Sortarea datelor într-un tabel din Microsoft Access

Sortarea, căutarea și filtrarea datelor

Operația de sortare este folosită întotdeauna pentru facilitarea găsirii informațiilor solicitate. Atunci când pe ecran este afișat un tabel (sau pe hârtie), este mult mai ușor să găsiți rândul dorit dacă aceste rânduri sunt ordonate. Tu te obișnuiești cu faptul că datele tabel este aranjată în ordine alfabetică, după dată, prin creșterea sau scăderea valorilor în coloanele care conțin numere. Dar, în situații diferite, dorim să sortăm rândurile prin atribute diferite (coloane ale tabelului). În mod ideal, acest lucru ar trebui făcut cu o ușoară mișcare a mâinii. Acesta este exact ceea ce face Access. În mod implicit, când tabelul este deschis în modul tabele, acesta este sortat după valoarea câmpului cheie. Dacă câmpul cheie pentru tabel nu este definit, înregistrările sunt afișate în ordinea în care sunt introduse în tabel. Dacă înregistrările care urmează să fie clasificate în funcție de valoarea unui alt domeniu, este suficient pentru a poziționa cursorul pe orice linie și coloana corespunzătoare să apese unul din butoanele din bara de instrumente: ascendentă sortare (Sortează ascendent) sau descendent de sortare (Sortează descendent).

Un alt mod de a efectua această operație este să faceți clic dreapta pe orice rând al coloanei dorite și să selectați comanda corespunzătoare din meniul contextual (Figura 1).

În acest fel, puteți organiza înregistrări prin orice coloană a tabelului. Restricțiile există numai pentru tipul de date care pot fi comandate - nu puteți sorta valori de câmp, cum ar fi MEMO, hyperlink-uri sau obiecte OLE.

Pentru a aplica corect sortarea, trebuie să cunoașteți câteva reguli simple.

• Când sortați în ordine crescătoare, sunt afișate mai întâi înregistrările care conțin câmpuri goale (cu valori goale).
• Numerele din câmpurile de text sunt sortate ca șiruri de caractere, nu ca valori numerice. Dacă doriți să le sortați în ordine numerică, toate șirurile de text trebuie să conțină același număr de caractere. Dacă șirul conține mai puține caractere, trebuie mai întâi să introduceți zerouri nesemnificative.
• Când salvați o masă, ordinea sortare este salvată.

Fig. 1. Meniu contextual în modul tabel

remarcă
Ordinea de sortare depinde de setările de limbă definite în caseta de dialog Opțiuni la crearea bazei de date. Pentru a modifica această setare, selectați Tools (Instrumente), faceți clic pe meniul Opțiuni (Options), deschideți fila General (General) și în baza de date Sort Order (Noua baza de date cu ordinea de sortare) pentru a selecta limba dorită.

consiliu
Procesul de sortare este semnificativ accelerat dacă un index a fost construit anterior pe acest câmp.

Dacă ați modificat ordinea de sortare a înregistrărilor din tabel și apoi ați decis să o închideți, Access vă întreabă dacă doriți să salvați modificările layout-ului. Dacă răspundeți la Da, noua ordine de sortare va fi salvată și redată atunci când masa va fi deschisă data viitoare. Pentru a reveni la ordinea de sortare inițială (cu valoarea câmpului de taste), trebuie să executați comanda de meniu Înregistrări. Scoateți filtrul (Înregistrări, Eliminare filtru / Sortare).

Uneori trebuie să sortați după valoarea câtorva câmpuri. Pentru a face acest lucru, mutați prima coloană pentru a fi sortate, astfel încât acestea au fost, la început, alături, și în al doilea rând, în ceea ce privește prioritățile - prioritățile sunt stabilite de la stânga la dreapta, care vor fi sortate la prima valoare din coloana din stânga ... După aceea, selectați toate coloanele și faceți clic pe butoanele Sortare ascendentă sau Sortare descendentă din bara de instrumente.

Cea mai ușoară modalitate de a tipări o masă este să utilizați butonul Print din bara de instrumente Baza de date. Pentru a imprima tabelul în acest fel, aveți nevoie de:

1. Selectați tabelul din fereastra bazei de date.
2. Faceți clic pe butonul Imprimare de pe bara de instrumente Baza de date.

Aceasta imprimă întreaga masă. Pentru a afișa întreaga tabelă, puteți de asemenea să faceți clic dreapta pe pictograma tabelă din fereastra bazei de date și să selectați Imprimare din meniul contextual.

Pentru a putea schimba setările de imprimare, trebuie să utilizați capabilitățile de imprimare ale modului Tabel (Figura 2.52).

Pentru aceasta aveți nevoie de:

1. Deschideți masa în modul tabele.
2. Selectați comanda Print din meniul File.
3. În fereastra Imprimare (Figura 2), în caseta Imprimantă, în câmpul Nume, selectați imprimanta pe care doriți să imprimați tabelul.
4. Dacă este necesar, faceți clic pe butonul Proprietăți pentru a accesa proprietățile imprimantei.
5. Dacă este necesar, bifați caseta Imprimare în fișier pentru a crea un fișier pe disc.

Articole similare

• Sortarea și filtrarea datelor în tabelul de acces ms

• Manual manual de auto-instruire ilustrat pe pagina de acces Microsoft 2018 pag. 1, manuale de autoinstrucțiuni pentru pachetele de birou

• Snapshot-uri ale bazei de date (server sql), microsoft docs

Trimiteți-le prietenilor: