Când acceptați un angajat nou pentru companie, este important să-l familiarizați nu numai cu responsabilitățile de muncă, ci și cu acele abordări care îi vor ajuta să își îndeplinească îndatoririle cât mai eficient posibil. În acest articol, vom discuta cum să ajutăm angajații să-și stabilească o activitate eficientă prin e-mail. De ce este important acest lucru?
Îmbunătățirea lucrului cu poșta poate fi împărțită în două blocuri:
1. Cunoașterea și utilizarea funcțiilor căsuței poștale.
Aceasta înseamnă că, în primul rând, personalul ar trebui să studieze posibilitățile de e-mail și să înceapă să le folosească. Iată principalul lucru pe care trebuie să-l cunoașteți atunci când lucrați cu un e-mail:
Cum să distribuiți informații către foldere.
În caseta electronică există un număr de foldere standard, de exemplu: "muncă", "conturi", "important", "personal" etc. Este important să vă configurați folderele. recomandări:
- creați dosare în care vor merge scrisorile managerului (verificați-le mai întâi);
- de la contractor (este ușor de găsit istoria corespondenței);
- cu oferte, liste de prețuri (aceste scrisori nu necesită un răspuns urgent, dacă este necesar, în viitor, puteți reveni la propunere);
- și alte foldere.
Cum se utilizează etichetarea literelor
Afișarea vizuală a e-mailurilor primite simplifică foarte mult lucrul cu e-mail și caută informațiile necesare.
Cum să căutați rapid mesaje
Serviciile poștale oferă oportunități excelente pentru căutarea avansată a mesajelor utilizând operatori de căutare avansată.
Operatorii sunt cuvinte și simboluri de interogare care vă ajută să căutați mesaje prin diferite criterii: expeditor, subiect, comenzi rapide, litere cu fișiere atașate.
2. Distribuirea corectă a timpului pentru lucrul cu e-mail
Treceți încet în corespondență
Nu țineți fereastra de e-mail deschis toată ziua. Leo Babauta spune: "Am ajuns la concluzia că dacă 20-30 de litere se vor acumula în cutia mea, atunci lumea nu se va prăbuși, în același timp mi-ar fi ușor să prelucrez astfel de cantități repede. Atenție vă rog! Eu spun "proces" și nu "citit".
Deschidem Mesaje primite pentru a răspândi mesajele altor foldere, nu pentru a le citi și a le lăsa acolo.
Repede în dosare
Am deschis mail-ul și încep să ia decizii rapid: eliminarea sau arhiva, citi și răspunde imediat (în cazul în care durează mai puțin de 2 minute) sau arhiva, trimite un răspuns rapid, și apoi înapoi în sus, se adaugă la lista mea de rezolvat, pentru a face acest lucru mai târziu (marcați cu un asterisc și apoi arhiva).
În orice caz, NU ar trebui să fie nimic în primire.
Adăugați imediat totul în calendar
Dacă o scrisoare vine la mine cu o anumită dată, ceea ce trebuie să-mi amintesc, l-am pus imediat pe calendar. Întâlnire personală sau conversație pe Skype, formare sau ceva, pe care ar trebui să-mi amintesc doar o săptămână mai târziu - totul este imediat trimis în calendar. Acum, acesta este cel mai bun obicei al meu, este adus la automatizare, și datorită lui, rareori uit de ceva.
Scrie litere scurte
Răspunsul meu la scrisoare este de obicei 1-3 propoziții. Rareori când scriu scrisori mai mult de 5 propoziții. Și pentru asta trebuie să existe un motiv bun.
Dacă trebuie să scriu foarte mult, aș prefera să o fac în Google Docs și să dau acces la persoana potrivită. O scrisoare scurtă înseamnă un răspuns rapid din partea destinatarului, pentru că o persoană nu trebuie să-și facă drumul prin jungla elocvenței tale pentru a prinde și stăpâni informația cheie.
Adăugați rapid sarcini la lista cu todo
Unele utilizează căsuța de e-mail ca listă de sarcini, dar nu este potrivită pentru aceasta și de aceea:
- Cazurile care trebuie să fie efectuate sunt amestecate cu alte litere și apoi sunt greu de capturat de la masa generală.
- Narativul din scrisoare nu conține întotdeauna un ghid specific pentru acțiune, dar pe baza literei vă puteți stabili o sarcină. Când o să faceți asta, va trebui să recitiți din nou litera, pentru a vă aminti ce sarcină specifică ați stabilit după ce ați citit-o.
- De fiecare dată când te uiți în corespondență pentru a prinde o altă afacere, te poți împiedica de noi mesaje care îți atrag atenția și distrag atenția asupra principalelor lucruri, bătând ritmul de lucru.
O listă simplă și convenabilă pentru todo este un document text obișnuit în care puteți adăuga sarcini de la litere în câteva clicuri. Da, și în timpul lucrării acestei foi va fi un instrument mai eficient, pentru că nu trebuie să vă uitați întotdeauna în căsuța de e-mail.
Aceasta înseamnă că dacă am deschis scrisoarea și nu am aruncat-o în alt dosar, va dispărea pur și simplu.
Aceasta mă motivează să decid imediat cum să rezolv această scrisoare imediat sau pur și simplu o voi pierde. Datorită acestei configurații particulare, mesajele deschise nu sunt copiate în căsuța de e-mail, care devin treptat gunoi.
Amânați pentru citire
Filtru fără milă
Când o cutie apare în cutia pe care nu o vreau să o văd, mă ocup de ea imediat. Nu fi leneș să vă dezabonați de pe lista de corespondență sau să instalați un filtru pe acest expeditor. Și acest lucru reduce foarte mult fluxul de mesaje primite.
Sunt nemilos cu privire la scrisorile care îmi înfundă căsuța de e-mail și de obicei aplică această regulă persoanelor care sunt prea îngrijorate pentru mine.
Închideți e-mailul după procesarea mesajelor
Mesaje dezasamblate - închideți e-mailul și nu deschideți câteva ore până când nu sunt colectate din nou suficiente litere.
Pentru a obține niște obiceiuri pentru a lucra eficient cu poșta este foarte corect. Veți observa imediat cât de mult mai relaxat ați început să vă îndepliniți sarcini mai importante, scăpând verificarea poștală obsesivă la fiecare 10 minute. Capul tău va fi liber pentru gânduri proaspete, odată ce cutia poștală nu conține scrisori inutile.
Pentru a vă asigura că aceste sfaturi nu sunt uitate, faceți o scurtă listă de verificare pentru a lucra cu e-mail. Cum sa scriem o foaie de verificare eficienta pe care am scris-o in ultimul nostru articol.
Cunoașterea capabilităților instrumentului și instruirea abilităților de lucru eficient cu poșta va face munca mult mai eficientă.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: