Deasupra denumirii organizației se indică abrevierea și, în absența acesteia, numele complet al organizației-mamă. Numele abreviat al organizației este dat în cazurile în care este stabilit în documentele constitutive ale organizației. Numele abreviat (în paranteze) este plasat sub numele complet.
08. Denumirea tipului de document întocmit sau publicat de organizație este reglementat de statutul (regulamentul de organizare) și trebuie să corespundă tipurilor de documente prevăzute de Sistemul Unic de Documente Organizaționale. De exemplu: ORDER, ACT, etc.
Această recuzită este una dintre cele mai importante, scrise cu majuscule și este pusă pe toate documentele, cu excepția literelor.
09. Data documentului este data semnării sau aprobării, pentru protocol - data reuniunii sau a deciziei, pentru actul - data evenimentului.
Data documentului este întocmită în trei perechi de cifre arabe în următoarea ordine: zi, lună, an. De exemplu: 01.03.98.
10. Numărul de înregistrare al documentului constă în numărul său de ordine (Ordinul nr. 1, Protocolul nr. 7), care poate fi suplimentat la discreția organizației cu indici:
a) cazurile de nomenclatură; b) subdiviziuni structurale sau linii de activitate;
d) corespondenți sau artiști interpreți sau executanți; e) numele tipurilor de documente etc.
Aceste elemente de recuzită pot fi plasate pe un spațiu gol și completate când se scrie o scrisoare de răspuns.
12. Locul de compilare sau de publicare a documentului este indicat dacă este dificil de determinat de detaliile "Nume organizație" și "Date de referință ale organizației".
13. Dificultățile legate de restricționarea accesului la document (pentru confidențialitate, confidențial, secret comercial etc.) sunt plasate fără ghilimele din colțul din dreapta sus al primei coli a documentului. Recordurile sunt completate cu numărul copiei și alte date prevăzute de legislație.
a) numele organizației; b) o unitate structurală;
15. Ștampila aprobării documentului este plasată în colțul din dreapta sus al documentului. Documentul poate fi aprobat de un funcționar sau de un document special eliberat.
Atunci când aprobă un document de către un funcționar, ștampila de omologare trebuie să conțină cuvântul "APPROVED" (fără citate), numele oficialului care aprobă documentul, semnătura personală, decriptarea sa și data aprobării.
Atunci când documentul este aprobat prin rezoluție, decizie, ordine, protocol, ștampila de aprobare constă din cuvântul APPROVED, titlul documentului în cazul nominativ, data și numărul acestuia.
16. Rezoluția este scrisă de către director direct pe document și include:
Dacă în rezoluție sunt specificați mai mulți executori, atunci persoana numită în primul rând este responsabilă pentru executarea documentului, ceilalți sunt implicați în rezolvarea problemei în calitate de co-executori.
La textul documentelor emise pe foile de antet de format A5, titlul nu poate fi compilat.
18. Marca de control este plasată de către funcționar sau de către departamentul care monitorizează executarea documentelor. Marcajul de marcare este marcat în câmpul de document de lângă acesta.
- după titlu cu litera "K", cuvântul sau ștampila CONTROL.
19. Textul documentului este elementul principal al oricărui document. Textele documentelor sunt întocmite sub forma unui chestionar, a unui tabel, a unui text sau a unei conexiuni a acestor structuri.
De obicei, textul este format din două părți. În prima parte, motivele, motivele, obiectivele documentului sunt indicate, în al doilea - concluzii, cereri, propuneri, ordine, recomandări.
În documentele administrative ale organizațiilor care acționează pe principiul conducerii unuia, forma textului trebuie să fie în prima persoană singulară. De exemplu:
În documentele de reglementare comune, ar trebui să se utilizeze forma textului de la persoana plurală. De exemplu:
Textul protocolului este menționat de la al treilea om plural. De exemplu:
În documentele care stabilesc drepturile și obligațiile (poziția, descrierea postului), precum și descrierea sau evaluarea faptelor (act, certificat), textul este prezentat de o persoană terță singulară sau plurală.
Dacă textul conține mai multe soluții, concluzii etc. atunci ar trebui să fie împărțit în secțiuni, subsecțiuni, paragrafe, care sunt numerotate cu cifre arabe.
20. O notă privind disponibilitatea unei anexe, denumită în text, este redactată după cum urmează:
Aplicare: 1 litru. în 2 exemplare.
Dacă documentul are o aplicație care nu este denumită în text, indicați numele, numărul de coli și numărul de copii. Dacă există mai multe aplicații, acestea sunt numerotate.
21. Semnătura include titlul postului persoanei care a semnat documentul (cu indicarea întreprinderii, în cazul în care documentul nu a fost emis pe un dosar necompletat), o semnătură personală și o transcriere a acesteia. În decodarea semnăturii, inițialele sunt plasate înaintea numelui.
La semnarea unui document de către mai mulți funcționari, semnăturile lor sunt plasate unul sub celălalt într-o ordine corespunzătoare poziției deținute.
În documentele întocmite de comisie nu sunt indicate pozițiile persoanelor care semnează documentul, ci distribuirea atribuțiilor în componența comisiei. Numele membrilor comisiei sunt enumerate în ordine alfabetică:
Documentul poate fi semnat de către funcționar care îndeplinește obligația cu indicarea poziției sale reale, a inițialelor și a prenumelui. Nu este permis să pună o preposition "For", o inscripție manuală "Deputat". Sau o lovitură înaintea titlului postului.
22. Semnătura documentului constă în cuvântul CONVENIT (fără citate), poziția persoanei cu care este convenit
document (inclusiv numele organizației), semnături, semnături ale semnăturii (inițiale, prenume) și data aprobării.
23. Vizele care aprobă documentul includ semnătura vizierului, decriptarea acestuia, data vizionării și, dacă este necesar, poziția vizierului.
O viză este necesară pentru a verifica dacă expediția sau oportunitatea documentului este rezonabilă. De regulă, viza este pusă la coordonarea documentului în cadrul organizației înainte de semnarea documentului de către șeful statului.
Vizele sunt ștampilate pe ultima foaie a originalului documentului administrativ, pe o copie a documentului (scrisoare) trimis. Este posibil să se stabilească o viză pentru un document administrativ pe o foaie separată. Viza se află sub recuzita "Signature".
24. Sigiliul certifică autenticitatea semnăturii oficiale pe documente: prevăzută de normativele de reglementare relevante; certificarea drepturilor persoanelor; stabilirea unor fapte referitoare la activitățile financiare și economice ale întreprinderii
25. O notă privind confirmarea unei copii este necesară atunci când se certifică corespondența unei copii a documentului cu originalul. Nota conține: o inscripție de verificare "Adevărat"; poziția persoanei care a certificat copia; semnătură; transcrierea semnăturii; data certificării.
Pentru a certifica cele mai importante documente, acesta trebuie imprimat. O notă privind confirmarea unei copii este situată sub semnătura "Semnătura".
27. O notă privind executarea documentului și direcția acestuia în cauză
include următoarele date: rezumatul performanței, dacă nu există niciun document care să arate performanța sau, dacă este disponibil, o referire la data și numărul acesteia; cuvintele "în acțiune"; numărul fișierului în care va fi stocat documentul; semnătura și data.
O notă privind executarea documentului și transmiterea sa în dosar trebuie să fie semnată și datată de executorul documentului sau de către șeful unității structurale în care documentul este executat.
28. Nota privind primirea documentului în organizație conține numărul de ordine și data primirii documentului (dacă este necesar - ore, minute).
O notă privind primirea documentului în organizație este ștampilată, numerotată automat sau utilizată în alt mod de marginea inferioară a primei foi a documentului.
29. Marcajul pentru căutarea automată a documentelor poate include numele fișierului, codul persoanei care a introdus documentul și alte date de căutare stabilite în organizație (data, numărul de copii, numărul foilor din document etc.).
O marcă este necesară pentru:
a) excluzând reintroducerea documentului în PC; b) căutarea rapidă a documentului după numele fișierului;
c) identificarea persoanei care a intrat în document în PC. Marcajul este plasat în marginea inferioară a documentului. Stilul uniform de înregistrare a documentelor necesită executarea
anumite reguli pentru fabricarea lor.
• Documentele sunt pregătite pe mașini de scris sau pe computere. Bloturile, corecțiile, erorile nu sunt permise.
• Toate documentele de documente, formate din mai multe linii, sunt imprimate printr-o singură linie. Componentele rechizitelor sunt separate unul de altul cu intervale de 1,5-2. Rechizitele înseși sunt separate între ele de 2-3 intervale. Lungimea liniei (cu excepția textului), de regulă, este de 28 de caractere.
• Textul documentului pe formularul A4 este imprimat la intervale de un an și jumătate, iar pe foile de antet A5 - într-un interval.
Întrebări și sarcini
1. Lista principalelor cerințe care fac parte din documentația organizatorică și administrativă.
2. Scrieți o scrisoare de afaceri utilizând detaliile necesare.
6. DOCUMENTE PRINCIPALE DE MANAGEMENT. CARACTERISTICI DE PREGĂTIRE
ÎNREGISTRAREA DOCUMENTELOR SELECTATE
Principalele documente de management sunt grupate în următoarele grupuri:
• documente organizatorice (charter, acord constitutiv, documente de înregistrare și altele);
• documente administrative (comenzi pentru activități principale, ordine, instrucțiuni și altele);
• documente privind personalul (documente privind personalul);
• documente financiare și de afaceri (reglementări interne privind munca, pașaport tehnic al instituției, foi de inventar, estimări etc.);
• documente privind activitatea metodologică (protocoalele Consiliului Educatorilor, planurile anuale, planurile de dezvoltare ale instituției etc.);
• Dosare medicale (dosare medicale ale copiilor, reviste de control al alimentelor, condiții sanitare ale instituției).
Poate că alocarea separată a unor astfel de grupuri de documente ca documente de informare și de referință și de reglementare ale agențiilor guvernamentale. Cu independența economică a instituției, este posibilă separarea documentelor relevante într-un grup separat.
NORME PENTRU DESFĂȘURAREA DOCUMENTELOR SELECTATE
Comenzi pentru principalele activități
Comenzile sunt unul dintre cele mai importante documente ale instituției.
Un ordin este un document normativ emis de directorul unei instituții pentru a rezolva orice sarcini (producție sau instituții legate de personal).
Comenzile pentru organizarea activității instituției, finanțarea, planificarea, raportarea, achizițiile și alte aspecte legate de producție se referă la comenzi pentru activitatea principală.
Pregătirea ordinului include următoarele etape: studiul substanței și colectarea informațiilor necesare; pregătirea proiectului de ordine; coordonarea proiectelor; semnarea de către cap.
Comenzile sunt întocmite în cartea de ordine a instituției sau pe formularul de comandă.
Comenzile pentru principalele activități sunt numerotate și păstrate separate de ordinele de personal (personalul instituției).
Ordinea trebuie să aibă un titlu care să răspundă la întrebarea: "Despre ce?". De exemplu: "Despre starea sanitară a instituției", "Despre organizarea plimbărilor".
Textul ordinului constă, de regulă, din două părți. În prima parte, în care se menționează, se indică motivele pentru emiterea ordinului. Astfel de motive sunt:
a) documentele de reglementare ale organelor de stat, municipale;
b) deciziile Consiliului Educatorilor, ale adunărilor generale ale angajaților; c) necesitatea de producție.
Partea declarantă a ordinului poate fi omisă dacă motivul pentru emiterea ordinului este evident și nu necesită clarificări.
În a doua parte a ordinului, administrativ, începând cu cuvântul „I COMANDA“ scrie, la un m y (executor sau unitate structurală), b a m o d e l a t b (indicată de lucru specifice), d pe și de circa r o h h a l la (timpul de finalizare).
În cazul în care atribuirea către interpret are o ordine permanentă, timpul de execuție în ordine poate fi absent.
Dacă există mai multe ordine, textul ordinului este împărțit în paragrafe. Fiecare element începe cu o linie roșie.
Dacă este necesar, comanda listează documentele emise anterior (ordine, decizii), care sunt anulate prin această comandă.
Dacă ordinul introduce orice documente (instrucțiuni, reguli, regulamente), acestea sunt formalizate ca o anexă la ordin. În colțul din dreapta sus al acestor documente se pune:
După redactarea textului ordinului, este necesară coordonarea și semnarea acestuia.
În mod similar, există o lucrare cu documente de conducere, cum ar fi decizii și ordine.
Comenzi pentru personal
Ordinele de personal se efectuează la primirea, demiterea și transferul personalului instituției. Încheierea unui contract de muncă cu angajații nu exclude publicarea unui ordin privind compoziția personală a înscrierii sale la locul de muncă.
Comenzile pentru personalul grupate într-un caz separat și au numerotare independentă cu sufixul „l /» (¹ 1 l / s, ı 2 l / s).
Se emite ordine privind personalul din registrul comenzilor privind personalul.
Recursurile care se îndreaptă spre textul ordinului asupra personalului pot fi emise în felul următor: "La angajare", "La concediere".
Textul ordinului este împărțit în partea oficială și administrativă. Prima parte a ordinului poate indica motivele publicării sale, de exemplu, fapte de încălcare a disciplinei muncii. La discreția capului, partea de constatare a ordinului nu poate fi indicată.
În al doilea rând, administrativ, parte din ordinea începe cu cuvintele: „numit“, „demis“, „de transfer“, care este imprimat pe marginea din stânga a graniței. După ei, următoarea linie specifică numele angajatului (cu majuscule), numele și onoruri relativă (unabridged), poziția, concedierea sau termenul de transfer naznache- Niya. La angajare se indică salariul angajatului, tipul de admitere (muncă permanentă sau temporară), cu sau fără perioadă de probă etc. Angajarea se bazează pe Codul Muncii al Federației Ruse, art. 56, care conține cerințele pentru un contract de muncă.
Ordinele de personal pot fi făcute de mai mulți angajați, indiferent dacă sunt acceptați pentru muncă sau concediați. Astfel de ordine se compun din mai multe puncte, fiecare dintre ele vizând un angajat individual.
În coloana "sol", sunt indicate documentele care au cauzat concedierea (declarație, raport sau notă explicativă, corespunzătoare motivului concedierii). Comenzile pentru compoziția personală sunt verificate de către conducătorul DOS.
Comenzile pentru personal sunt anunțate angajatului împotriva primirii. Marca de familiarizare cu ordinea ștampilată de detaliile angajaților de mai jos, „semnătură“ și „viză“ și conține următoarele: cuvântul „familiarizat cu ordinea,“ semnul angajatului și data revizuirii. Mai ales nevoie de această marcă pe ordinea de concediere, la fel ca în cazul litigiilor de muncă lucrător poate solicita instanței în termen de o lună de la data de familiarizare cu comanda.
În cadrul activităților organizației pot fi emise alte ordine de lucru cu personalul: stimulente, pedepse, concedii etc. a cărui durată de valabilitate nu depășește trei ani.
Documentul principal în contul personalului instituției este un card personal al Formularului Ò-2, care este înscris în toți angajații instituției acceptate pentru muncă permanentă sau temporară.
Cardul personal este completat într-o singură copie. Toate înregistrările sunt păstrate fără abrevieri. Baza de completare a unui card personal este un pașaport, un card de muncă, o carte militară, documente privind educația. În viitor, cartea personală reflectă toate modificările datelor biografice și biografice.
Data completării cărții personale și a semnăturii personale a angajatului sunt obligatorii.
Pe partea din spate a cardului există secțiuni: III "Numiri și mișcări", IV "Vacanțe", V "Informații suplimentare" și VI "Data și motivul concedierii". Cele mai importante sunt informațiile din secțiunile "Numiri și mișcări" și "Data și motivul plecării".
Intrările în aceste secțiuni ar trebui să conțină referințe la datele și numerele comenzilor referitoare la numirea, înlăturarea sau concedierea unui angajat. Aceste informații ar trebui să fie completate cu o atenție specială, deoarece servesc adesea drept bază pentru confirmarea experienței de lucru a angajatului. La sfârșitul fiecărei intrări, în secțiunea "Cesiuni și relocări" trebuie să fie semnătura angajatului căruia i sa introdus cardul.
Înregistrarea fișierelor personale
Un dosar personal este o colecție de documente conținând informații complete despre angajat și despre activitatea acestuia. Un dosar personal se emite după emiterea ordinului de angajare.
Ordinea localizării documentelor la stabilirea dosarului personal:
• inventarierea internă a documentelor;
• fișa personală privind înregistrarea personalului (chestionar);
• o copie a documentelor privind educația;
• o copie a documentelor de aprobare;
• scrisoare caracteristică sau recomandare;
• Cerere de angajare (sau contract de muncă);
• O copie a comenzii.
În viitor, documentele personale includ documente care confirmă modificările datelor biografice (de exemplu, o copie a certificatului de căsătorie), caracteristicile, mărturiile și alte documente.
Dosarele personale sunt păstrate timp de 75 de ani.
Șeful unei instituții de învățământ ar trebui să monitorizeze constant statutul fișierelor personale și să facă modificări și completări la acestea în timp util. În fiecare an verificăm disponibilitatea și conținutul fișierelor personale.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: