DOCUMENTE PRIVIND COMPOZIȚIA PERSONALĂ
Un dosar personal este un set sistematizat de înregistrări personale și inițiale necesare care caracterizează activitatea de muncă a angajatului la diferite poziții din cadrul organizației sau în poziții de conducere într-o anumită ramură a economiei.
Lanțul tehnologic al procesului de formare a unui caz personal include:
- înscrierea în inventar (jurnal) a înregistrărilor de inventar ale dosarelor personale de evidență a stabilirii unui nou dosar personal;
- pregătirea copertei dosarului personal: proiectarea copertei în conformitate cu standardul; o indicație a numărului de înregistrare al dosarului personal și a datei înființării acestuia; identificarea numărului de fișier personal pe rădăcina dosarului;
- depunerea într-un dosar cu foi goale a inventarului intern al documentelor personale, completarea și plasarea într-un plic pe spatele capacului cardului de control pentru eliberarea unui dosar personal;
- angajatul serviciului de personal de la conducătorul acestui serviciu primește setul inițial de documente pentru includerea în dosarul personal;
- sistematizarea documentelor primite, includerea în inventarul intern a documentelor de informații privind documentele plasate într-un dosar privat;
- numărarea numerică a foilor de documente și desemnarea foilor de aranjare a documentelor în inventarul intern;
- depunerea documentelor în dosarul personal în secvența numerelor de coli; verificarea corectitudinii numărării foilor;
- plasarea unui dosar personal într-un dulap de depozitare care poate fi blocat;
- în plus, în procesul de recepție a documentelor, afaceri personale;
- sistematizarea documentelor care trebuie incluse în fiecare dosar individual, în conformitate cu secvența necesară localizării lor în acest caz;
- efectuarea de înregistrări regulate în inventarul intern al documentelor personale; depunerea documentelor într-un dosar privat, verificarea corectitudinii numărării foilor;
- efectuarea unui dosar personal: efectuarea înregistrărilor necesare și a mărcilor privind verificarea disponibilității documentelor personale în plus față de o fișă personală privind contabilitatea personalului;
- emiterea unui dosar personal către conducerea organizației și serviciul de personal contra semnării în cartea de control a cazului; la întoarcerea unui caz - verificarea disponibilității și a integrității documentelor;
- cunoasterea in departamentul de personal al angajatilor organizatiei a documentelor din dosarele personale in conformitate cu sistemul actual de acces la dosarele personale;
- introducerea unei mărci de cunoștințe în plus față de o evidență personală a contabilității personalului; asigurarea unei mărci a frescelor ofițerului responsabil cu conducerea dosarelor personale și care a devenit familiar cu chestiunea personală;
- închiderea dosarului personal: verifica toate documentele unui caz personal, înregistrarea martorului foii la finalul cazului și de a face înregistrarea finală în afacerile interne ale unui inventar al documentelor, set obligatoriu de documente, de înregistrare se referă la dosarul personal, în conformitate cu cerințele serviciului de arhivare;
- depunerea unui dosar personal la arhiva organizației contra semnăturii șefului arhivei în fișa de livrare și (sau) jurnalul de evidență a dosarelor personale;
- înregistrarea unui dosar personal în inventarul fișierelor personale ale arhivei; numărul inventarului și numărul unității de stocare pe coperta dosarului personal;
- depunerea unui număr de arhivă a dosarului personal în registrul de inventar al afacerilor personale ale personalului.
Inițial, dosarul personal include documente care însoțesc procedura de admitere a unui cetățean în această funcție și se stabilește după emiterea ordinului de angajare.
În dosarul personal al unui angajat care înlocuiește poziția publică a Federației Ruse sau funcția publică a serviciului public federal, se adaugă în plus:
- o declarație privind consimțământul de a ocupa o poziție publică sau de a fi admis la serviciul public federal;
- o copie a unui document de lucru sau un document care confirmă trecerea unui serviciu militar sau de altă natură;
- informații privind venitul și proprietatea persoanei pe care o deține în baza dreptului de proprietate;
- documentele și informațiile privind rezultatele verificării autenticității și caracterului complet al informațiilor furnizate de cetățean la numirea în funcție și alte documente.
Documentele dintr-un fișier personal sunt aranjate într-o anumită ordine. Pentru comoditatea efectuării de afaceri personale și a lucrărilor de referință din partea de sus sunt plasate:
- lista internă a documentelor disponibile în dosarul personal;
- contract de muncă (contract);
- adăugarea la fișa personală (chestionar) privind contabilitatea personalului;
- o foaie personala (chestionar) privind contabilitatea personalului;
- informații biografice, lentile de referință;
- direcția sau depunerea la numire, justificarea numirii;
- o scrisoare a unei agenții guvernamentale de nivel superior care a fost de acord să fie numită;
- (sau extras din procesele-verbale) ale comisiei concurente sau ale colegiului la numirea în funcție, dacă este necesar - o copie a deciziei organului sindical;
- cererea de admitere nu este un loc de muncă;
- caracteristici, scrisori de recomandare, rezumat, certificat medical;
- copii ale diplomelor și acordarea de diplome, certificate de a conferi titluri academice și de onoare, acordarea documentelor, diverse certificate și alte documente care confirmă aceste sau alte date cu caracter personal;
- lista lucrărilor și a invențiilor științifice;
- o copie a ordinului (sau a unui extras din ordin) a numirii;
- copii ale altor ordine (dacă este necesar).
Într-o chestiune privată de puterea discreționară a departamentului de personal al angajatului nu poate include documente perioadă de depozitare temporară - .. Trimitere la locul de reședință, certificate de sănătate etc. precum și copiile dublet ale documentelor, în cazul în care acestea nu conțin litiere personal de valoare. Aceste documente se pot forma în cazul unei perioade de depozitare temporară.
Depozitarea operativă a fișierelor personale
Afacerile personale ar trebui să fie luate în considerare și înregistrate în cartea (jurnalul) de înregistrare a fișierelor personale. În graficele jurnalului: numărul cazului, numele și inițialele angajatului, data înregistrării cauzei și data ieșirii din registru, semnătura angajatului responsabil cu desfășurarea afacerilor personale. În nomenclatorul afacerilor personalului, problemele personale sunt scrise într-un rând "afacerile personale ale angajaților".
Dosarele personale sunt stocate în serviciul de personal și sunt întreținute de către angajatul acestui serviciu, desemnat prin ordinul șefului organizației responsabile de această lucrare. Afacerile personale ale angajaților care dețin posturi de nomenclatură sunt stocate în departamentul de personal al organizației superioare.
Accesul la cauzele personale este reglementat de șeful organizației în conformitate cu procedura generală de acces la documente confidențiale și date cu caracter personal.
Fișierul personal este formulat în capacul cartonului (dosarul registratorului), pe care trebuie indicat numărul atribuit acestuia în jurnalul de înregistrări personale. Acoperirea dosarelor personale are o numerotare ordonată corespunzătoare numărului total de cazuri. Coperțile sunt folosite pentru a stoca afacerile personale plasate în ea doar un angajat de lucru.
Atunci când angajatul este demis, dosarul său personal este extras din dosarul întocmit în conformitate cu cerințele serviciului de arhivă și trimis în arhivele organizației. Acoperirea lansată poate fi utilizată pentru a forma un nou dosar personal sub același număr.
În departamentul de personal, fișierele personale sunt stocate într-o secvență de numere, în arhivă - în ordine alfabetică a numelor angajaților. Pentru a căuta rapid cazuri, utilizați o cartelă sau un index alfabetic. În organizațiile mici, cazurile sunt aranjate într-un cabinet în ordine alfabetică. Dosarele personale sunt păstrate separat de cărțile de muncă.
Anual, o comisie specială trebuie să verifice disponibilitatea și starea fișierelor personale. Faptul de verificare este fixat în fiecare dosar personal. Atunci când se identifică pierderea unui dosar personal sau daunele sale, se întocmește un act și se efectuează o investigație oficială.
Formarea corectă și stocarea fișierelor personale ale angajaților organizației permit asigurarea confidențialității complete a documentelor în dosarele personale, pentru a exclude accesul neautorizat la afacerile personale ale persoanelor neautorizate. Cu gestionarea corectă a fișierelor personale, este mult mai ușor să lucrați cu cazuri și să efectuați în timp util documente și informații suplimentare în ele.
Protecția datelor cu caracter personal în serviciul de personal
Atunci când se lucrează cu înregistrări de personal, fișiere și baze de date, trebuie respectate următoarele principii de bază pentru protecția datelor cu caracter personal:
- responsabilitatea personală a conducerii organizației și a angajaților serviciului de personal pentru securitatea și confidențialitatea datelor cu caracter personal, precum și a purtătorilor acestor informații;
- defalcarea (fragmentarea) cunoașterii datelor personale între diferiții șefi ai organizației și angajații serviciului de personal;
- prezența unui sistem de accesare limpede (permisivă) pentru administratorii de toate nivelurile și a angajaților la documentele care conțin date cu caracter personal;
- controale regulate privind disponibilitatea documentelor tradiționale și electronice, cazurile și bazele de date din cadrul serviciului de personal și documentele de personal din unitățile organizației.
Procedura de lucru cu înregistrările de personal trebuie să respecte pe deplin cerințele privind manipularea documentelor confidențiale și a datelor cu caracter personal.
Punctul principal în protecția datelor cu caracter personal este o reglementare clară a funcțiilor angajaților personalului și, în conformitate cu reglementarea complexelor funcționale care aparțin angajaților de documente, fișiere, carduri, conturi personale și jurnalele de baze de date. Orice persoane neautorizate nu cunosc procesele de lucru, elaborarea tehnologiei, proiectarea, managementul și stocarea documentelor, cazuri și materiale de lucru în biroul de personal, în special pentru formulare și documente de responsabilitate strictă.
Sub o persoană neautorizată se înțeleg nu numai intrușii sau complicii lor, ci și angajații organizației ale căror îndatoriri funcționale nu au legătură cu activitatea personalului. Cu toate acestea, fiecare angajat trebuie să fie informat în scris despre presupusa folosire a datelor sale personale atunci când documentează funcțiile serviciului de personal, menținând activitatea de raportare și raportare și referință a serviciului. Angajatul are dreptul să nu permită utilizarea datelor sale personale.
Pentru implementarea prevederilor responsabilității personale a lucrătorilor de servicii de personal pentru a le sunt încredințate informații personale și documente șeful organizației se emite un ordin privind atribuirea pentru fiecare angajat al serviciului de anumite seturi de documente, care au nevoie pentru a informa funcțiile specificate în fișele de post, schema aprobată de lucrători de servicii de acces și personalul de conducere al organizației, subdiviziunile structurale la documentele de personal, a stabilit formele de responsabilitate ale dolului enumerate nostnyh și angajați pentru siguranța și confidențialitatea datelor cu caracter personal.
Nu este permis ca angajatul serviciului de personal să se poată familiariza cu orice documente și materiale stocate ale serviciului. Este recomandabil ca angajații individuali să fie repartizați în grupurile de personal ale personalului organizației și să îndeplinească întreaga gamă de funcții, de la recrutare la stocarea documentației.
Dacă este necesar, redistribuirea responsabilităților între lucrătorii serviciului (de exemplu, boala unuia dintre ei, concediere) ar trebui să fie emis un cap de ordin adecvat al serviciului, care sunt reglementate de natura modificărilor, durata și completările acestora la accesul la lucrări și baze de date de sistem a documentelor.
Atunci când se lucrează cu înregistrările de personal, trebuie să se țină seama mai întâi de următoarele caracteristici specifice ale procesării și stocării.
Materialele legate de interogatoriu, testarea, intervievarea candidaților pentru funcția, este recomandabil să se pună într-o chestiune personală, nu un angajat, și într-un caz special, a calificat drept „strict confidențial“. Acest lucru se explică prin faptul că astfel de materiale dezvăluie calitățile personale și morale ale angajatului și pot deveni utile pentru atacator atunci când dezvăluie informațiile conținute în ele. Materialele cu rezultatele testării lucrătorilor angajați, materialele atestărilor lor se formează într-o chestiune independentă, având și un stâlp de confidențialitate strictă.
Se atrage atenția specială asupra păstrării documentelor dosarelor personale ale angajaților. privind înregistrarea, formarea, managementul, închiderea și stocarea fișierelor personale ale operațiunii trebuie să fie efectuată de către un angajat al personalului, care este personal responsabil pentru păstrarea în siguranță a documentelor în afaceri și accesul reglementat la treburile altor lucrători.
În cazul unei retrageri legitime dintr-un dosar personal al unui document în înregistrarea cazului, se face o înregistrare care să indice baza pentru o astfel de acțiune și noua locație a documentului. Din documentul care urmează să fie retras, se depune o copie, care este depusă pentru locul documentului confiscat. O notă din inventar și o copie este certificată de o listă a șefului și a angajatului serviciului de personal. Înlocuirea documentelor într-un dosar personal de către oricine este interzisă. Documente noi, modificate, sunt plasate împreună cu cele incluse anterior în acest caz.
Ordinul conducătorului organizației ar trebui să stabilească procedura de a cunoaște sau de a da conducerea organizării afacerilor personale a angajaților subordonați. De obicei, pentru a face cunoștință cu afacerile personale sunt: șeful organizației - cu toate problemele personale, adjuncții săi - cu afaceri personale în cadrul departamentelor lor de supraveghere, șefi de departamente - cu afacerile personale ale angajaților diviziune.
Eliberarea dosarelor personale la locurile de muncă ale managerilor, de regulă, nu este permisă. Cazurile personale pot fi eliberate pentru locurile de muncă doar pentru primul director, adjunctul acestuia pentru personal și, în cazuri excepționale, cu acordul scris al unui șef specific al unității structurale. Cazurile se eliberează (inclusiv șeful serviciului de personal sau în prezența permisiunii sale scrise - angajatului serviciului) sub marca din cardul de control. La sfârșitul zilei de lucru, toate cazurile trebuie returnate persoanei responsabile de custodia lor.
Conducătorii diviziilor structurale ale organizației, cu permisiunea șefului serviciului de personal, se pot familiariza cu chestiuni personale (sau în lipsa dosarelor personale - cu carduri din formularul T-2) numai cu angajați direct subordonați; la banca de referință și informații de date și alte documente ale serviciului de personal nu sunt permise. Cunoașterea cazurilor ar trebui să se desfășoare în incinta serviciului, sub supravegherea unui angajat responsabil cu păstrarea și gestionarea dosarelor personale. Faptul de familiarizare este fixat în cartea de control a dosarului personal.
Un angajat al unei organizații are dreptul să se familiarizeze numai cu afacerea sa personală, registrul de muncă, cărțile contabile care reflectă datele sale personale. El are dreptul să ceară introducerea de modificări și completări ale datelor biografice și de altă natură, confirmate prin documente. Faptul cunoașterii angajatului cu o chestiune personală este, de asemenea, stabilit în cartea de control.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: