O excursie, cu scopul de a părăsi un angajat în afara locului său de reședință, implică costuri care fac obiectul înregistrării obligatorii a documentelor - costurile de transport, închirierea unui loc de dormit (hoteluri, pensiuni, apartamente), mese. Personalul și contabilul trebuie să elimine corect toate aceste costuri pentru cheltuielile firmei pentru a rambursa banii angajaților - pe diurnă.
Legislația a elaborat o listă a documentelor cu ajutorul cărora călătoria angajatului la locul de destinație este documentată corect:
- Funcția oficială pe formularul nr. T-10;
- Certificatul de călătorie în formularul nr. T-10a;
- Comanda pe formularele T-9 sau T-9a (pentru mai multe persoane).
La întocmirea unei lucrări, directorul companiei și persoanele autorizate întocmesc un document. Este necesar să specificați corect următoarele date: angajat; departament sau sucursală, unde este înregistrat ca angajat; destinația; partea care plătește cheltuielile (numele organizației); documentare.
Cum să organizați o călătorie de afaceri?
După completarea corectă a documentației de mai sus, aceasta trebuie completată. Apoi documentele sunt transferate departamentului de personal. unde se pregătește o decizie adecvată sub forma unui ordin, sigilat cu un sigiliu. Toată documentația este necesară pentru depozitare timp de cinci ani. În plus, documentul este transferat contabilului, împreună cu raportarea de la angajat și calculul ulterior și financiar.
Ordine de înregistrare a călătoriilor oficiale
Durata călătoriei oficiale nu este limitată de lege, la discreția capului, poate dura de la câteva ore până la infinit.
Regulile de înregistrare a călătoriilor de afaceri sunt stabilite la nivel legislativ și au câteva caracteristici:
- Este permis să trimiteți numai membrii personalului companiei;
- Acești lucrători, cu care contractul de contract este încheiat, sunt trimiși pe baza acordului reciproc (pentru a evita problemele legate de impozitare);
- Nu pot fi trimise persoane gravide și persoane cu vârsta sub 18 ani;
- Dacă în îngrijirea angajatului există copii sub 3 ani, persoane cu dizabilități, bolnavi gravi, există anumite restricții privind posibilitatea călătoriei;
- Dacă angajatul este invalid, există și nuanțe;
- Efectuarea unei călătorii de afaceri pentru o mamă sau tată singură este permisă numai cu consimțământul lor;
- Șeful trebuie să ofere angajatului posibilitatea de a refuza o călătorie pentru semnare;
- Toate cheltuielile de călătorie trebuie să fie documentate (cecuri).
Cum puteți emite o comandă pentru o călătorie de afaceri?
O condiție prealabilă pentru plecarea unui angajat în conformitate cu articolul 166 din LC RF. este o dovadă documentară sub forma unui ordin. Comenzile sunt create numai pentru persoanele ale căror lucrări sunt atribuite unui singur loc de muncă. Conform Decretului nr. 749 și Codului Muncii al Federației Ruse. Nu este necesară consimțământul prealabil al angajatului.
Reguli pentru emiterea unei comenzi pentru o călătorie de afaceri
Următoarele informații trebuie să fie stabilite în ordine și apoi sunt înregistrate, în conformitate cu normele de evidență:
- Data creării și numărul de serie;
- Numele documentului;
- Informații juridice ale companiei;
- Informații despre angajat;
- Scop (general sau foarte specializat);
- Destinația;
- Perioada (numărul exact de zile);
- Semnături.
La încheierea călătoriei, angajatul companiei oferă cecurilor care confirmă cheltuielile sale departamentului contabil. Acestea trebuie să fie stocate în timpul călătoriei și să nu fie pierdute, altfel costurile nu vor fi rambursate. Documentația de backdating nu este recomandată, amenință organizația cu amendă la verificare. Ordinea se referă la documente interne, prin urmare sigiliul nu este fixat.
Călătorie de afaceri pentru o zi - o comandă de probă
Pentru a organiza o călătorie pentru o perioadă de chiar 1 zi, capul poate, pe baza sarcinii oficiale sub formă de T-10, sau prin crearea unei comenzi standard.
Mindfulness din partea managerului, a contabilului și a ofițerului de personal garantează executarea corectă a călătoriei și faptul că societatea va evita sancțiunile pentru încălcări. Angajatul trebuie să ia în considerare cu atenție siguranța tuturor documentelor. Pentru a efectua raportarea cheltuielilor (pentru a ține cont de fiecare rubrică cheltuită), confirmând cheltuielile efectuate în timpul călătoriei, în caz contrar cheltuielile nu vor fi plătite, contabilul nu va putea să restituie fondurile.
Respectând normele și actele legislative, monitorizând modificările acestora, inspectorii fiscali nu vor avea nici o plângere în fața directorului cu privire la corectitudinea documentației.
Dacă aveți întrebări, consultați un avocat
Puteți pune întrebarea dvs. în formularul de mai jos, în fereastra consultantului online din partea dreaptă jos a ecranului sau puteți apela numerele (24 de ore pe zi, 7 zile pe săptămână):- +7 (499) 350-88-72 - Moscova și regiunea;
- +7 (812) 309-46-73 - Sankt-Petersburg și regiunea;
- +7 (499) 350-88-72 - toate regiunile din Federația Rusă.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: