Completarea bazelor de date este un proces consumator de timp și obositor. Prin urmare, orice instrument nou pentru ocuparea automată a tabelelor pentru un contabil este foarte important. Și din mai multe motive. În primul rând, umplerea automată accelerează munca, făcând mai puțin consumatoare de timp. În al doilea rând, cu autocompletare, numărul de erori la introducerea datelor este redus drastic. Sunt de acord că acest aspect în practica contabilă nu poate fi supraestimat. Prin urmare, nu este surprinzător faptul că pentru o umplere rapidă a tabelelor, dezvoltatorii Excel au oferit un întreg set de instrumente speciale. Cu câțiva dintre ei îmi propun să mă cunosc mai detaliat. Începem cu înlocuirea valorilor.
Completați duplicat valorile autocomplete
Ca exemplu pentru munca noastră, am ales baza de date prezentată în Fig. 1. Sunt doar trei câmpuri: "Data", "Cumpărător" și "Sumă". Și în coloanele "Date" și "Sumă" sunt deja valori, iar datele din coloana "Cumpărător" vom completa. Facem acest lucru:
1. Trecem în celula "B2", introducem textul cu numele întreprinderii. Să fie "Omega, TOV".
2. Du-te în jos în coloana "B". În exemplul din Fig. 1 Am setat indicatorul de celule curent la "B8".
3. Introduceți litera "O". Excel îl va înlocui imediat cu cuvântul "Omega, TOV".
4. Apăsați "Enter" - celula este plină.
Ce sa întâmplat cu adevărat? După introducerea primului caracter, Excel a analizat conținutul coloanei curente și a încercat să găsească companii unde primul caracter din nume este litera "O". În cazul nostru, a găsit un astfel de nume - "Omega, TOV". Conform logicii interne a lucrării Excel "a sugerat" că aceste date pot fi repetate într-o coloană de mai multe ori. Pe această bază, el a propus introducerea acestei valori automat. În opinia mea, o opțiune foarte convenabilă.
Apropo, substituirea cu primele caractere se face atât în direcția "de sus în jos", cât și de jos în sus.
Important! Pentru ca Excel să efectueze o autocorrectă, indicatorul celular activ trebuie să fie în regiunea bazei de date.
Să încercăm să complicăm sarcina. Pentru a face acest lucru, adăugați numele "Olimp, LLC" în coloana "Cumpărător". Apoi repetați aceleași acțiuni. Acum, pentru a introduce litera "O", Excel nu reacționează! Iar acest lucru este de înțeles: un simbol nu este suficient pentru a identifica în mod clar numele din coloana "Cumpărător". Pentru a face acest lucru, trebuie să introduceți cel puțin două caractere: o secvență de Excel „oferta Ol“ pentru a înlocui“Olympus, Ltd.« simbolul»Om« el va propune să înlocuiască»Omega, TOV“. Rețineți că datele pentru auto-substituire pot fi introduse în orice registru.
Important! Pentru a activa (sau dezactiva) abilitatea de autoroute, mergeți la meniul "Fișier", selectați secțiunea "Opțiuni". Se deschide fereastra "Opțiuni Excel". În ea, du-te la „Advanced“ și în „Setări referitoare la“ grup activa (sau dezactivare) caseta de selectare „Finalizarea valorilor de celule.“
Printre avantajele metodei descrise, aș menționa simplitatea utilizării sale. Nu este necesară nicio altă acțiune. Introducem primele litere - restul va face restul în sine.
Principalul său dezavantaj este că înlocuirea automată prin coincidență a simbolurilor funcționează numai cu text. Numerele nu se aplică numerelor. În plus, înlocuirea automată funcționează bine atunci când există puține elemente similare în baza de date. Numai în acest caz Excel poate oferi rapid (prin primele simboluri) o opțiune potrivită pentru umplerea celulelor.
Această combinație copiază conținutul de la celula părinte la celula activă (sau blocul selectat al foii de lucru!) Să vedem cum arată aproape.
1. Deschideți baza de date, ca în Fig. 1.
2. Așezați indicatorul celular activ pe "B3".
3. Apăsați Ctrl + D. În "B3" va exista o inscripție "Omega, TOV". Această informație Excel transferat din celula "B2".
Sfat Utilizați combinația "Ctrl + D" pentru a popula baza de date "cu coloane". Pentru umplerea selectivă a celulelor de masă, utilizați "Ctrl + D" împreună cu filtrul auto.
Utilizarea tastelor "Ctrl + D" are mai multe avantaje:
- În acest fel, puteți duplica nu numai text, ci și numere;
- combinația "Ctrl + D" copiază nu numai conținutul, ci și formatul din celula părinte;
- combinația "Ctrl + D" funcționează atunci când este activată funcția Caps Lock, adică pe tastatura engleză și pe layout-ul tastaturii rusești.
Selectarea valorilor din listă
Lucrul în modul autocomplet devine ineficient când există multe elemente similare în baza de date. În acest caz, va trebui să imprimați majoritatea cuvântului înainte ca programul să vă solicite să utilizați funcția de înlocuire automată. Aici puteți sfătui să lucrați cu lista. Să ne întoarcem la exemplul din Fig. 1. Facem acest lucru:
1. Am plasat indicatorul mouse-ului pe celula liberă în coloana "Buyer".
2. Faceți clic dreapta pe mouse. Va apărea un meniu contextual, ca în Fig. 2.
3. Din acest meniu, selectați elementul "Selectați din lista derulantă". Excel va afișa o listă cu toate valorile din coloana "Cumpărător".
4. În listă, găsiți elementul dorit și faceți clic cu mouse-ul și introduceți-l în celulă.
Important! Lista pentru completarea automată Excel se formează numai din valorile textului.
Alegerea valorilor din listă este bună, deoarece este greu să faci greșeli aici. Toate datele duplicate introduse în acest mod vor fi aceleași. Fără spații suplimentare, fără vreo greșeală. În ceea ce privește neajunsurile - alegerea din listă nu funcționează cu numere.
Repetați acțiunile
pe cheia «F4»
Când lucrați cu baze de date, trebuie să repetați aceleași acțiuni. Acest lucru poate fi orice doriți: .. linii Adăugarea, de culoare evidenția, schimbarea de fundal, dimensiunea celulelor, etc. Într-o asemenea situație, sfătuim să ia act de o metodă simplă: apăsarea «F4» repetă cheie ultima acțiune și o aplică celulei curente sau alocate blocului. Economisirea timpului de la această tehnică este uneori chiar enormă. Un exemplu mic: trebuie să adăugați mai multe rânduri în diferite poziții ale bazei de date. Acționând în mod obișnuit, va trebui:
- puneți indicatorul mouse-ului pe celulă în care doriți să adăugați o linie;
- faceți clic dreapta pe mouse pentru a extinde meniul contextual;
- selectați "Adăugați celule ...";
- în fereastra de parametri propuse selectați opțiunea "Linie", apoi faceți clic pe "OK".
Și toate acțiunile de mai sus vor trebui repetate pentru fiecare linie adăugată recent. Dacă există cel puțin o sută de astfel de linii, procesul se poate trage pe ...
Iată un exemplu de cum arată acest lucru atunci când lucrați cu tasta "F4". Facem acest lucru:
1. Adăugați o linie în orice mod convenabil.
2. Setați celula activă la punctul de inserare al liniei noi.
3. Apăsați tasta "F4" (repetați acțiunea anterioară). Și de mai multe ori.
Prin presa «F4» Excel poate efectua cele mai multe operații: alinierea celulelor, schimbarea dimensiunii lor, formatare, setări, etc Dar pentru a re-intra valoarea anterioară la noua celula de pe «F4», din păcate, nu se poate ...
Introducerea unei game de date
Această metodă este convenabilă pentru umplerea zonei foii de lucru cu aceleași valori. Pentru a utiliza această metodă, procedați astfel:
1. Deschideți documentul Excel. Selectați blocul de celule în care doriți să scrieți aceleași valori.
2. Fără a elimina selecția, apăsați tasta "F2" (introduceți modul de editare al celulei). Prima celulă a blocului selectat va fi disponibilă pentru editare pe foaie.
3. Introduceți datele din această celulă. Acesta poate fi un număr, un text sau o formulă.
4. Apăsați combinația "Ctrl + Shift + Enter". Excel va umple partea specificată a foii cu o valoare din prima celulă a blocului selectat.
Lucrul cu matrice de formule este un instrument foarte puternic pentru MS Excel. Aceasta permite nu numai fragmente de date umple rapid foaia de lucru - cu formula matrice poate fi utilizat în combinație cu filtre, blocuri de instrumente de selecție pentru a crea formule complexe. Dar acesta este materialul pentru următorul nostru articol. Și pentru astăzi totul. Sper că metodele descrise de completare a tabelelor vor face munca dvs. cu Excel mai productivă.
Podolishsya z coli
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: