- numărul de înregistrare al documentului;
- locul în care documentul a fost pregătit sau eliberat;
- îndreptați-vă către text;
- o notă despre interpret;
- o notă privind executarea documentului și transmiterea acestuia în caz;
- identificatorul copiei electronice a documentului.
Terminal fax (fax) - un dispozitiv care asigură conversia de informații grafice pe hârtie în semnale electrice, dar transmiterea lor și recepția rețelelor de telecomunicații - transformarea inversă. Atunci când se utilizează calculatoarele ca terminale de fax, informațiile grafice pot fi reprezentate sub formă de fișiere stocate pe dispozitivul de memorie pe termen lung al sistemului informatic.
Comunicarea fax vă permite să trimiteți texte, tabele, desene, desene. Un avantaj important al comunicării prin fax este transmiterea informațiilor grafice și primirea acestora pe hârtie, ceea ce este imposibil prin utilizarea telegrafului sau telexului.
Orice tip de documente poate fi transmis prin fax. Cerințele pentru întocmirea și înregistrarea acestora sunt determinate de tipul documentului original trimis (contract, protocol, act, etc.). Cu toate acestea, în cele mai multe cazuri, faxurile servesc drept mijloc de corespondență operativă și sunt procesate luând în considerare cerințele mijloacelor facsimile.
În prezent, legislația și reglementările privind păstrarea înregistrărilor nu au o abordare unică pentru a determina forța juridică a faxurilor. Legislația recunoaște principala posibilitate de utilizare a acestora în încheierea tranzacțiilor, furnizarea de rapoarte și date statistice. Cu toate acestea, în reglementările, și în practică, există unele limitări cu privire la utilizarea faksogramm care, în special datorită faptului că acestea nu conțin semnături și ștampile valabile. Într-o serie de cazuri, faxurile sunt acceptate pentru executare numai cu condiția ca în viitor documentul original să fie trimis.
Există anumite cerințe pentru documentele trimise prin fax, în funcție de echipamentul de transmisie și de recepție (telefax). Tot ceea ce este supus transmisiei prin fax (text, fotografie, desen etc.) ar trebui plasat în limitele limitelor de telefax. Echipamentul telefax modern transmite foi A4.
Documentele care trebuie trimise trebuie să fie tipărite cu un font clar, cu contrast sau scris în contrast (cerneală neagră, albastru închis), pastă cu pix, cerneală. Nu se recomandă trimiterea documentelor imprimate cu culori roșii, verzi, galbene; pe hârtie roșie sau gri; și, de asemenea, imprimate cu un font de contrast slab sau cu o claritate insuficientă. Nu este permisă mularea sau deformarea suportului de pe suportul documentului trimis. Pe partea frontală a originalului nu trebuie să existe riduri, pete, curbe și scutiri de pe inscripțiile de pe partea din spate.
Exemplu de formular pentru fax
Regulile pentru trimiterea și primirea documentelor prin intermediul comunicării facsimile sunt stabilite în instrucțiunile de păstrare a evidenței și includ următoarele dispoziții principale.
1. Dispozitivele fax (telefax), cu numere oficiale ale organizației, sunt stabilite în cadrul Serviciului de asistență pentru gestionarea documentelor. Livrarea faxurilor către unitățile structurale este asigurată de angajații responsabili de gestionarea acestor divizii. Controlul asupra utilizării echipamentului facsimil instalat în unitățile organizației este efectuat de către managerii săi.
2. Documentul de transmitere prin canalul de fax se depune la cererea unui formular standard semnat de șeful subdiviziunii. Aplicațiile sunt stocate timp de un an.
3. Documentele care necesită transmiterea urgentă a informațiilor sunt transmise prin canale de fax.
4. Sunt transmise originalele și copiile certificate ale documentelor.
5. Volumul documentului transmis este limitat (în conformitate cu instrucțiunile de gestionare a înregistrărilor în diferite organizații, această restricție poate fi de la 2 la 10 pagini).
Exemplu de înregistrare a unui fax
7. Este interzisă transmiterea textelor documentelor cu informații de acces restricționate (secret, marcate "Pentru uz oficial", "Nu pentru imprimare" etc.).
8. În cazul în care documentul este trimis unor organizații terțe, documentul indică numărul de fax (cu codul de țară, codul orașului) al destinatarului. Pe documentul transmis în colțul din dreapta sus este marcat "Fax cu expediere" sau "Fax fără expediție". Dacă documentul este trimis spre aprobare, prima foaie a documentului indică "Proiect".
10. Înregistrarea faxurilor destinate trimiterii sau sosirii în cadrul organizației se efectuează în fișele de fișiere (jurnale) ale formularului stabilit.
a) servicii facsimile abonați - Telefax (serviciu în timp real) și Comfax (serviciu cu acumulare intermediară);
b) serviciul de fax client - Burofax;
mesaje c) servicii de fax, depozit în care se efectuează folosind serviciul Bureaufax, recepție - folosind facsimil de serviciu și invers (Bureaufax - fax, fax - Bureaufax).
Serviciul facsimil asigură conectarea terminalelor de abonat facsimil în interiorul țării și de la terminalele de abonat fax aflate în alte țări.
Serviciul Clienți „Bureaufax“ este destinat în primul rând pentru a furniza servicii de fax pentru utilizatorii care nu au propriile lor mijloace de fax. „Bureaufax“ serviciu prevede transmiterea, primirea și livrarea de mesaje prin intermediul echipamentelor terminale de fax, se află în așa-numitele funcții publice (bazat pe furnizarea de servicii de telegrame și oficii poștale). Serviciul Burofax oferă consumatorilor următoarele servicii:
- transmiterea unui document de transmitere prin fereastra operațională a biroului de transmitere;
- trimiterea documentelor din setarea de fax a expeditorului;
- livrarea mesajului facsimil prin telecomunicație către instalația facsimilă a destinatarului;
- livrarea faxurilor prin poștă;
- livrarea unui mesaj facsimil către destinatar fără notificare prealabilă (poste restante);
Modul în care mesajul este livrat destinatarului este determinat de expeditor.
Serviciul abonat "Comfax" este un serviciu de fax cu stocare intermediară, oferind abonaților o gamă largă de servicii suplimentare, printre care:
- transmiterea mesajelor la un moment predeterminat;
- resetarea automată a mesajelor către terminalul destinatarului;
- primirea mesajelor la un interval de timp predeterminat;
- organizarea de cutii poștale de fax ale abonatului;
Dacă observați o eroare în text, selectați cuvântul și apăsați Shift + Enter
Trimiteți-le prietenilor: