Orice document are propriul său termen de valabilitate sau ciclu de utilizare. În orice organizație, care își desfășoară activitatea sau de raportare la documentația, este timpul pentru a scăpa de documentele acumulate, ei ghiftui toate fișierele și chiar supraviețui proprietarii de birouri, care ocupă tot spațiul disponibil.
Există diferite moduri de a distruge documentele. ce alegeți depinde de importanța informațiilor conținute pe hârtie.
În cazul în care standardele, termenul de valabilitate. permiteți-vă să distrugeți documentația, cel mai simplu mod, să colectați, să sortați și să le dați pe cont propriu.
Dar dacă documentele conțin date importante, aveți nevoie de o metodă mai fiabilă care să vă permită să scăpați de acumularea de documente și să păstrați informații confidențiale.
Cele mai comune metode de distrugere a valorilor mobiliare
În prezent, există multe metode diferite, dar cele mai frecvente metode de eliminare a documentelor acumulate sunt:
- ardere;
- Dispozitive distruse;
- livrare pentru prelucrare;
- depozitarea în depozitele de deșeuri;
- tratamentul chimic.
Ce modalitate de a alege, va depinde de situația financiară și tehnică care există în întreprindere. De remarcat, de asemenea, că toate speciile au argumente pro și contra, de exemplu:
- ardere - poluează ecosistemul;
- utilizarea dispozitivelor speciale necesită un cost financiar mare pentru achiziția lor;
- predarea pentru procesare fără prelucrare prealabilă, nu va permite ascunderea informațiilor confidențiale;
- Metoda chimică necesită costuri financiare chiar mai mari decât mașinile de rectificat, multe companii nu sunt deloc accesibile din cauza politicii prețurilor.
De-a lungul anilor, documentele arse au fost distruse în aproape toate instituțiile, care au acumulat sute de kilograme, și apoi o tonă de hârtie uzată.
Nu cu mult timp în urmă, atunci când centralele de cazane din oraș au folosit cuptoare de cărbune, a fost ușor să scapi de hârtia de gunoi inutilă, trecând-o la serviciul municipal, pentru ardere. Această metodă a fost populară datorită faptului că nu necesita costuri financiare pentru echipamente scumpe, deoarece erau cuptoare complet pregătite. Dacă toate regulile sunt îndeplinite, această metodă garantează eliminarea completă a tuturor informațiilor disponibile pe hârtie.
Este important să știți! Foarte dens dosare compactate cu documente nu pot arde complet, deoarece obgorite stratul superior împiedică pătrunderea oxigenului în foaia interioară, prin care, penetrare dificil la foc. Ca urmare, aproximativ 30-40% din masa totală poate supraviețui și există o probabilitate mare de scurgere a informației.
În ultimii ani, serviciul de încălzire abandonat complet vechile tipuri de sobe de încălzire, și, prin urmare, pentru a găsi un loc de ardere a devenit mai dificilă, astfel încât în acest moment, o astfel de tehnică este aplicată numai la instalații specializate echipate cu un incinerator.
Auto-distrugerea documentelor secrete prin ardere în pădure sau pe teritoriul întreprinderii este foarte periculoasă și, cel mai important, ilegală. O astfel de infracțiune va fi pedepsită, iar inițiatorul ei poate fi responsabil. Astfel de acțiuni prevăd impunerea unor amenzi grave, deoarece acestea sunt interzise de stația sanitară și epidemiologică, precum și legislația de mediu.
În acest caz, cea mai bună opțiune în această situație este să se aplice unui serviciu de arhivă specializat care organizează calitate și, cel mai important, combustie confidențială, această metodă este complet legală. Deși necesită anumite costuri financiare. Din păcate, numărul de astfel de companii din țară nu este atât de mare. Prin urmare, unele organizații, în absența unor astfel de servicii în orașul lor, ar trebui să acorde atenție altor metode.
Dispozitiv de mărunțire pentru distrugerea hârtiei, ca modalitate de distrugere a documentelor
Aparate pentru distrugerea documentelor, tocare de hârtie numite dispozitive speciale, tocătoare de, care, în timpul nostru sunt foarte frecvente și apar în mai multe firme de contabilitate moderne și alte organizații care lucrează cu un număr mare de documente.
Principalele avantaje ale acestei proceduri sunt:
- respectarea tuturor standardelor de mediu;
- distrugerea completă a informațiilor;
- rapidă și nu necesită abilități speciale.
Multe companii care utilizează mașina pentru a distruge documentele presupun în mod eronat că este posibilă eliminarea ulterioară a hârtiei pe teritoriul organizației. Dar acest lucru este înșelătoare, deoarece arderea neautorizată este interzisă prin lege și propria deșeuri de hârtie de prelucrare în producția de celuloză reciclată la astfel de întreprinderi, de regulă, nr.
Cea mai bună modalitate de a scăpa de resturile de hârtie, după ce toate documentele sunt distruse de tocător, pentru a le preda hârtiei reciclate, această metodă este benefică:
- în primul rând, prin faptul că, în acest caz, toate standardele de mediu sunt respectate și împiedică poluarea mediului;
- în al doilea rând, este un fel de câștig suplimentar, deoarece fiecare tonă de hârtie de deșeuri poate reface bugetul unei firme sau organizații cu 3000-6000 mii de ruble.
Singurul dezavantaj este prețul mașinii pentru distrugerea documentelor, tocare, ea ar putea surpriză foarte neplăcută în cazul în care valoarea anuală a titlurilor de valoare este foarte mare, este necesar nu doar pentru a cumpăra câteva mașini, dar, de asemenea, pentru ca acestea să aloce spațiu. De asemenea, o astfel de tehnică, deși poate fi utilizată de utilizatori obișnuiți, deoarece nu necesită pregătire, dar întreținerea trebuie efectuată de un specialist. Exportul unui astfel de maestru va costa, de asemenea, o sumă decentă. Ca rezultat, această metodă poate fi numită eficientă, dar nu ieftină.
Singura modalitate prin care tehnologia își poate plăti este să o folosească zilnic, poate să închirieze sau să ofere servicii de distrugere a valorilor mobiliare altor firme similare.
Tratamentul chimic
Cu ajutorul chimicalelor, puteți procesa orice documente, până când pierd informații și sigilii asupra lor. Chimicalele acționează pe hârtie astfel încât să se transforme într-o masă înmuiată, lichefiată. Metoda de tratare chimică este destul de eficientă, dar costul său este foarte mare și nu fiecare organizație își poate permite să recurgă la o astfel de metodă.
Și rămâne nerezolvată problema cum să scapi de masa finală obținută după tratamentul cu substanțe chimice. De asemenea, necesită costuri suplimentare pentru reciclare.
Ca și utilizarea, tocătoare, metoda chimică. procesarea necesită o cameră separată, dar deja angajații obișnuiți ai întreprinderii sau companiilor nu pot distruge personal materialele, acest lucru necesită un bărbat de costum de protecție special instruit. Un specialist poate lucra sub supravegherea cuiva, pentru a evita scurgerea informațiilor clasificate sau secrete.
Dezavantajele acestei proceduri, de asemenea, pot fi atribuite, durata procesului, pentru ca reactivii să distrugă o cantitate mare de informații despre hârtie, poate dura câteva zile.
Depozitarea depozitului de deșeuri
Cea mai accesibilă și ieftină metodă de distrugere a documentației, dar are și o serie de deficiențe, cum ar fi:
- nu există garanții că toate lucrările vor fi complet îngropate;
- Momentul de putrefacție este dificil de prevăzut și, prin urmare, datele de pe hârtie nu vor fi pierdute;
- nu există nicio garanție că informațiile vor fi protejate, chiar dacă o întreprindere competitivă poate intercepta ușor hârtia necesară;
dacă conținutul documentelor nu are o importanță majoră, iar scurgerea informațiilor nu este periculoasă pentru organizație sau firmă, atunci această metodă poate fi numită cea mai profitabilă și disponibilă dintre cele disponibile pe piață pentru servicii similare.
Comandați eliminarea gunoiului în orașul dvs. puteți de la un număr de companii care se află în catalogul site-ului nostru.
Acordați atenție modului în care puteți executa în mod corespunzător distrugerea documentelor
Atenție vă rog! Durere în articulații!
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: