea rezultatelor tuturor vieții :)
INSTRUCȚIUNI UTILE
Puteți imprima pur și simplu liste de locuri de muncă și înregistrări de timp pe imprimantă. Vă recomand să lăsați un anumit număr de grafice goale, astfel încât în cursul zilei să poată intra în sarcinile emergente în ele.
Sper că sistemul de mai sus va fi la fel de util pentru dvs., deoarece a contribuit la organizarea vieții mele pentru mine. Mult noroc!
Puteți afla mai multe despre gestionarea timpului din cărțile lui Gleb din Arhangelsk. Comandați GRATUIT!
Trimiteți-le prietenilor: