Sfântul sfânt al fiecărei organizații nu este biroul directorului general, ci fondurile de arhivă, în care, printre altele, se păstrează documentele necesare pentru calcularea pensiilor.
Sfântul sfânt al fiecărei organizații nu este biroul directorului general, ci fondurile de arhivă, în care, printre altele, se păstrează documentele necesare pentru calcularea pensiilor.
Importanța stocării corecte a documentelor contabile personalizate este evidentă pentru conducere, dar, de fapt, există o serie de situații problematice care apar din cauza nerespectării condițiilor de depozitare a documentelor.
Pentru managerii companiilor a apărut o nouă sarcină: modul de organizare eficientă a lucrărilor unui document unic de tip arhivă de contabilitate individuală (personalizată), care reprezintă principalul operator de date pentru asigurarea drepturilor la pensie ale cetățenilor.
Scrisori ale legii
Pentru funcționarea eficientă a sistemului de contabilitate personalizată (inclusiv în arhiva organizației), în primul rând, este necesar să se înarmeze cu următoarele legi:
Baza tehnologică
Reforma sistemului de pensii, care în acest an va sărbători mini-aniversarea de 10 ani, se bazează pe un model organizat de principiul asigurărilor. Aceasta înseamnă că, spre deosebire de vechiul sistem de asigurare a drepturilor la pensie ale cetățenilor, pensia este calculată nu numai prin vechimea în muncă, ci și pe baza salariilor și a contribuțiilor la pensie.
Ca bază tehnologică a sistemului actual de pensii, menținerea unui cont personal individual, inclusiv a datelor cu caracter personal, servește drept bază pentru aporturile viitoare de pensii.
Asigurătorii (persoanele juridice) joacă rolul furnizorilor de informații despre persoana asigurată (salariat) în arhivele organelor teritoriale ale Fondului de pensii al Federației Ruse. Informațiile obținute cu periodicitatea prescrisă se acumulează în contul personal al persoanei asigurate (angajat al organizației).
Dacă sunteți antreprenor individual sau conduceți o practică privată (avocat, notar, detectiv privat etc.), legea prevede o schemă directă pentru asigurarea primelor de asigurare pentru asigurarea obligatorie de pensie. Persoanele care își plătesc propriile prime nu se confruntă cu o cantitate atât de mare de informații necesare pentru asigurarea drepturilor la pensie, cum ar fi persoanele juridice. Totuși, acest lucru nu le scutește de ignorarea regulilor de bază pentru păstrarea înregistrărilor înregistrărilor personalizate, inclusiv a perioadelor de stocare a documentelor.
Calea documentelor
Înainte de a vorbi despre termenii de stocare a înregistrărilor personalizate, trebuie să înțelegeți ce documente sunt discutate. Pentru a face acest lucru, puteți face o cale virtuală, care trece documentul din momentul creării sale în organizație și atingerea obiectivului final - intrarea pe teritoriul fondului de pensii.
Astfel, sursa inițială de informații, care este introdusă ulterior în baza de date, necesară pentru pregătirea conturilor pentru contabilitate personificată, este un angajat. Din punct de vedere figurativ, informația personală este scanată din ea (vezi legea "Cu privire la datele personale"), care este înscrisă în cartea personală a angajatului.
Termenul de valabilitate al acestui document, ale cărui date sunt luate în considerare la formarea formularelor de raportare pentru UIF, este de 75 de ani. Acest document poate fi necesar în cazul în care informațiile despre angajat, inclusiv experiența sa profesională, din anumite motive au fost pierdute din bazele de date electronice ale organizației sau ale Fondului de pensii.
Al doilea grup de documente referitoare la contabilitatea personalizată este evidența contabilității salariilor și a salariilor, precum și contul personal al angajatului. Ele sunt necesare într-o situație în care este necesar să se confirme dimensiunea și termenii de plată a resurselor bănești către angajatul organizației. În ciuda faptului că declarațiile și contul sunt tipuri de documente contabile, lista standard stabilește o perioadă de depozitare de 75 de ani. precum și pentru cazurile legate de personal.
Toate aceste documente sunt în legătură directă cu documentele de contabilitate personalizată, totuși, formele de raportare directă a organizației la UIF sunt un flux documentar separat.
Indiferent de forma în care au fost depuse documentele, legea prevede perioade uniforme de depozitare. Termenul de depozitare a documentelor de către organele Fondului de pensii depinde de tipul de date pe care le conțin. Documentele care conțin informații privind primele de asigurare și experiența de asigurare rămân în depozit timp de cel puțin 6 ani de la data numirii pensiei. Perioada de depozitare pentru toate celelalte documente este de cel puțin 3 ani (a se vedea Instrucțiunea privind procedura de păstrare a evidenței individuale (personalizate) a informațiilor despre persoanele asigurate nr. 987n).
O situație interesantă poate apărea în cazul distrugerii documentelor contabile personalizate după expirarea stocării. După 3-6 ani, este necesară distrugerea documentelor, care, conform legii, pot fi efectuate numai după ce persoana asigurată a fost informată cu privire la informațiile conținute în contul său personal și le-a transmis informațiile specificate.
Tot acest flux de documente care este generat în companie și se duce la Fondul de pensii, se acumulează în contul personal. care are statutul de document (nu numai informații), pe baza căruia se iau decizii juridice cu privire la drepturile de pensie ale cetățenilor.
Problema potențială privind stocarea datelor în contul personal al persoanei asigurate este asociată cu posibilitatea de a efectua modificări suplimentare, ceea ce ar putea pune la îndoială autenticitatea anumitor informații. Chiar dacă o intrare este incorectă, toate informațiile stocate în contul personal al angajatului pot fi nevalide. Prin urmare, în această situație, problema prevenirii accesului neautorizat la bazele de date devine acută. Perioada de stocare a informațiilor într-un cont personal individual nu se limitează la o perioadă fixă de timp. Acesta este stocat pentru o durată de viață a persoanei asigurate (a se vedea. Art. 6 din Legea federală № 27-FZ „pe individ (personalizate) înregistrate în sistemul de asigurări de pensii obligatorii“), și după moartea sa în timpul perioadei prevăzute pentru stocarea ordinii fișierelor de pensie.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: