Suportul de documentare al conducerii (activitatea de birou) este o direcție specifică de activitate care constă în elaborarea, înregistrarea documentelor, prelucrarea și stocarea acestora.
Majoritatea documentelor create de instituții. sunt informații și referințe. Aceste documente conțin informații privind situația reală, care servește drept bază pentru luarea deciziilor și eliberarea documentelor administrative.
Pentru informații și documente de referință includ :. de referință, memorii și note explicative, rapoarte, scrisori, telegrame etc. Acestea sunt complementare în ceea ce privește documentația organizatorică și administrativă și nu sunt obligatorii. Informații. conținute în ele, pot provoca acțiuni, dar pot fi luate în considerare numai.
Vom determina că scopul acestui eseu este un studiu profund și cuprinzător al documentelor de referință și de informare utilizate în activitățile întreprinderii.
Act - document de referință și informații.
Este compilat de un grup de persoane pentru confirmarea faptelor sau evenimentelor (acte de inventariere, primire și transfer de bunuri corporale, cazuri, distrugerea documentelor, acte de accidente etc.).
Actul poate conține concluzii, recomandări, propuneri ale autorilor săi (acte de inspecție, anchete, audituri, testarea produselor etc.). Astfel de acte sunt comisioane temporare sau permanente. persoane autorizate sau un funcționar cu indicarea documentelor care confirmă autoritatea acestora.
Unele acte sunt supuse aprobării (audit și control, conținând recomandări și propuneri).
Actul poate avea o bară de potrivire.
Textul actului constă din partea introductivă și de constatare.
Partea introductivă indică baza pentru întocmirea actului, enumeră persoanele care au întocmit actul și sunt prezente în același timp (președinte, membri ai comisiei, prezent).
Recitalul face parte din textul oferă o descriere a lucrării (natura, caracterul, metodele, calendarul), să stabilească faptele (evenimente), stabilit concluziile, propunerile, concluzii elaboratorii act. Textul poate fi împărțit în paragrafe și sub-paragrafe, poate fi făcut sub forma unui tabel.
În prezența aplicațiilor, o notă privind prezența acestora se face după text.
Actul este semnat de toate persoanele care au luat parte la redactarea sa (posturile nu indică).
Prin actele de audit și anchete, aceștia introduc toate persoanele ale căror activități le privesc. În același timp, aceștia menționează marca potrivită (actul a fost familiarizat cu: semnătura, data).
Dacă există comentarii, actul este văzut cu nota: "Comentarii sunt atașate".
Actele se întocmesc pe un formular comun. Actele interne pot fi emise nu pe formular.
Recipientele sunt separate unul de altul la intervale de 1, 5-3.
Un eșantion al actului este prezentat în apendicele 1.
Protocolul este un document care stabileste cursul de discutie a problemelor si luarea deciziilor la intalniri, intalniri, conferinte, alte forme de munca ale organismelor colegiale.
Protocoalele se eliberează pe formulare speciale, în cazul cărora numele documentului este tipărit în avans în imprimantă sau pe foi obișnuite de hârtie A4.
Textul protocolului este format din două părți: introductive și de bază.
Partea introductivă a protocolului conține informații constante și variabile.
Informația constantă este legată de utilizarea unei terminologii stabile - "Președinte", "Secretar", "Prezent". Aceste cuvinte sunt scrise cu o majusculă de la începutul câmpului din stânga.
Pentru variabila informației sunt inițialele și prenumele președintelui, secretarului și celor prezenți. Ele sunt scrise din poziția a doua a tablului (a 29-a divizie pe linia mașinii de tipărire sau după 16 impacturi din câmpul stâng al PC-ului)
Numele membrilor corpului colegial sunt în ordine alfabetică, separate prin virgulă, într-o linie. Liniile partajează un interval. În cazul în care membrii corpului colegial sunt mai mult de 15 persoane. apoi indicați numărul total și numărul în paranteze - fișa de înregistrare este atașată.
La numele invitaților se adaugă numele postului și numele organizației pe care o reprezintă. Procedura de executare a acestora este aceeași ca și pentru membrii corpului colegial.
Partea introductivă a protocolului se încheie cu ordinea de zi. Expresia "Agenda" este scrisă de la începutul câmpului din stânga (poziția 0 a tabelului). Din linia roșie, începeți să înregistrați articolele de pe ordinea de zi. Numerele sunt numerotate în cifre arabe. Întrebările au un grad de importanță și complexitate. Formularea paragrafului cu cuvântul "diverse" nu este permisă. Fiecare întrebare trebuie specificată.
Partea principală a protocolului se bazează pe următoarea schemă: Listen - au fost - au decis să (decid), și pentru fiecare întrebare în parte. Cuvinte - ascultare, vorbire, RESOLVED (Rezolvată) a scrie cu majuscule, inițiale (stânga) a câmpului, fără semne de certurilor (punctuație deschise).
Înainte de cuvântul LISTEN au pus numărul ordinal al problemei pe ordinea de zi, dacă sunt discutate mai multe întrebări.
Dacă difuzorul furnizează textul discursului, atunci după bord indicați - "Declarația atașată".
Partea finală a protocolului este decizia (decizia). Începeți această parte cu cuvinte DECIZATE sau RESOLVATE (din poziția 0 a tabelului - câmpul din stânga).
Partea operativă este construită în conformitate cu schema: acțiune - interpret - termen. Executorul poate fi o organizație. o unitate structurală sau un anumit funcționar. Dacă rezoluția conține diferite probleme, atunci este împărțită în paragrafe numerotate cu cifre arabe. Fiecare element începe cu o linie roșie.
Protocolul poate stabili o decizie privind aprobarea unui document. În acest caz, protocolul trebuie să aibă o referință la data și numărul documentului, iar documentul însuși trebuie atașat protocolului.
La votarea în alegeri, rezultatele votării pentru fiecare candidat sunt indicate.
Dacă o anexă este atașată la protocol, se face o înregistrare după prima parte a protocolului - întâlnirea ... este prescurtată. Transcrierea este atașată.
Procesul verbal este semnat de președinte și secretar. Secretarul editează textul, introduce fiecare vorbitor în evidența discursului său și primește semnătura vorbitorului, conform înregistrării discursului său. Procesul-verbal al ședințelor, pentru care a fost ales președintele, este semnat de președinte și de membrii prezidiului.
Data ședinței este data ședinței. Dacă întâlnirea continuă câteva zile, indicați data de începere și, prin liniuță, sfârșitul întâlnirii.
Numărul protocolului este numărul de serie, care este aplicat în cursul anului calendaristic.
Un exemplu de protocol este prezentat în apendicele 2.
3. Memorandumul de înțelegere
În funcție de conținutul și scopul notelor, acestea sunt împărțite în informații și rapoarte.
Notele externe sunt întocmite pe foaia de hârtie comună a organizației format A4. șeful organizației le semnează.
Data documentului este considerată data semnării acestuia.
Textul memorandumului este împărțit în două părți. Prima este o afirmație a faptelor care au servit drept motiv pentru compilația sa, al doilea este concluziile, opiniile inițiatorului - organizația sau oficialul.
Scrisoarea este un nume generalizat pentru diverse documente trimise prin poștă. Acesta servește ca mijloc de comunicare între instituții, persoane, vă permite să raportați diverse informații, să anunțați evenimentele.
Există mai multe tipuri de litere: scrisori care conțin o cerere, o ofertă. cererea, cererea, care necesită un răspuns. Există scrisori care conțin notificări, informații, refuzuri, mementouri și nu necesită un răspuns.
Scrisorile se fac pe foi de antet speciale pentru literele A4 și A5, în funcție de mărimea literei. Dacă litera nu depășește zece linii, este desenată pe o hârtie cu antet A5 (titlul nu este scris, textul poate fi tipărit în interval de 1, 5 sau 1). Numele tipului de document - litera - nu este scris.
Nu se recomandă utilizarea formularelor cu aranjamente longitudinale ale documentelor pentru scrierea literelor.
Când se face trimitere la un anumit funcționar, numele organizației este scris în cazul nominativ, titlul postului, numele. - în dativ.
Textul scrisorii trebuie să fie simplu, concis, consistent, convingător și corect.
O scrisoare scoate în evidență o singură întrebare. Acest lucru simplifică lucrul cu documentul (înregistrare, execuție, control). Câteva întrebări sunt menționate într-o singură scrisoare doar dacă acestea sunt interdependente.
De fapt, evenimentele sunt prezentate în mod obiectiv, pe deplin, clar. Inexactitățile produse în prezentarea și prelucrarea textului pot privi documentul de forță juridică.
Textul scrisorii este alcătuit din părțile introductive și principale.
Partea introductivă indică motivele care au servit drept bază pentru scrierea scrisorilor, trimiterea de referințe la fapte, documente etc.
Partea principală a scrisorii stabilește scopul: o cerere, o propunere, un mesaj, un refuz etc. Scrisoarea poate conține doar partea principală (de exemplu: selectați 4 mașini pentru a servi oaspeții festivalului).
Toate elementele logice ale scrisorii sunt evidențiate în paragrafe. În text nu ar trebui să existe cuvinte inutile care să facă dificilă citirea. Evitați reducerile inutile.
Textul, de regulă, stabilită de la persoana a treia singular - „Organizația spune ...“ în a treia persoană plural - „cadrele didactice și studenții școlii sunt invitați să ...“, prima persoană entitate singulară - „Te rog ...“ first-person plural numerele - "Vă rugăm ...".
Documentele pot fi atașate textului scrisorii. În acest caz, după text (după 1, 5-2 intervale) scrieți cuvântul Anexă (din câmpul inițial, cu o literă de majuscule).
Textul aplicației este scris într-o coloană, după 1 interval. Dacă există mai multe aplicații, ele sunt numerotate cu cifre arabe, separate între ele de două intervale.
Scrisorile scrise trebuie să fie semnate de către oficiali interesați. Vizele trebuie plasate pe partea frontală a ultimei foi a copiei literei care rămâne în întreprindere. Visa este formată din următoarele elemente: numele biroului (pe teren), semnătura personală (de la câmpul din stânga), numele complet (inițialele, numele de familie - 2 din poziția filei, sau de imprimare 16 caractere imprimate de pe marginea din stânga), data (de la marginea din stânga). Elementele vizei sunt separate unul de altul la intervale de 1, 5-2.
La scrisorile primite notați cu privire la admiterea în organizație și rezoluția capului.
O notă privind primirea unui document într-o organizație constă în următoarele elemente: data primirii, numărul de înregistrare în serie. Puneți o notă în colțul din dreapta jos al documentului.
Scrisorile sunt semnate de șefii de întreprinderi și subdiviziuni structurale. Propsul "Semnătura" are următoarele elemente: titlul postului, semnătura documentului, semnătura, numele complet.
La semnarea unei scrisori de către mai mulți funcționari, semnătura este plasată una în alta în funcție de poziția deținută.
Există mai multe tipuri de litere: scrisori care conțin o solicitare, o propunere, o cerere, o solicitare care necesită un răspuns. Există scrisori care conțin notificări, informații, refuzuri, mementouri și nu necesită un răspuns.
Ajutor - un document care confirmă orice fapte sau evenimente.
Există două tipuri de informații:
1. Referințe, care descriu și confirmă fapte sau evenimente în activitatea de producție a organizației.
Anchetele se fac la conducerea unei organizații de nivel superior sau la conducătorul organizației pentru a obține informații privind punerea în aplicare a planurilor, sarcinilor și misiunilor. Ele sunt prezentate la timp. Textul unei astfel de referințe este alcătuit din două părți.
În prima parte a raportului, sunt prezentate faptele care au servit drept scuză pentru scriere, în al doilea - date specifice.
Concluziile și propunerile nu sunt prezentate în certificat. Acest lucru o deosebește de memorandum.
În informațiile de înregistrare de ajutor pentru o anumită perioadă de timp. Titlul ajutorului poate conține o perioadă de timp sau o dată la care informațiile atașate în document sunt atașate.
Referința ar trebui să reflecte obiectiv starea lucrurilor, prin urmare, compilarea acesteia necesită colectarea și verificarea atentă a informațiilor. Tabelele pot fi date în referințe.
Informațiile compilate pentru conducătorul organizației sunt semnate de autor, compilate la conducerea organizației superioare, semnate de șeful instituției. Contabilul financiar este semnat și de contabilul-șef al instituției.
Anchetele care depășesc limitele instituției sunt întocmite pe un hârtie de antet de format A4 și pe documente interne pe o foaie de hârtie, dar cu aceleași cerințe.
Data certificatului este data semnării acestuia.
2. Anchete care atestă fapte legale. confirmarea locului de muncă, a studiului, a locului, a locului de reședință etc. ele sunt emise la cererea persoanei sau instituției interesate. Acesta este cel mai numeroase și mai compilat grup de referințe. De regulă, în compilarea unor astfel de certificate, se utilizează formele unificate de ecran de mătase de format A5.
Variabilele și datele lipsă pot fi introduse în formatul de șablon de ajutor manual sau pe o mașină de scris.
În text nu ar trebui să se întoarcă arhaice, cuvinte inutile: "această informație", "învață cu adevărat". Textul este semnat și ștampilat.
O telegramă este un document alocat de alții, printr-o metodă de transmitere (prin telegraf). Viteza de transmisie este uneori necesară dacă un alt mod mai lent încetinește performanța.
Telegramele pot fi trimise cu mai multe texte la un element sau cu același text - la diferite articole. Există soiuri de telegrame: telautogram, diagramă-telegramă, o telegramă cu semnătura certificată a telegramei, procura, o telegramă cu răspuns plătit anticipat care este trimis pe un formular special, etc.
Telegrama este construită din două părți, separate printr-o linie. Prima parte (deasupra liniei) este transmisă prin telegraf (este plătită), a doua parte (sub linie) nu este transmisă și plătită prin telegraf.
Prima parte a telegramei conține următoarele cerințe:
A doua parte a telegramei conține următoarele cerințe:
- semnătura persoanei în numele căreia este emisă telegrama (indicarea postului);
Sindicatele, prepozițiile, pronumele și punctuația din text sunt omise, cu excepția cazului în care sensul este distorsionat. Dacă este necesar, semnele de punctuație sunt indicate prin cuvinte sau prin abrevierea: dot (dot), com (comma), dvtch (colon), qw (ghilimele). Numai cuvinte indică semne: o liniuță, exclamație, întrebare, semne de operații aritmetice (plus, minus, diviziune), semn la sută, numărul, alineatul (eventual reducerea - HP).
Datele digitale, inclusiv datele, sunt adesea indicate în cuvinte pentru a evita denaturarea transmisiei.
În a doua parte a telegramei (sub linie)
Asigurați-vă că certificați sigiliul organizației sau sigiliul special "Pentru telegrame".
Telegramele sunt semnate de șeful organizației sau de deputații săi (prin întrebare).
Data semnării telegramei trebuie să corespundă datei de expediere.
În telegramele comune aparținând mai multor expeditori, sigiliile sunt certificate cu fiecare semnătură.
La trimiterea de telegrame la contul avansului plătit, trebuie să i se pună la dispoziție o notificare în avans specială sau o notă privind numărul contului în avans.
Telegrama imprimate pe o coală curată de hârtie pe formular dacă, în trei exemplare, pe de o parte (prima copie este transmisă la telegraf, a doua hem în cazul Chancery treilea transmis la departamentul de contabilitate).
Dacă există un teletip, telegrama se face în două exemplare și nu este transferată departamentului contabil.
- transmite doar informații scurte și urgente;
- verificați corectitudinea înregistrării prin citirea repetată;
- Nu transmiteți texte complexe (textul nu trebuie să conțină mai mult de 50 de cuvinte);
- Nu utilizați cuvinte greu vorbite și rare;
Documentele de management formează baza documentației organizației. Ele au un caracter universal, sunt create de organisme guvernamentale, organizații comerciale și de stat.
Gestiunea întreprinderilor necesită în mod inevitabil crearea a mai multor tipuri de documente de conducere, fără care este imposibil să se rezolve sarcinile de planificare, finanțare, creditare, contabilitate și raportare, managementul operațional, personalul întreprinderii etc.
Astfel, activitatea colegială a fondatorilor unei întreprinderi este înregistrată în protocoale; activitățile administrative ale directorului - în ordine și ordine pentru activitatea principală și pentru personal; activitatea comisiilor de audit - în acte; producție și activități economice - în contracte. contracte, corespondență comercială etc.
Sunt documente, adică fixat pe un suport material care are efecte juridice, servesc drept principala dovada unui fapt în soluționarea litigiilor economice cu partenerii de afaceri în instanța de arbitraj sau de conflicte de muncă cu angajații societății în Tribunalul Poporului.
Astfel, cunoașterea problemelor de activități contemporane de management de documentare va ajuta antreprenorul să lucreze fără un conflict extern (cu guvernul și partenerii) și intern (cu angajații), concentrându-se asupra sarcinilor de producție și a activității economice, concurența, maximizarea profitului, dezvoltarea întreprinderii.
______ Nr. _____ Transcriere personală
Semnătura semnării de la Moscova
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: