Program de recalificare profesională "Managementul resurselor umane (standard profesional)"
Cursul de recalificare profesională de zi cu zi a Uniunii Naționale a Personalului de Personal și a Universității Tehnologice din Moscova (MIREA), în conformitate cu cerințele standardului profesional "Specialist în Managementul Personalului". Diplomă de probă de stat a Universității de Stat privind trecerea la recalificarea profesională și certificare a Uniunii Naționale a Personalului.
În orice organizație, sunt create multe documente. Zi de zi se îngroapă, munții de ziare sunt în creștere, unii muncitori îi înlocuiesc pe alții, iar cei la rândul lor creează noi documente. La un moment dat, se pare: pentru a găsi o ordine bruscă necesară de acum trei ani, ar putea să dureze toată ziua. "Eh, dacă cineva a organizat totul așa cum ar trebui", un gând strălucitor vizitează capul. Vești bune - totul a fost inventat înaintea noastră! Aranjarea fluxului de lucru curent va ajuta la nomenclatorul cazurilor.
O chestiune este un document sau un set de documente referitoare la o singură problemă sau o secțiune de activitate, plasate într-o copertă separată.
Nomenclatorul cazurilor este o listă sistematizată a rubricilor de cazuri create în organizație, indicând termenii de stocare a acestora.
Nomenclatorul cazurilor reflectă toate activitățile organizației (financiare, economice, de personal și altele). Acesta este un document multifuncțional necesar:
- să țină cont de toate activitățile care sunt inițiate în cadrul organizației (aceasta va contribui la asigurarea căutării rapide și a siguranței);
- gruparea anumitor tipuri de documente (de exemplu, comenzi pentru activități de bază, comenzi pentru personal etc.);
- asigura ordinea formării cazurilor (secvența cronologică, logică a documentelor în cazuri, etc.);
- stabilirea timpului necesar pentru stocarea documentelor.
În plus, este folosit ca document principal atunci când se selectează cazuri pentru depunerea acestora în arhivă sau, invers, pentru distrugerea cazurilor cu perioade de păstrare expirate.
Gama de cazuri trebuie să includă toate cazurile, intravasculară în organizație, în plus față de publicațiile tipărite (inclusiv declarațiile angajaților, certificate de angajare, reviste și cărți de cont, corespondența între unitățile structurale și cu organizațiile externe, cum ar fi fondurile de pensii, birouri militare etc. .d.). Cazurile și documentele cu acces restricționat cu semnătura "DSP" - pentru uz oficial (care conțin secret comercial sau bancar, alte documente cu informații confidențiale) - ar trebui incluse, de asemenea, în nomenclatorul cazurilor.
Nu uitați să includeți în nomenclatorul cazului, stabilit în sucursale, birouri de reprezentare, alte divizii ale organizației eliminate teritorial. De asemenea, în nomenclatură sunt incluse și titluri de comisii temporare, comisii, precum și organe reprezentative ale lucrătorilor. Dar dacă, de exemplu, un sindicat este o entitate juridică independentă, atunci își formează propriul nomenclator al afacerilor și păstrează arhiva. În plus, în nomenclatorul cazurilor, organizațiile cuprind rubrici ale cazurilor de organizații lichidate care nu sunt completate de conducerea cazului, succesorul legal al căruia este.
Majoritatea documentelor sunt stocate în organizații, atât pe suport de hârtie, cât și pe cale electronică. Unele documente sunt create și întreținute numai în formă electronică, fără a imprima un formular de hârtie. Dacă nu le includeți în nomenclatorul de cazuri, acestea vor furniza informații incomplete despre activitățile organizației. Prin urmare, la sfârșitul fiecărei secțiuni a nomenclaturii, este necesar să se precizeze cazurile care se fac în mod electronic. Unitatea de măsură în acest caz poate fi un fișier și toate elementele necesare pentru căutarea și identificarea acestuia. În unele organizații, documentele electronice sunt fixate sub forma ultimei secțiuni a nomenclaturii sau formează o nomenclatură separată numai pentru ele.
Responsabilitatea pentru dezvoltarea gamei de cazuri în instituții mari are de obicei de servicii de administrare a înregistrărilor (Secretariat, Office, etc.), în organizațiile mici - funcționar, secretar sau alt lider desemnat, o persoană. În organizațiile comerciale, secretarului îi lipsește adesea abilitățile, iar datoria de a compila nomenclatorul cade pe umerii serviciului de personal, deoarece aici se formează majoritatea documentelor de stocare pe termen lung. Informațiile necesare pentru pregătirea nomenclaturii, trebuie să furnizeze toate unitățile structurale ale organizației, de aceea este recomandabil să se înceapă cu dezvoltarea comenzilor sale de eliberare corespunzătoare, care a indicat în ce perioadă ar trebui să fie furnizate informații cu privire la afacerile intravasculara în unitățile și tipurile de documente.
Majoritatea organizațiilor comerciale trebuie să dezvolte nomenclatorul cazurilor în mod independent. Acest lucru va ajuta la astfel de acte de reglementare ca:
De asemenea, este necesară studierea cu atenție a Cartei, a listei de personal, a regulamentelor locale ale organizației, a Regulamentelor privind diviziile structurale, a regulilor, a instrucțiunilor, a standardelor, a cazurilor etc. - de obicei, conțin referințe la documentele utilizate în organizație.
În primul rând, ei pregătesc nomenclatoare ale diviziunilor diviziilor structurale și, pe baza lor, formează o nomenclatură consolidată a afacerilor organizației. În unele cazuri, se utilizează un principiu funcțional mai degrabă decât unul structural, adică numele secțiunilor din nomenclatură nu sunt funcții, ci funcții (de exemplu, planificare, finanțare, producție, contabilitate personal etc.). Vom lua în considerare o opțiune mai comună.
Partea principală a nomenclatorului este prezentată într-o formă tabulară care conține cinci grafice:
- indici de cazuri;
- titluri de cazuri (volume, părți);
- numărul de cazuri (volume, părți);
- perioada de depozitare a cazurilor (volume, părți) și numărul articolelor de pe listă;
- Notă.
Indexul cazului constă într-o denumire digitală a unității structurale și numărul de ordine al titlului cazului pentru nomenclatura din subdiviziunea structurală. De exemplu, 04-05, unde 04 - desemnarea departamentului de personal și 05 - numărul de ordine al cazului pentru nomenclatură. Acesta poate consta nu din două, ci din trei perechi de cifre. De exemplu, 03-02-07, unde 03 este desemnarea departamentului financiar și economic, 02 este desemnarea departamentului contabil care îl introduce, iar 07 este numărul de ordine al cazului în conformitate cu nomenclatura. În loc de indexare digitală, unele organizații pot accepta alfabetic sau mixt (dintr-o combinație de litere și numere). Pentru a păstra aceleași indicii ca și în anul curent, la crearea nomenclatorului cazurilor din anul următor, mai multe linii libere rămân în fiecare secțiune pentru stabilirea cazurilor neprevăzute anterior (de regulă, nu mai mult de 5-7).
În cea de-a doua coloană a nomenclatorului, se indică rubricile cazurilor. Ei au gradul de importanță al documentelor care compun acest caz. În primul rând, rubricile de dosare conținând documente organizatorice și administrative (începând cu documentele organizației superioare, urmate de documentele șefului organizației, urmate de documentele emise în unitatea structurală). În continuare sunt enumerate alte reguli, regulamente, instrucțiuni elaborate în cadrul organizației sau trimise spre informare. Apoi, listați rubricile de cazuri cu planuri și rapoarte (prima dată, apoi trimestrială, după-lună). Proiectele documentelor administrative, modificările planurilor, motivele pentru ordine sunt plasate în nomenclatorul cazurilor, urmând documentele de bază relevante. Titlurile de cazuri similare (de exemplu, cazuri cu carduri personale ale angajaților) sunt înscrise în nomenclatorul cazurilor în ordine alfabetică.
În serviciul de resurse umane, se poate lua în considerare ordinea rubricilor de cazuri din nomenclatură:
- programul de personal și modificările aduse acestuia (de obicei, în copiile serviciului de personal sunt păstrate, iar originalele se află în serviciul de asistență pentru documentație împreună cu ordinele pentru activitatea principală);
- reglementările locale (regulamentul intern al muncii și altele);
- comenzi (pentru principalele activități și pentru personal);
- documentele care stau la baza emiterii ordinelor (referințe, declarații, explicații și memorandumuri, acte etc.);
- contracte de muncă (precum și modificări ale acestora, acorduri privind încetarea contractelor de muncă);
- evidențe contabile ale angajaților (cărți personale, dosare personale, reviste pentru înregistrarea comenzilor, contracte etc.);
- documente personale ale angajaților (cărți de lucru, copii de pașapoarte și alte documente personale, certificate de handicap etc.);
- planurile și rapoartele serviciului de personal;
- corespondența cu organizațiile din afara (cu un birou de înscriere militară, un fond de pensii etc.);
- documente ale comisiilor provizorii, comisii, grupuri de lucru etc.
De exemplu, „Corespondența cu Comisariatul Militar din districtul Zavadski Eagle“, „Documente privind formarea și reconversia profesională a lucrătorilor SS3 (planuri, programe, memo-uri, copii ale ordinelor, etc.).“
Cea de-a treia coloană a nomenclatorului de cazuri (numărul de cazuri) este completată în ultimul loc, deja la sfârșitul anului calendaristic, în funcție de cazurile instituite efectiv. Dacă un caz nu a fost deschis într-un an, atunci în coloana "Notă" se face o intrare "neformată".
Atunci când stabiliți termenii, rețineți că unele articole din liste sunt defalcate în articole care au timpi de stocare diferite. De exemplu, afacerile personale ale managerilor trebuie menținute permanent (clauza "a" din articolul 656) și afacerile personale ale angajaților - timp de 75 de ani (clauza "b" a articolului 656).
Lista conține, de asemenea, alte note speciale care se referă la păstrarea documentelor. Marca „EPA“ (expert și Comisia de verificare) indică faptul că unele dintre aceste documente ar putea avea o valoare științifică și istorică, precum și cu privire la rezultatele examinării valorilor pot fi transferate pentru depozitare permanentă în arhivele de stat. De asemenea, aceste mărci trebuie transferate în nomenclatorul cazurilor. Documentele marcate cu "EPC" includ, de exemplu, cardurile personale ale angajaților, contractele de muncă, ordinele de admitere și concediere etc. Documentele trimise de la alte organizații (administrative, de reglementare, metodologice) în nomenclatura se marchează „Înainte de a înlocui nou“ sau „până la sfârșitul de nevoie“ (în acest caz, termenul de valabilitate definește organizația în sine). Copiile ordinelor șefului principal al activității trimise unității structurale sunt, de asemenea, incluse în nomenclatorul cazurilor marcate "DMN" (înainte de trecerea nevoii).
De regulă, într-un singur caz sunt plasate documente cu aceeași durată de valabilitate. De exemplu, nu plasa comenzi într-un singur caz de concediu fără plată și în vacanță următoare, pentru că primul magazin de 75 de ani, în timp ce acesta din urmă este în vârstă de numai 5 ani. Dacă cazul este format din documente cu termen de valabilitate diferit sau un subiect, dar diferite tipuri, atunci timpul de stocare a fișierelor este determinat de documente care au o durată de valabilitate mai mare. De exemplu, a fost creat cazul "Documente privind stabilirea calificărilor angajaților (orare, protocoale, declarații, declarații)". Acesta include:
- orare de atestare - termen de valabilitate 1 an;
- minute ale ședințelor și ale deciziilor comisiei de certificare - perioada de depozitare este de 15 ani;
- declarații privind dezacordul cu deciziile comisiei de certificare - perioada de depozitare este de 5 ani;
- lista de evaluare a performanțelor - termen de valabilitate 5 ani.
Perioada de valabilitate a acestui caz este determinată de o perioadă mai lungă, în acest caz cazul ar trebui păstrat timp de 15 ani.
Condițiile de depozitare a documentelor în formă electronică sunt aceleași ca și pentru documentele pe suport de hârtie, în coloana 5 "Notă" este necesar să se pună o marcă "în formă electronică".
În general, în coloana a cincea „Notă“ indică numele listei de documente utilizate pentru a determina durata cazurilor de valabilitate (dacă este utilizat mai mult de o listă), a pus amprenta asupra afacerilor care trec, privind alocarea de cazuri la distrugerea, pierderea sau retragerea de cazuri și altele.
Nomenclatorul afacerilor subdiviziunii structurale este supravegheat de către conducătorul său. Dacă există un expert al Comisiei (CE) în unitatea structurală, documentul este trimis spre aprobare (un protocol al reuniunii Comitetului de experți și a pus un semn privind armonizarea nomenclatorului). Apoi, documentul este semnat de șeful arhivei sau de persoana responsabilă pentru arhiva organizației.
Un eșantion de proiectare a nomenclatorului afacerilor personalului (extracție) este prezentat în apendicele 1.
Secvența de aranjare a rubricilor de cazuri ar trebui să fie aceeași în toate secțiunile din nomenclatorul organizației (de exemplu, documentația organizatorică și administrativă, apoi planurile, rapoartele etc.).
Ordinea de aprobare a nomenclaturii consolidate:
- șeful biroului de administrare a biroului sau persoana care răspunde de sprijinul pentru gestionarea documentelor pune primul;
- apoi este vizitat de șeful arhivei sau de persoana responsabilă pentru arhiva organizației;
- Ulterior, nomenclatura este coordonată cu comisia de experți (EC), cu întocmirea procesului-verbal al ședinței comisiei de experți;
- și în cele din urmă a trimis spre aprobare Comisiei de experți și de inspecție (EIC) a instituției în cauză de arhivă (acest lucru se aplică organizațiilor care sunt surse de achiziție a arhivelor de stat și municipale, și a făcut cel puțin o dată la 5 ani).
Nomenclatorul convenit de cazuri este înaintat spre aprobare șefului organizației. Pentru a aproba nomenclatorul de cazuri este posibilă în două moduri: cu ajutorul ștampilei de aprobare pe documentul însuși sau prin emiterea unei ordini adecvate. Dacă nomenclatorul cazurilor - un fenomen pentru organizație nu este nou, atunci, bineînțeles, este mai convenabil să folosiți gâtul declarației. În acest caz, în cazul în care este introdusă pentru prima dată sau a suferit modificări semnificative, este mai bine să-l aprobe prin intermediul comenzii: în acest fel puteți atrage atenția suplimentară a tuturor diviziunilor structurale și îi obligă să modeleze lucrurile în conformitate cu noua nomenclatură. O probă a unei astfel de ordine este dată în apendicele 2. După aprobarea nomenclatorului cazurilor organizațiilor, unitățile structurale primesc extrase din secțiunile respective pentru a fi utilizate în lucrare.
Nomenclatorul cazurilor se face în numărul necesar de exemplare. Prima copie este plasată în fișier și stocată în serviciul de management al documentației; al doilea este folosit ca lucrător; al treilea - este un document contabil în arhiva departamentală (dacă este disponibil); a patra - rămâne după coordonarea în arhiva statului (în caz de necesitate a coordonării); Alte copii sunt trimise unităților structurale (sub formă de extrase din secțiunile relevante).
Pe parcursul anului, toate documentele executate sunt grupate în cazuri strict conforme cu nomenclatorul aprobat al cazurilor. Dacă în cursul anului există necesitatea de a crea sau de a stoca documente care nu au fost furnizate anterior, se face o nouă intrare în nomenclatură - titlul cauzei. Amintiți-vă că cazul este considerat rănit, dacă include cel puțin un document. Pentru astfel de situații, este util să lăsați mai multe linii libere în rezervă în fiecare secțiune.
La schimbarea salariaților, cazurile incluse în nomenclatorul cazurilor sunt transferate conform actului. Este imposibilă distrugerea documentelor și a cazurilor incluse în nomenclatura actuală. De exemplu, nu puteți rupe cererea de demitere a unui lucrător, chiar dacă a retras această declarație.
În ciuda unor dificultăți în punerea în aplicare a organizării conceptului de „nomenclatură afacerilor“, de îndată ce devine clar și familiar, păstrarea înregistrărilor devine mai semnificativ și sistematic, mai ușor să se ocupe cu problemele de căutare și de a asigura documentele necesare, furnizate de continuitatea transmiterii informațiilor de la un personal la altul, care face contribuția sa la menținerea securității informației a organizației.
Eșantionul de înregistrare a nomenclatorului de afaceri al personalului (extracție)
Ordinul "În Ziua Unității Naționale"
Documentele de atestare (regulamente, program, liste, plan, ordine, foaie de certificare, decizie a comisiei, protocol)
Documente pentru Departamentul de Resurse Umane
* ATENȚIE PAY
• toate fișierele trimise sunt încărcate de utilizatorii site-ului
• luați în considerare data adăugării fișierului la site și relevanța acestuia
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: