Prima etapă a procedurii de control demonstrează cât de strâns sunt interrelaționate funcțiile de monitorizare și planificare. Standardele sunt obiective specifice ale căror progrese sunt măsurabile. Toate standardele utilizate pentru monitorizare trebuie selectate din multele obiective stabilite în procesul de planificare.
Obiectivele care pot fi utilizate ca standarde de monitorizare se disting prin două caracteristici foarte importante. Acestea se caracterizează prin existența unui interval de timp în care trebuie să se lucreze și a unui criteriu specific prin care se poate evalua rezultatul muncii efectuate. Un criteriu specific și o anumită perioadă de timp (de exemplu, un an) se numesc indicatori de performanță. Indicatorii de performanță determină cu exactitate ce trebuie realizat pentru a-și atinge obiectivele. Este ușor de stabilit indicatorii de performanță pentru astfel de cantități precum profitul, volumul vânzărilor, costul materialelor, adică. pentru astfel de. care sunt cuantificabile.
A doua etapă a procesului de control este de a compara rezultatele efective obținute cu standardele stabilite. În acest stadiu, managementul determină în ce măsură rezultatele obținute corespund celor planificate. În cazul în care sunt detectate abateri de la standarde, se ia o decizie cu privire la admisibilitatea acestora. Prin urmare, un standard bun al sistemului de control presupune scara abaterilor permise, în cadrul cărora abaterea rezultatelor obținute de la cele intenționate nu ar trebui să provoace alarma.
Stabilirea scării abaterilor admise este o problemă cardinală. Dacă luați o scară prea mare - atunci problemele emergente pot obține contururi formidabile. Dar dacă luați o scară prea mică, organizația va reacționa la abateri foarte mici, ceea ce este foarte ruinic și durează mult.
Pentru a fi eficient, controlul trebuie să fie economic.
Scopul principal al controlului este de a realiza o situație în care procesul de gestionare a unei organizații ar face-o într-adevăr să opereze în conformitate cu planul.
După evaluarea rezultatelor obținute, procesul de control trece la a treia etapă
A treia etapă, la care managerul trebuie să ia o decizie: să elimine abaterea, să revizuiască standardul sau să nu facă nimic.
Nu trebuie eliminate toate abaterile semnificative de la standarde. Uneori, standardele în sine pot fi nerealiste, deoarece se bazează pe planuri, iar planurile sunt doar previziuni ale viitorului și uneori pot fi nerealiste. La revizuirea planurilor, standardele trebuie de asemenea revizuite. În plus, se dovedește uneori că planurile sunt dificil de implementat. Prin urmare, standardele trebuie revizuite în jos. Standardele, ale căror cerințe sunt foarte greu de îndeplinit, fac, de fapt, eforturile muncitorilor și managerilor pentru a-și atinge obiectivele și a elimina toate motivațiile.
Și, în sfârșit, este posibil ca o comparație a rezultatelor reale cu standardele să sugereze că obiectivele stabilite sunt atinse și astfel este posibil să se continue măsurarea rezultatelor fără a se schimba standardele și a se repeta ciclul de control.
La elaborarea procedurii de control, managerul trebuie să țină seama de comportamentul oamenilor, deoarece control afectează puternic starea psihologică a angajaților. Adesea, este logic ca procesul de control să fie vizibil, vizibil, deoarece Scopul controlului nu este acela de a repara erorile sau frauda, ci de a le împiedica și, în cele din urmă, de a-și atinge obiectivele.
Dar vizibilitatea controlului poate provoca un rezultat negativ. Dacă angajații cunosc standardele stabilite și întreaga procedură de control, ele tind să încerce să înregistreze măsurarea rezultatelor lucrării la un nivel care să garanteze cea mai mare compensare în acele zone în care se iau măsurători. Acest tip de comportament se numește comportament orientat spre control. Este necesar să se elaboreze cu atenție un sistem de control care să țină cont de efectele secundare, în caz contrar, îi va orienta pe angajați să arate bine atunci când efectuează măsurători de control și deloc să atingă obiectivele organizației.
Aspecte comportamentale și caracteristici ale controlului managementului.
Controlul este exercitat de oameni și îndreptat spre activitățile oamenilor. Prin urmare, fără a lua în considerare psihologia și comportamentul lor, este imposibil să se construiască sistemul său. Există două tipuri de control: externe și interne. Ideea controlului extern este aceea că oamenii își îndeplinesc sarcinile mai bine atunci când activitățile lor sunt sub control constant, dar în același timp știu exact ce fel de recompensă vor primi pentru un loc de muncă bine făcut și ce pedeapsă le va suporta pentru munca rea. Psihologii remarcă mai multe motive pentru îmbunătățirea muncii cu control extern: managementul folosește informațiile obținute după efectuarea lucrărilor pentru a evalua performanța angajaților; o atenție sporită la control poate însemna că acest domeniu de activitate a intrat în secțiunea importantă; majoritatea oamenilor le place să vadă rezultatul muncii lor cu ochii lor, iar controlul le face cunoscute din punct de vedere social.
În caz contrar, sistemul de control intern arată, pe baza definiției colective a scopului organizației și a unităților sale. Acest control nu servește la remedierea erorilor, ci, pentru a le împiedica, să le spună oamenilor cum să lucreze mai bine. Auto-controlul este posibil numai în condițiile prevalenței unui climat moral și psihologic sănătos în echipă. Pentru aceasta, cele mai multe ori controlul intern și extern este utilizat împreună, deși accentul se pune pe unul sau pe altul.
Pentru a găsi o doză potrivită pentru fiecare, este necesar să se țină seama de o serie de circumstanțe:
Cât de compatibilă este strategia de control și stilul de management al organizației.
Controlul extern ar trebui folosit în cazurile în care este posibilă obținerea unei evaluări a activității efectuate de angajați și, pe baza acestora, le cereți lucrătorilor desemnați.
Atunci când se efectuează monitorizarea, este necesar să se țină seama de natura subordonaților și de microclimatul colectivului în care aceștia lucrează.
Indiferent de controlul care prevalează, este necesar să facem totul pentru a elimina posibilele sale consecințe negative. Este necesar:
să stabilească standarde semnificative percepute de angajații organizației;
stabilirea unei comunicări bidirecționale;
evitați controlul excesiv;
stabilirea unor standarde rigide dar realizabile (un manager bun simte întotdeauna diferența în nevoile și capacitățile subordonaților și stabilește standarde în funcție de aceste diferențe);
recompensa pentru atingerea standardelor.
Pentru ca controlul să-și îndeplinească adevărata sarcină, adică Pentru a atinge scopurile organizației, trebuie să aibă mai multe proprietăți importante.
Controlul este eficient dacă este strategic, concentrat pe obținerea de rezultate concrete, în timp util, flexibil, simplu și economic.
Controlul este un proces continuu, care coincide în dezvoltarea acestuia cu ciclul de producție.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: