Informații și documente de referință

Referințe - documente care conțin informații textuale și (sau) tabulare despre o anumită problemă, starea lucrurilor, indicatori caracteristici, descrierea și confirmarea diferitelor fapte și evenimente.







Referințele sunt de obicei împărțite în două grupuri - cu informații despre fapte și evenimente oficiale și emise cetățenilor și instituțiilor interesate, care atestă orice fapt legal. Cea mai numeroasă și zilnică compilată este al doilea grup de certificate. Acestea sunt certificate de confirmare a funcției deținute, salariul, locul de reședință, disponibilitatea persoanelor dependente etc. Întrucât situațiile în legătură cu care aceste certificate sunt emise, de regulă, sunt tipice, se utilizează formularele de ecran unificate. Uneori forme de forme ale acestor certificate sunt atașate actelor normative.

Pe lângă specificarea denumirii agenției, a instituției, a tipului de document (certificat), a datelor și a numerelor, aceste formulare au un text standard tipărit. De exemplu, o formă de informații privind venitul unei persoane pentru anul.

Textul referinței începe de obicei cu indicația în cazul nominativ al numelui, al numelui și al patronimiei persoanei despre care se raportează informațiile. La sfârșitul certificatului, este indicat numele instituției în care apare. În textul unei astfel de referințe nu ar trebui să existe întoarceri arhaice care să conțină cuvinte inutile, cum ar fi "această informație", "studierea cu adevărat" etc. Certificatul conține date pentru semnarea și emiterea acestuia. Textul certificatului este semnat și ștampilat,

Exemplu de ajutor scris

Ivanov Stanislav Petrovich studiază la a doua zi a departamentului de inginerie fină cu normă întreagă.

Dana pentru prezentare la secția de poliție.

Precizie Inginerie Semnătura IG Beloborodoye

Comisia pentru Arhivele Afacerilor Arhivele de Stat

Cu privire la disponibilitatea documentelor privind vechimea în perioada 1941-1950.

Documentele Arhivelor de Stat ale regiunii Ivanovo conțin documente care confirmă experiența de muncă a cetățenilor care au lucrat în anii 1941-1950. la următoarele întreprinderi și organizații din districtul Petrovsky:

Uzina mașinilor plictisitoare - pentru anii 1943-1945.

Repararea plantelor agricole - pentru anii 1941-1944.

Masina-tractor station - pentru 1948-1950.

Ferma colectivă "Bright Way" - pentru 1941-1948.

Rapoartele și notele explicative servesc la transferul informațiilor de la un nivel de conducere la altul și adesea constituie baza pentru emiterea documentelor de reglementare.

Exemplu de notă internă

TV. Kuznetsova SCCRITLRPKON BUSINESS

La numirea unui documentar

în revista № 001

În cursul 09.04.97 inventar inventar al magazinului № 001 bunuri neprezentate pentru suma de 128 de milioane de ruble au fost găsite.

Vă cer să desemnați un audit documentar al operațiunilor de mărfuri ale magazinului nr. 001 pentru perioada 01.01.97 - 09.04.97.

Exemplu de memorandum extern

Cu privire la alocarea de spații pentru organizarea comerțului cu mobilier

Vicepreședinte al JSC YablokovO.F.

NOTĂ EXPLICATIVĂ 22.05.97

[Cu privire la neplata salariilor]

20.05.97 nu a fost plătit niciun salariu angajaților SA. Motivul este că contabilul Ivanova AI. a emis în timp util documentele necesare. Lipsa unui control adecvat nu a permis detectarea în timp util a acestui fapt. După luarea unor măsuri urgente, salariile au fost plătite angajaților societății pe 22 mai 1997. Ivanova A.I. a avertizat asupra inadmisibilității unei astfel de atitudini față de sarcinile atribuite. Au fost luate măsuri pentru consolidarea controlului asupra activităților contabililor,

În regiunea Ivanovo a existat o situație extrem de tensionată în comerțul cu produse industriale și, în special, cu mobilierul.

În 12 din cele 15 regiuni, comerțul cu mobilier se desfășoară în incinte nepotrivite, lipsiți de echipamentul necesar, fără drumuri normale de acces.

Șeful Departamentului Comerțului

Act-document, elaborat de mai multe persoane pentru a confirma faptul, evenimentul, acțiunea. Cel mai adesea, actele sunt întocmite de comisii care acționează permanent și desemnează prin documentul ordonanței (de obicei o comandă).

În unele cazuri, actul poate fi întocmit de către unul sau mai mulți funcționari. Motivele pentru întocmirea actului pot fi diferite, deci numărul mare de tipuri de acte: acte de lichidare (instituții, întreprinderi, organizații); recepție-transfer (cu schimbarea conducerii, transferul de cazuri, valori materiale etc.); degustare; obiecte receptoare; testare; distrugerea cazurilor, mărfurile deteriorate etc. scrie-off; inventar; accidentele, accidentele etc. În cazul în care nu există nici o formă a actului stabilit de documentul de reglementare, atunci indiferent de soi, acestea sunt compilate conform unei singure scheme.

În primul rând, membrii comisiei ar trebui să studieze esența problemei care trebuie reflectată în act, precum și documentele legislative și de reglementare care reglementează această problemă. De exemplu, o instituție verifică organizarea muncii cu scrisori, plângeri și cereri din partea cetățenilor. Membrii comisiei ar trebui să se familiarizeze cu "Modelul de prevedere privind desfășurarea lucrărilor clerice privind propunerile, cererile și plângerile cetățenilor în organele de stat, întreprinderi, instituții și organizații". Cunoașterea acestui document va ajuta Comisia să stabilească oportunitatea procesării reclamațiilor, procedura de înregistrare, stocare etc. schițați o serie de probleme pentru verificare. Actul reflectă numai acele fapte determinate cu exactitate de persoanele care semnează documentul. Inițial, se păstrează înregistrările brute care înregistrează datele cantitative și apoi se compilează textul documentului. Actul este întocmit pe formularul comun. Data și locul de compilare, prezentate pe forma actului, trebuie să corespundă datei și locului evenimentului care urmează să fie activat. Pentru un număr semnificativ de situații recurente, există formulare stencil unificate. De exemplu, forme unificate de acte privind lichidarea unei instituții, asociații, întreprinderi43, acte întocmite de instituțiile de arhivă la verificarea disponibilității și a statutului fișierelor de arhivă etc.

Textul actului este împărțit în trei părți: introducere, concluzii și concluzii.

Numele membrilor comisiei și al celor prezenți sunt în ordine alfabetică. Numele postului include și numele instituției. Partea declarată începe cu un paragraf. Acesta evidențiază obiectivele, sarcinile și esența activității realizate de către elaboratorii actului, rezultatele acestuia. Rezultatele lucrării pot fi realizate într-un tabel. În partea finală a actului sunt formulate concluzii sau se dau recomandări. Această parte a textului este opțională. Actul se poate încheia cu o declarație de fapte.

După text, înainte de semnături, dacă este necesar, indicați numărul de copii ale actului compilat și locația acestora. Această parte a actului nu este, de asemenea, necesară. De exemplu:

Ea se face în 2 exemplare:

1-a specimen. trimis la Departamentul de Educație;

Completați textul actului de semnătură. Actul este semnat de președinte și de toți redacții. La semnarea unei postări înainte de numele de familie nu sunt specificate. De exemplu:







semnătura semnătură semnătura

Președinte al comisiei Membrii comisiei

Ca și în orice document în actul înainte de textul are un antet care începe cu prepoziția „On“ ( „On“) și formulat folosind un substantiv verbal: „La verificarea“, „Despre recepție-transmisie“, „pentru a scrie off“, „On distrugere ".

O serie de tipuri de acte necesită aprobare. De exemplu, un act privind lichidarea unei instituții este aprobat de către șeful unui departament superior (ministru), un act privind alocarea documentelor și cazurile de distrugere

șeful instituției. Aprobarea este ștampilată în conformitate cu cerințele GOST.

Exemplu de înregistrare a unui act

APROBAT Șef al Departamentului semnătura I.Ivanov data

Verificarea securității documentelor din cadrul Oficiului

Motive: Ordinul șefului Departamentului nr. 38 din 20 august 1997 "Privind auditul de securitate al documentelor din oficiu" Întocmit de o comisie compusă din:

Președinte: adjunct. Șeful Departamentului Miroshnichenko IP Membrii Comisiei: 1 3am. Chief Accountant Kopylova N.A.,

2 3am. Șeful Departamentului Economic Lugovaya IA 3 Seful sectorului personalului Nezlobina E.V.

Documentele sunt stocate în unități structurale, formate în cazuri în conformitate cu nomenclatura.

Faptele de moarte, pierdere, deteriorare sau distrugere ilegală a documentelor nu sunt stabilite.

Comisia recomandă furnizarea și echiparea unei încăperi speciale pentru arhivă, dotată cu rafturile sale.

Ea se face în 2 exemplare:

1 copie. trimise la arhiva comună a Oficiului;

Președintele comisiei Membrii comisiei:

semnătura semnătură semnătura

IPMiroshnichenko NAKopylova IALutovaya EV Nezlobin

Scrisorile de serviciu sunt numele generalizat al unui grup mare de documente de conducere care servesc drept mijloc de comunicare cu instituțiile și indivizii, rapoarte despre orice, notificări despre orice.

scrisori oficiale sunt folosite pentru a rezolva multe dintre problemele operaționale care apar în managementul, prin urmare, varietatea de scrisori de lectură: cereri, notificări, invitații, reclamații, modificări, actualizări, sarcini, mesaje, explicații, memento-uri, confirmări, recomandări, sugestii, comentarii, cereri, cerințe etc.

Textul scrisorii este, de regulă, compus din două părți. Prima parte prezintă motivele care au determinat redactarea documentului și pot fi făcute referiri la deciziile autorităților superioare care au stat la baza scrierii scrisorii. A doua parte prezintă principala parte a documentului pentru care a fost redactat: concluzii, solicitări, sugestii, comentarii etc. Având în vedere volumul tot mai mare de informații, care este necesar pentru a satisface angajații aparatului administrativ, pentru a spori percepția informațiilor scrisoare poate fi recomandat pentru a schimba ordinea tradițională de prezentare a literelor textului și începe să-l cu fondul problemei, introducerea dovezi și argumente în a doua parte. Scrisorile privind întrebările simple, discutate preliminar pot consta dintr-o parte principală, fără explicații.

De exemplu: "Vă rugăm să selectați 15 calculatoare pentru competiția operatorilor de calculatoare."

Scopul principal al unei scrisori de serviciu este de a induce acțiunea, convinge, arăta, clarifica. Acest lucru se realizează prin claritate, claritate și scurtă durată a textului. Cuvintele ar trebui să reflecte cu precizie semnificația. Verbositatea face dificilă distingerea esenței documentului.

Faptele trebuie să fie obiective, verificate în mod necesar, date digitale precise. Tonul literei trebuie să fie neutru.

În GOST R 6.30-97 este indicat; "În litere se folosesc următoarele forme de prezentare:

- de la prima persoană plurală ("vă rugăm să trimiteți", "transmiteți spre examinare");

- de la prima persoană singulară ("Cred că este necesar", "cer să fiu separat");

- de la a treia persoană a singularului ("ministerul nu obiectează", "VNIIDAD consideră că este posibil") "45.

În ciuda diversității problemelor reflectate în scrisorile, în justificarea acțiunii prin utilizarea unui set limitat de fraze și expresii inițiale și finale: „schimbul de bine“, „excepțional“, „Acest lucru face posibil“, „Sub“ it.p.

Motivele de luare a deciziilor este, de asemenea, formulate cu ajutorul unor fraze participle verbale: „dat“, „numărare“, „luând în considerare“, „tratare“, „ghidat“, etc ...

Scrisorile trimise de la instituție sunt împărțite în două grupuri - inițiativă și răspuns. Dacă scrisoarea este răspunsul, inițiatorul specifică data și numărul documentului de inițiativă la care acesta corespunde. Această recuzită este transferată în formular din scrisoarea de inițiativă la finalizarea scrisorii finale de răspuns.

În funcție de natura informațiilor, literele pot fi împărțite într-un număr mare de soiuri.

În toate celelalte cazuri, când scrisoarea de intenție nu conține nicio informație, aceasta va fi superfluă și nu ar trebui compilată.

Ele dezvăluie natura evenimentului, indică calendarul și condițiile de participare la eveniment.

Guvernul Federației Ruse

simpozion internațional "Automatizat

sistemele de testare și rolul lor în procesul de învățare. "

Pentru a participa la simpozion, este necesar să listați 800

mii de ruble. pentru fiecare participant la calc. contul nr

Financier-bancă și trimiteți o copie a plății

Prim-prorectorul D. I. Furmanov

editura. "Conduita sistemelor deschise

seminar "Tehnologia informației în

designul sistemului și managementul afacerilor "

Participarea la seminar este necesară pentru a transfera 100 $ (în

ruble la cursul de schimb din ziua plății) plus impozitul pe

valoare adăugată (20%) la cont: și confirmați

Ministerul Educației Generale și Profesionale din Federația Rusă

Tel. (095) 127-26-53

Fax (095) 123-15-00

Confirmăm primirea propunerilor dvs., menționate în scrisoarea № 01-05.326 din 15.03.99. Decizia Comitetului Executiv al Fondului va fi luată nu mai târziu de 12.04.99 și vă va fi comunicată.

O scrisoare de atenționare conține o indicație a apropierii sau expirării oricărui angajament sau eveniment. O astfel de scrisoare poate fi deosebit de laconică și poate conține o parte finală.

Acest tip de scrisori, de regulă, începe cu cuvântul "Amintește-te". De exemplu:

Reamintim că, în conformitate cu contractul 24/16 din 16.03.99, trebuie să finalizați dezvoltarea proiectului până la 16.06.99.

Vă rugăm să informați despre starea de lucru.

Vă reamintim că termenul de livrare pentru produse în conformitate cu scrisoarea nr. 01-27 / 64 din 02.06.99 a expirat la 01.09.99.

Vă întrebăm. Tu să modernizezi computerele Institutului cu integrarea într-o rețea cu un server dedicat de fișiere.

Plata este garantată din numărul de cont în Mosbusinessbank.

Fundația este pregătită să primească trei formatori ai Institutului pentru o perioadă de două luni pentru stagiu. Stagiarii sunt asigurați cu locuințe, li se plătește o bursă în cuantumul salariului minim.

Scrisorile de garanție au de obicei două semnături (șeful și contabilul), sunt ștampilate.

Pentru creșterea planificată pentru coacerea de produse de patiserie pentru locuitorii municipiului „Yasenevo“ de la 1 la 5 tone pe zi și o gamă trebuie să fie mai mare nu suprafață spații mai puțin de 300 de metri pătrați. m.

Vă cerem să vă acordați asistență în închirierea unui spațiu suficient de spațiu suficient.

Scrisori răspunsuri în ceea ce privește conținutul depind de natura acțiunii literelor ca subiect al textului a fost deja stabilit și rămâne stabilit natura soluției problemei din proprie inițiativă scrisoarea: acceptarea sau respingerea propunerii, a cererii. Răspunsul ar trebui să fie întotdeauna stabilite într-un mod specific și clar, voi locui cererile pot fi îndeplinite, în ce măsură, în ce interval de timp. În cazul în care e-mail conține un eșec, ar trebui să fie bine fundamentată. De exemplu:

Pe nr. 07-04 / 25 din 28.02.99 privind calitatea produselor

Banda magnetică oferită dvs. de către uzină a fost certificată în Centrul de certificare de stat și este recunoscută pentru îndeplinirea tuturor cerințelor.

Apendice: Certificat de conformitate pentru bandă magnetică. Copiere.

Fedorchuk F.M., 117463, Moscova, ul. Lesnaya, 6, Apt. 57

Vă informăm că documentele MTS Klimovsk din districtul Petrovsky din regiunea Ulyanovsk pentru anii 1952-56. în arhiva de stocare nu au fost primite, în acest sens nu este posibilă confirmarea înregistrării muncii dvs. în MTS pentru anii indicați.

Pe 02-22 / 12 din data de 13 mai 1999

Despre furnizarea hârtiei de restaurare

Hârtia de restaurare cerută de dvs. nu poate fi livrată în intervalul convenit, datorită modificărilor legislației vamale și necesității de a pregăti noi documente.

"MOSCOVA KOLOSS KOZLOV" "SARATOV GRANITE Pakhomov", "TEXTILELE IVANOVO PENTRU COMISAROV".

De o mare importanță în pregătirea telegramelor ar trebui să aibă posibilitatea de a alege de cuvinte, pentru a transmite mai multă acuratețe sensul. telegramă scrisă limba telegrafice specială posibil fără prepoziții, conjuncții, punctuație. Nuante de sensul cuvintelor și conectarea lor de a transmite în cuvinte ordinea de aranjare în propoziția și terminațiile lor, dacă sunt necesare semne de punctuație, deoarece acestea au un sens semantic, ele sunt scrise cu litere mici abreviat: Point - PT; virgulă -zpt; colon - dvtch; ghilimele - kvch; Paranteze - skb.

Cuvintele din telegramă scriu întotdeauna date digitale și semne ca "număr"; "-" minus; "+" - plus; - un semn de exclamare; - semn de întrebare; % - procent;: - diviziune, etc. Datele sunt indicate prin cifre arabe: numărul, luna, anul. Între cifre nu există semne de separare. De exemplu, 05 11 97. Telegrama se termină cu indicarea indexului său. Telegrama de răspuns este tipărită cu indicele documentului inițiativ, la care se dă răspunsul, fără cuvintele "dvs.", "ale dvs.". Prin urmare, textul însuși nu ar trebui să înceapă și să se încheie cu numere. După text, sunt indicate numele postului și numele persoanei care a semnat telegrama. Semnătura din telegramă este redactată într-o linie separată.

Textul telegramei de serviciu este certificat cu un sigiliu. O telegramă este compilată în două exemplare. Primul, semnat, este dat pentru transmitere, iar cel de-al doilea este depus. Exemplu de telegramă:

KAZAN UNIVERSITATEA DE ȘTIINȚE POLITICE CATEDRA PLEASE CONFIRMARE 20 mai LISTA PARTICIPANȚILOR ABSTRACTS POLITICE ȘTIINȚĂ STOP 8-1264 START OF Sidorov

Beg. management V.S. Sidorov







Articole similare

Trimiteți-le prietenilor: