Eliberarea documentelor din arhivele organizației

Cazurile stocate în arhivă, din când în când, pot fi revendicate de angajații organizației, de alte companii și chiar de cetățeni (persoane fizice). Cum și în ce documente să emită problema cazurilor pentru uz temporar, decât să înlocuiți problema pe raft, cum să rezolvați problema?







Cazurile stocate în arhivă, din când în când, pot fi revendicate de angajații organizației, de alte companii și chiar de cetățeni (persoane fizice). Cum și în ce documente să emită problema cazurilor pentru uz temporar, decât să înlocuiți problema pe raft, cum să rezolvați problema?

Exemple de completare a documentelor însoțitoare și nuanțele de a lucra cu acestea sunt prezentate în articol.

Cui și pentru ce documente de arhivă sunt emise?

Există adesea situații în care, la cererea unei alte organizații sau a unui cetățean, organizația trebuie să furnizeze copii ale documentelor sau extrase din acestea.

  • pentru utilizarea de către angajații organizației;
  • pentru utilizarea de către cetățeni în sala de lectură pentru cercetări științifice și de altă natură;
  • utilizarea temporară pentru alte organizații;
  • pentru efectuarea lucrărilor de arhivare cu documente;
  • să efectueze copie de asigurare și prelucrare specială a documentelor pentru a îmbunătăți starea fizică a documentelor.

Desigur, din lista propusă pentru compania neguvernamentală obișnuită, cea mai relevantă va fi emiterea pentru folosirea propriilor angajați, mai puțin frecvent - altor organizații și, probabil, pentru folosirea cetățenilor. În acest din urmă caz, în cazul în care specificul organizației implică plângeri similare ale cetățenilor, ar trebui să aibă grijă de echipamentul de la sala de arhivă lectură: un loc unde oamenii pot sta liniștit și de a lua cunoștință cu caz și, dacă este necesar, face copii ale documentelor







Permiteți vizitatorilor "de pe stradă" să ia lucruri în afara organizației nu poate!

Condiții de utilizare a documentelor

Regulile de bază specifică următorii termeni pentru utilizarea documentelor din afara arhivei (secțiunea 4.5.2):

  • 1 lună pentru utilizarea de către angajații organizației;
  • 1 lună pentru utilizarea documentelor în sala de lectură;
  • 3 luni pentru utilizarea temporară în alte organizații;
  • 6 luni pentru expunerea documentelor.

Organele instanței și parchetul sunt emise cazuri până la închiderea cauzei sau prin pronunțarea unei hotărâri judecătorești.

Extinderea datelor de emitere de utilizare temporară, inclusiv organele instanței și parchetului, precum și expunerea permisă în cazuri speciale, cu permisiunea șefului organizației de confirmarea scrisă a utilizatorului garantează siguranța documentelor.

Ordine de eliberare a documentelor

În organizațiile foarte mari, cu o arhivă vastă, este recomandabil să se înceapă procesul de utilizare a documentelor de arhivă de la ordinele angajaților până la emiterea cazurilor (Anexa 17 la Regulile de bază).

Notă: în forma propusă de Rosarkhiv, trebuie să precizați scopul studiului. Dar într-o organizație non-guvernamentală, lucrătorii rareori ajung la arhivă în scopuri de cercetare, așa că în domeniul corespunzător puteți cere să indicați "scopul ordonării documentelor". În plus, este de dorit să solicitați angajatului să numească subdiviziunea structurală sau separată în care lucrează: acest lucru este valabil mai ales pentru organizațiile cu o rețea extinsă de sucursale.

În condițiile arhivei întreprinderii, valoarea acestui formular este că, parțial completat, poate fi trimisă angajaților arhivei prin e-mail și vor avea timp să caute caz. La locul de muncă, care intenționează să facă o comandă, angajatul va completa casetele 1-4 (sursa informațiilor pentru completarea acestora - dispozitivul de referință științific la documentele de arhivă) și va trimite cererea la arhivă.

Când angajatul ajunge să primească afacerea comandată, aplicația va fi tipărită și înregistrată de angajații arhivei. La primirea documentelor, clientul-angajat va semna coloana 5, iar la întoarcere angajatul arhivei va pune semnătura în coloana 6.

Aplicația executată rămâne în arhivă și este stocată până la verificarea stării și disponibilitatea cazurilor.

Respectarea instrucțiunilor de la Rosarkhiv, stabilite în Regulile de bază, va asigura nu numai stocarea eficientă a documentelor, ci și monitorizarea constantă a utilizării acestora.

Kozhanova E.N. specialist în management DOW și HR

Anunțuri privind problemele viitoare







Articole similare

Pagina anterioară

Pagina următoare

Trimiteți-le prietenilor: