Cazurile de stocare pe termen lung și permanent ar trebui păstrate până la sfârșitul termenului stabilit și alocarea lor la distrugere, înainte de depunerea dosarelor pentru depozitarea de stat sau până la lichidarea organizației. Pe parcursul întregii perioade de depozitare stabilite, organizațiile trebuie să asigure nu numai înregistrările documentelor, ci și siguranța fizică și utilizarea lor. Acest lucru face anumite cerințe pentru echipamentul arhivelor.
Documentele arhivelor sunt împărțite în documente de depozitare generală și separată, pe suport de hârtie și filmat. Plasarea sofisticată a documentelor vă permite să utilizați în mod rațional spațiile, să reduceți costurile căutării cazurilor, să asigurați condiții optime de depozitare și capacitatea de evacuare a arhivei în caz de urgență.
În centrul plasării documentelor de arhivă în organizații se creează condiții predominant mai bune pentru documentele de stocare permanentă, convenabilitatea utilizării rapide a tuturor documentelor. Documentele de păstrare a evidențelor generale, confidențiale, referitoare la personal și tehnic, sunt stocate separat, ori de câte ori este posibil în diferite depozite.
La determinarea premiselor necesare pentru plasarea cazurilor, se ține seama de dinamica circulației cazurilor. Astfel, în arhivele departamentale, este mai oportun să se introducă cazuri care nu corespund subdiviziunilor structurale, în conformitate cu descrierile și nomenclatoarele cazurilor, ci în ceea ce privește repartizarea lor la distrugere.
Pentru orientarea într-o nomenclatură dinamică de cazuri, se compun indexuri topografice, iar toate încăperile, rafturile, sunt numerotate de la stânga la dreapta de la intrare. Rafturile sunt, de asemenea, numerotate în conformitate cu instalarea cazurilor, adică postaglazhno de sus în jos.
Documentele trebuie depozitate în spații, separate de salile de lucru ale angajaților și protejate împotriva accesului de către persoane neautorizate. Ferestrele de la primul etaj al arhivelor ar trebui să fie protejate în plus prin grătare care se deschid din interior (pentru evacuare ex-tremură), în plus armate și dotate cu încuietori de ușă. Din lumina directă a soarelui, ferestrele sunt protejate cu geamuri speciale, vopsea și perdele groase. Datorită creșterii riscului de incendiu, instalațiile de depozitare a documentelor sunt dotate cu corpuri de iluminat închise care sunt amplasate în afara magaziilor prin intermediul unor întrerupătoare și aparate de protecție. Un accesoriu obligatoriu al depozitării arc-chimice sunt mijloacele de stingere multivariabilă (inclusiv nisip și prelata).
Arhivele echipate cu staționare sau mobile Stella-Jamie cu lățime raft nu mai puțin de 25 cm, lățimea pasajelor dintre stele-lazhami nu trebuie să fie mai mică de 75 cm, iar principalele pasaje la 120 cm, rafturi distanta se termină cu pereți de 45 cm, de la podea la flanșa inferioară 20 cm și chiar mai mult în podelele de la subsol și subsol. Distanța dintre rafturi este de 35-40 cm în înălțime.
Pentru stocarea documentelor de format mare (hărți, desene, planuri) sunt utilizate rafturi speciale cu depozitare orizontală sau verticală suspendată.
Distrugătorii principali ai documentelor din arhive sunt mucegaiuri. Există mai mult de 200 de specii de ciuperci care populează knigo- și arhivele, sporii lor sunt transferate de aer-pu-comandă și în medii cu praf pot infecta cu ușurință documente. In general, ciupercile mai activi dezvoltă pe suprafețe umede sau documente în depozitare cu umiditate crescută la o temperatură de 25-27 ° C, în colțuri și strâns aglomerat în studiu este neconductive-dulapuri. Prin urmare, arhivele ar trebui să respecte regimul optim de temperatură și umiditate. În Rusia este stabilit în maximum 18-20 ° C, cu o umiditate relativă de 50-55%. Peliculele de film necesită condiții de depozitare și mai stricte. Prin urmare, toate arhiva echipate cu dispozitive de măsurare a temperaturii și umidității, în diferite colțuri ale camere. Cel mai ieftin și convenabil fluid hrometr Appliance Psi, în care umiditatea este determinată de tabelul său pe baza diferenței de temperatură termometru uscat și umed.
Pentru arhive, curățarea obișnuită umedă și dezinfectarea preventivă a spațiilor sunt obligatorii.
Toate cazurile din arhive sunt în plus ambalate în cutii de carton, pachete și alte containere din documente inofensive pentru documente. Cutiile sunt lipite pe cutii, iar etichetele sunt atașate la fasciculele de cazuri cu un fir care indică numărul de înregistrări (nomenclatorul cazurilor), anul (anii) și numărul extrem de cazuri incluse în această casetă (pachet).
În funcție de duritatea materialului cazurilor de cazuri, frecvența de utilizare a documentelor este aleasă metoda de stocare - verticală sau orizontală.
Cel puțin o dată la 10 ani, pentru depozitare permanentă - la fiecare 5 ani, pentru documente confidențiale - în fiecare an ar trebui să efectueze un control al disponibilității și al stării de lucruri. Aceste verificări se efectuează și atunci când șeful arhivelor se schimbă, în caz de daune în masă sau de pierdere a afacerilor, după mutarea fișierelor într-o altă arhivă.
Rezultatele inspecțiilor sunt formalizate prin acte aprobate de șeful organizației. În timpul inspecției se monitorizează nu numai cazurile practice, ci și erorile posibile în înregistrările contabile, iar cazurile de monitorizare a siguranței acestora sunt verificate politicos. Pe baza rezultatelor inspecțiilor aprobate de conducerea organizației, sunt indicate modificări (dacă este necesar) la evidențele contabile, sunt indicate numărul și data certificatului în care sunt stabilite rezultatele auditului.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: