Program de recalificare profesională "Managementul resurselor umane (standard profesional)"
Cursul de recalificare profesională de zi cu zi a Uniunii Naționale a Personalului de Personal și a Universității Tehnologice din Moscova (MIREA), în conformitate cu cerințele standardului profesional "Specialist în Managementul Personalului". Diplomă de probă de stat a Universității de Stat privind trecerea la recalificarea profesională și certificare a Uniunii Naționale a Personalului.
PRODUCȚIA RESURSELOR UMANE
Nu toți liderii organizațiilor înțeleg corect rolul și importanța arhivelor în viața noastră. Mulți au o viziune simplificată asupra lor - la fel ca un stoc de valori mobiliare. Dar în arhive sunt stocate documente care mărturisesc istoria organizației în diverse stadii de dezvoltare a societății noastre. Un loc special printre documentele de arhivă este ocupat de documentele privind personalul organizației, care conțin informații despre experiența de muncă și salariile angajaților. Despre ce cerințe sunt necesare pentru a asigura păstrarea documentelor de arhivă și ce măsuri sunt luate pentru a crea condiții optime pentru stocarea acestora, acesta este subiectul acestui material.
Organizarea stocării documentelor arhivă
Pentru depozitarea și utilizarea centralizată a documentelor completate prin gestionarea documentelor, ambele se referă la Fondul de Arhivă al Federației Ruse, precum și alte documente de arhivare menționate în ordinea stabilită. (peste 10 ani), inclusiv documentele privind personalul instituției, formate în cursul activităților sale, se creează o arhivă a instituției.
În plus, spațiile destinate depozitării documentelor de arhivă nu îndeplinesc adesea cerințele pentru asigurarea siguranței acestora. Unele organizații din depozitele de arhive au folosit echipamente de birotică, echipamente, formulare goale de documente și alte elemente străine care nu au nimic de-a face cu documentele de arhivă.
În conformitate cu art. 17 din Legea cu privire la arhivarea organizării tuturor formelor de proprietate sunt obligate să asigure păstrarea documentelor de arhivă, inclusiv a documentelor privind personalul, în timpul perioadelor de păstrare a acestora, stabilite de Agenția Federală de Arhivă. Stocarea departamentelor pentru personal este de 75 de ani. În legătură cu nerespectarea legislației privind arhivele din Codul penal al Federației Ruse și a Codului cu privire la contravențiile administrative ale Federației Ruse, au fost stabilite măsuri de răspundere pentru încălcarea regulilor de stocare, achiziționare, contabilitate sau utilizare a documentelor de arhivă.
Cerințe pentru păstrarea documentelor de arhivă
Pentru a asigura siguranța arhivei întreprinderii, trebuie să efectueze mai întâi un complex de măsuri privind crearea condițiilor optime, regimurile de reglementare și organizarea corespunzătoare a depozitării documentelor, cu excepția pierderea lor și să asigure menținerea lor în stare fizică bună.
Arhivele ar trebui să aibă o construcție specială sau adaptată construirea o cameră separată, izolată. Nu stivuiți locația arhivei în dărăpănată, brut, neîncălzită, nu îndeplinesc cerințele sanitarno.gigienicheskim zone (în special, subsol si mansarda), precum și zonele adiacente serviciilor de catering, depozite de alimente și instituțiile asociate cu depozitarea sau utilizarea substanțelor chimice și explozive .
Întreprinderea, în conformitate cu actele normative existente privind organizarea activității arhivelor, trebuie să aibă:
- depozitarea documentelor;
- spații pentru recepție, depozitare temporară, aclimatizarea documentelor;
- o sală pentru cercetători (sală de lectură);
- sălile de lucru pentru lucrătorii din arhivă (și astfel de încăperi și camere pentru munca cercetătorilor ar trebui izolate de arhive).
Următoarele cerințe sunt impuse în depozitul de documente:
- trebuie să fie în siguranță în foc, garantată de inundații, să aibă o ieșire de urgență;
- nu ar trebui să funcționeze gaz, apă, canalizare și alte conducte principale. Prezența țevilor fără trâmbiță este permisă cu condiția ca acestea să fie izolate în dispozitive de protecție speciale;
- cablajul electric din ele trebuie să fie ascuns, prizele - etanșate;
- interzic utilizarea focului, aparatelor de încălzire, depozitarea alimentelor, fumatul;
- Plasarea de obiecte și obiecte străine nu este permisă.
Depozitarea trebuie să fie echipată cu rafturi metalice staționare sau mobile, în conformitate cu următoarele cerințe:
- distanța dintre rândurile de rafturi (trecere principală) - 120 cm;
- distanța (trecerea) între rafturi - 75 cm;
- distanța dintre peretele exterior al clădirii și suporturile paralele cu peretele este de 75 cm;
- distanța dintre perete și capătul rack-ului sau dulapului (by-pass) - 45 cm;
- distanța dintre podea și raftul inferior al rafturii (dulapul) nu este mai mică de 15 cm.
Documentele trebuie plasate pe rafturi în cutii sau pachete. Nu este permisă păstrarea documentelor pe podea, pervazul ferestrelor sau în formă neasamblată.
Rafturile ar trebui instalate pereți perpendiculari cu deschideri de ferestre, cu baterii, astfel încât distanța de la ferestre și de căldură nu a fost mai mică de 0,6 m. Imposibil de a plasa rafturi, dulapuri și alte depozit mijloace pe pereții exteriori ai clădirii și a surselor de căldură.
Pentru a stoca aparatura științifică și de referință și înregistrările arhivei este necesar să cumpărați seifuri sau dulapuri metalice.
Regimul adecvat pentru stocarea documentelor este asigurat prin crearea unor condiții care să excludă pierderea, deteriorarea și efectele nocive ale mediului
Iluminatul în bolți poate fi natural și artificial. În lumina naturală, ferestrele ar trebui să aibă luminatoare sau jaluzele, care nu permit căderea directă a soarelui pe documente. Pentru iluminatul artificial, lămpile cu incandescență sunt utilizate în plafoane închise. Este permisă utilizarea lămpilor fluorescente cu o porțiune ultravioletă tăiată a spectrului. Regimul optim de temperatură și umiditate de stocare a documentelor depinde de tipul de suport:
- pentru documente pe suport de hârtie - temperatură 17-19 ° C, umiditate relativă 50-55%;
- pentru documentele pe suport de film:
a) alb-negru - temperatura 15 ° С, umiditate relativă 40-55%;
b) temperatură colorată - aer de 2-5 ° C, umiditate relativă 40-55%;
- pentru documente pe benzi magnetice și discuri media - temperatură 15-20 ° C și umiditate 50-65%.
În depozite este necesar să se mențină o temperatură și o umiditate stabilă a aerului
Nu permite fluctuațiile ascuțite ale parametrilor de mediu, adică. K. ridicată sau la temperaturi și umiditate reduse, precum și schimbările bruște afectează în mod negativ starea fizică a documentelor, duc la deteriorarea și pierderea informațiilor conținute în acesta lor. În incinta instalațiilor de depozitare cu ventilație necontrolată a climatizării se recomandă instalarea unor surse suplimentare de dezumidificare a aerului etc.
Temperatura și umiditatea documentului modul de depozit trebuie să fie controlată prin măsurarea instrumentația parametrilor aerului: termometre, psihrometre, higrometre, care trebuie plasate în pasajul principal pe suport la o distanță la distanță de sistemele de ventilație și de încălzire. Citirea instrumentului este înregistrată într-un jurnal special.
Pentru despicarea cutiilor și a pachetelor de case de arhivă, rafturi și întregul spațiu de arhivare, puteți utiliza un aspirator electric de uz casnic
Premisele arhivei ar trebui să fie păstrate curate, în condiții care exclud posibilitatea producerii de mucegai, insecte, rozătoare și acumulare de praf. Pentru a proteja documentele împotriva prafului, este necesar să se asigure o etanșeitate maximă a încăperilor și, dacă este posibil, să fie echipate cu instalații care să purifice aerul de praf și impuritățile gazoase dăunătoare. În instalațiile de depozitare, este necesar să se efectueze în mod sistematic o curățare umedă a încăperilor, cel puțin o dată pe an, pentru a curăța praful de pe rafturi, dulapuri, cutii, mănunchiuri și alte mijloace de stocare a documentelor.
Se recomandă periodic, de exemplu, înainte și după sezonul de încălzire, să selecteze selectiv un studiu al documentelor pentru identificarea insectelor și a mucegaiurilor. În cazul detectării dăunătorilor biologici, ar trebui luate măsuri urgente pentru a dezinfecta și dezinfecta camerele de către personalul arhivei, precum și serviciile sanitare epidemiologice sau de carantină.
Pentru a preveni pardoseli, plinte, glafuri, rafturi piese de postament și alte echipamente spațiu de depozitare trebuie să fie cel puțin o dată pe an, tratat cu antiseptice apos (2% formol, 5% Catamin AB și m. P.).
Când se găsesc documente afectate de mucegai, acestea trebuie izolate și predate pentru dezinfecție. Rafturile, dulapurile, cutiile în care au fost depozitate, trebuie șterse cu o soluție de apă de formalină (3-5%) și uscate. Dacă mucegaiul apare pe pereți, podele sau tavane, este necesar să se trateze suprafețele afectate cu aceeași soluție de formalină.
În incinta arhivelor ar trebui să existe circulație liberă a aerului. Pentru a preveni intrarea insectelor și rozătoare mici în cameră, fereastra deschisă în timpul sezonului cald, precum și orificii de ventilare în pereți, tavane, pardoseli, depozitare și deschiderile exterioare ale sistemelor de ventilație trebuie protejate cu diametrul ochiurilor de plasă de cel mult 0,5 mm.
Modul de siguranță pentru stocarea documentelor
În ceea ce privește asigurarea păstrării documentelor, este deosebit de important să se respecte regimul de securitate al depozitării. Premisele arhivei sunt recomandate a fi echipate cu sisteme de securitate și de alarmă de incendiu. Ușile externe ale arhivelor ar trebui să fie tapitate cu o foaie de metal și să aibă șuruburi puternice. La sfârșitul zilei de lucru sunt sigilate și sigilate. Sigilarea sau sigilarea împreună cu cheile sunt stocate într-un loc stabilit de regulamentele interne ale organizației - astfel încât, în caz de incidente de urgență, accesul la acestea să fie posibil.
Pe aceste ferestre, a căror locație permite accesul din exterior, ar trebui să fie instalate grilaje metalice swinging cu încuietori sigilate cu un sigiliu.
În timpul orelor de lucru, ușile de depozitare trebuie blocate.
Principalele echipamente de incendiu sunt arhive pulbere sau dioxid de carbon extinctoarele, care sunt stabilite la rata de nu mai puțin de unu la 50 m2, dar cel puțin două pentru fiecare cameră în parte.
Premisele arhivei sunt dotate astfel încât să asigure organizarea rațională a locurilor de muncă ale personalului de arhivă și să creeze toate condițiile necesare îndeplinirii atribuțiilor lor oficiale.
Pentru a deplasa documentele la depozitare și pentru a lucra la rafturi, se folosesc cărucioare și scări de lumină stabile.
În caz de urgență, se elaborează un plan de evacuare și de adaptare a documentelor, care prevede ordinea și locul evacuării și adăpostirea documentelor.
Dacă a existat o situație de urgență (incendii, inundații, intrarea rău intenționată a persoanelor neautorizate în arhivă), să fie elaborate imediat cu ajutorul autorităților competente (pompieri, poliție, lucrătorii de servicii publice, și așa mai departe. N.). În acest caz, ordinul șefului organizației numit de Comisie pentru a identifica cauzele accidentului și eliminarea consecințelor sale. Se verifică prezența și starea fizică a documentelor de arhivă. Rezultatele activității comisiei sunt formalizate printr-un act.
Răspunderea pentru încălcarea legislației de arhivă
Lista de informații ce constituie secret de stat este determinată de Legea federală a 21/7/93 număr de 5485 „Cu privire la secretul de stat“ (în continuare - Legea cu privire la secretul de stat). Această lege definește competențele organelor de stat și funcționari pentru a asigura siguranța și protecția secretelor de stat, acesta conține, de asemenea, o listă care reprezintă un secret de stat, clasificarea și procedura de declasificare, controlul asupra asigurării protecției secretului de stat.
Articolul 7 din Legea cu privire la secretul de stat enumeră informațiile care nu pot fi clasificate ca secret de stat și clasificate. Oficialii a luat decizia de a clasifica informațiile de mai sus sau pentru a le include în acest scop, în mass-media de informații ce constituie secret de stat, poartă răspundere penală, administrativă sau disciplinară, în funcție de cauzate de societate, stat și cetățeni pentru daune materiale și morale. Cetățenii au dreptul să atace astfel de decizii instanței.
Legea federală din 20.02.95 număr de 24-FZ „Cu privire la informații, informatizării și informații de protecție“ (în continuare - Legea cu privire la informații) a aprobat regimul juridic al creației, stocarea și utilizarea informațiilor, procedura de documentare și acces la acesta. Informații Legea reglementează relațiile care rezultă din crearea și utilizarea resurselor informaționale în procesul de creare, colectare, prelucrare, acumularea, stocarea, recuperarea, distribuția și furnizarea de informații pentru consumatori documentate, precum și protecția datelor, drepturile actorilor implicați în procesele de informare.
În ceea ce privește protecția datelor cu caracter personal ale angajaților, trebuie să se țină cont de faptul că colectarea, stocarea, utilizarea și difuzarea informațiilor despre viața privată a unei persoane fizice nu este permisă fără consimțământul său, cu excepția deciziei judecătorești. Persoanele juridice și persoanele fizice, în conformitate cu competențele lor, dispun de informații despre cetățenii care o primesc și o folosesc, sunt răspunzători în conformitate cu legislația Federației Ruse pentru încălcarea regimului de protecție, prelucrare și procedura de utilizare a acestor informații.
Decretul Președintelui Federației Ruse din 06.03.97 nr. 188 a aprobat Lista informațiilor confidențiale.
Responsabilitatea specifică a funcționarilor și cetățenilor pentru încălcarea cerințelor legislației de arhivare este definită de Codul penal al Federației Ruse. Acesta conține o serie de norme juridice care stabilesc răspunderea pentru furt, contrabandă, distrugere sau deteriorare a documentelor care au o valoare istorică, științifică, artistică sau culturală deosebită.
În plus, Codul penal sancțiuni definite pentru infracțiuni în domeniul informațiilor de calculator, împotriva guvernului, interesele serviciului public și de servicii în administrația locală, care prevede răspunderea funcționarilor.
În conformitate cu art. 13.20 Codul administrativ instituie sancțiuni administrative pentru încălcarea regulilor de depozitare, achiziționare, înregistrare sau utilizare a documentelor sub forma unui avertisment sau a unei amenzi administrative: pentru cetățeni în mărime de 1 până la 3 ori salariul minim; pe funcționari - de la 3 la 5 salarii minime. Cazurile de încălcări administrative în temeiul art. 13.20, în conformitate cu partea 3 din art. 23.1 CAO este considerat de către magistrați.
În conformitate cu paragraful 59 din partea 2 a art. 28.3 din Codul cu privire la contravențiile administrative privind încălcările administrative prevăzute la art. 13.20, partea 1 a art. 19.4, partea 1 a art. 19.5, art. 19.6, 19.7 din Codul cu privire la contravențiile administrative sunt întocmite de către funcționarii organelor autorizate în domeniul administrării arhivelor.
În acest articol, am examinat unde și cum ar trebui stocate documentele. Vă vom spune în ce formă ar trebui să fie stocate în următorul material: "Comandarea documentelor".
Baza normativă
Codul Federației Ruse privind contravențiile administrative, art. 13,20, 28,3
Legea federală nr. 5485 din 21.07.93 "Cu privire la secretele de stat"
Legea federală nr. 24-FZ din 20 februarie 1995 "Cu privire la informarea protecției informațiilor și a informațiilor"
Legea federală nr. 208-FZ din 26 decembrie 1995 "Cu privire la societățile pe acțiuni"
Legea federală nr. 125-FZ din 22 octombrie 2004 "Cu privire la chestiunile de arhivă din Federația Rusă"
Decretul Președintelui Federației Ruse din 06.03.97 Nr. 188 "Cu privire la aprobarea listei de informații confidențiale"
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: