Am pus ordine în ziare
Dacă nu există suficiente documente și se referă la aceeași sferă de aplicare, acestea trebuie să fie puse într-un singur loc, de preferință într-un dosar. Dar, de regulă, un dosar nu este suficient, ar trebui să existe mai multe. De exemplu, un dosar cu documentele constitutive ale companiei, pentru scrisori, pentru contracte cu furnizorii etc.
Odată cu extinderea întreprinderii, numărul de foldere crește. Este posibil să aveți nevoie de mai mult de unul, dar mai multe rafturi pentru ei. Și apoi există angajați care vor avea propriul flux de lucru și dosarele lor. Aceasta înseamnă că prima regulă de ordine este descompunerea documentelor pe dosarele tematice, care ar trebui să fie pe orice raft.
Acum, industria produce tăvi orizontale și verticale. Sunt foarte practice, ocupă puțin spațiu, se potrivesc bine pe masă și vă oferă posibilitatea de a avea la îndemână toate documentele de bază și adesea folosite, fără a necesita achiziționarea de mobilier nou.
Pentru o parte sau toate dosarele, în cazul în care documentele sunt multe și multe dosare similare (în sens), poate fi necesar un registru de documente în fiecare dosar, adică o listă a acestora, care este încorporat sau atașat la mijlocul folderului într-un fel. Fiecărui document i se poate atribui un număr (dacă acesta nu există anterior) sau îi dați propriul. Apoi nu va trebui să parcurgeți toate documentele, ci doar să vă uitați la lista lor și apoi să luați numărul necesar.
Așezați documentele pe folderele, tăvile și rafturile corespunzătoare, porniți-le la timp și veți găsi cu ușurință și rapid totul.
Menținem ordinea la locul de muncă
Locul de muncă trebuie să fie ținut în ordine. Încercați să vă curățați masa în fiecare zi sau cel puțin o dată la câteva zile. Puteți lăsa în continuare documentele de care aveți nevoie pe masă, restul pe care îl puteți aranja pe dosare, pe tăvi și pe rafturi, iar dacă cineva a luat-o, returnați-l. Numai dacă îl dați departe, este mai bine să vă amintiți cine sau chiar să scrieți.
Și în cele din urmă. O persoană a cărei documente este întotdeauna disponibilă poate fi găsită cu ușurință și adusă la timp, întotdeauna în bune condiții cu autoritățile. Vă dorim acest lucru cu toată inima.
Trimiteți-le prietenilor: