Control - supraveghere, observare, verificare.
Controlul este o funcție de conducere care permite șefului unei organizații, subdiviziunilor, aparatului de conducere să identifice problemele și să își ajusteze activitățile înainte ca aceste probleme să se transforme într-o criză.
Cu ajutorul supraveghetorului, managerul determină dacă deciziile sale sunt corecte, dacă au nevoie de corecție și dacă au nevoie, apoi în ce măsură.
Scopul principal al controlului nu este acela de a găsi greșeli, ci de a dezvălui rezerve, în primul rând rezervele umane, și de a corecta progresul implementării deciziilor în timp.
Controlul permite vizualizarea și înțelegerea rezultatelor muncii mai adânc, în timp util pentru a preveni și elimina posibilele erori de calcul, disproporții și, de asemenea, pentru a reacționa în timp util la o situație în schimbare.
În procesul de monitorizare, este stabilit un diagnostic al stării de lucruri, care este de fapt (o funcție de control al diagnosticării). Apoi, pe baza rezultatelor obtinute, se determina ce trebuie facut, ce probleme merita in prezent cea mai mare atentie (orientarea functiei de control). Monitorizarea, evaluarea muncii, recunoașterea rezultatelor sunt stimulente suplimentare în muncă (stimularea funcției de control). Controlul dă naștere unor motivații la fel de puternice pentru o muncă extrem de eficientă de către artiști decât stimulentele morale și materiale obișnuite.
Cum putem evita extremele atunci când exercităm controlul? Iată câteva sfaturi simple care vă vor ajuta să faceți acest lucru:
Controlul este interacțiunea dintre oameni, dintre care unul (subordonatul) are dreptul să facă o greșeală, iar celălalt (liderul) nu este. Nu "prindeți", "apucați", "condamnați" și găsiți și ajutați - aceasta este esența psihologică și sentimentul de control ca o acțiune managerială.
Activitățile de control ale capului sunt o artă complexă. Este pe capacitatea de a stabili un control eficient de multe ori face o concluzie cu privire la nivelul de maturitate a managerului la orice nivel de conducere.
Există două forme de control: interne și externe.
Controlul intern (sistemul de stimulare internă)
Stimularea internă se bazează pe următoarele reguli de bază:
- Obiectivele pentru lucrătorii individuali sau grupurile de lucru sunt stabilite colectiv, iar complexitatea realizării lor este luată în considerare în ultima parte.
- Evaluând progresul spre atingerea obiectivelor, liderul, alături de artiștii interpreți sau executanți, caută esența problemelor emergente și a posibilelor soluții, în loc să facă "propoziții". Practic, există o avertizare timpurie a situațiilor de criză și, dacă apar, atunci capul "nu taie capul" cu cel vinovat și, împreună cu el, caută o cale de ieșire.
- Nivelul salariilor este legat de calitatea muncii și nu depinde de indicatori cantitativi privați, deși sunt luați în considerare. În general, sistemul de motivare a controlului nu este orientat spre masa personală oficială, ci pe cele mai importante probleme și perspective pentru dezvoltarea organizației.
Avantajele sistemului de stimulare internă:
- Creste interesul angajatilor in realizarea obiectivelor organizatiei, firmei sau diviziei si le pune accentul pe un obiectiv comun.
- Ca urmare a utilizării acestui sistem, satisfacția cu munca este sporită.
- Nevoia de "fraudă" și deghizare a informațiilor negative dispărea.
- Decizia este facilitată, deoarece există suficiente informații pentru aceasta.
Pentru a spori eficacitatea controlului intern, se recomandă supraveghetorul.
- la formularea colectivă și alegerea scopurilor lucrărilor viitoare de a le da subalternilor dreptul de a influența această alegere;
- să utilizeze rezultatele controlului și să obțină estimări nu numai pentru stimulentele materiale pentru subordonați, ci și pentru identificarea problemelor nerezolvate și găsirea unor modalități de soluționare a acestora;
- stabilirea stimulentelor morale și materiale nu este pentru o evaluare individuală privată a muncii supravegheate, ci pentru un set de indicatori de performanță ai subordonaților.
Deficiențele controlului intern includ:
- Slab control direct asupra activităților subordonaților.
- Există pericolul ca obiectivele disponibile întreprinderii să poată fi înlocuite în mod artificial de către subordonați.
- Este dificilă distribuirea remunerației (bonusurilor) în rândul angajaților într-un mod echitabil.
Controlul extern din punct de vedere psihologic se bazează pe convingerea (ipoteza) că lucrătorii sunt cel mai bine îndeplini sarcinile atunci când acestea sunt stabilite pentru o serie de stimulente financiare clare și întreaga activitate este în mod constant sub supravegherea șefului. Un astfel de sistem există sub sloganul: „Închide lacune pentru leneși!“ Este într-adevăr ajută la rezolvarea unor probleme, și anume:
- A face obiectivele subordonate greu de realizat, pentru a impulsiona majoritatea și nu lasă cu adevărat lacune pentru oamenii leneși.
- În sistemul de evaluare a muncii, faceți "protecție" de viclean, care nu va permite oamenilor leneși să manipuleze metodele de control în favoarea lor.
- Conectați rezultatele controlului cu sistemul de stimulare și cu rezultatele muncii fiecărui angajat.
Controlul extern apare în atenția constantă a conducătorului asupra activităților subordonaților și o motivație morală și materială clară pentru aceștia pe baza rezultatelor lucrării.
Consecințele nedorite ale controlului extern includ:
- apariția dorinței subordonaților de a îmbunătăți nu munca în sine, ci indicatorii săi individuali, care sunt cel mai adesea sub supravegherea șefului;
- dorința de a ascunde sau de a înfrumuseța informațiile care afectează evaluarea operelor controlate. Acest lucru duce la o scădere a fiabilității tuturor informațiilor de gestiune, pe baza cărora se pregătesc și se adoptă deciziile;
- cheltuieli neproductive ale forțelor și subordonaților de timp, încercând să justifice acțiunile lor în zona controlată.
- angajații pot abandona alte activități, a căror importanță nu este mai mică decât aceea, concentrându-și toate eforturile asupra acelor tipuri de muncă care au legătură directă cu remunerarea.
- În plus, în cadrul unui astfel de sistem de control, subordonații sunt tentați să blocheze, să ascundă informații care le reduc performanța sau să pună în discuție acești indicatori.
- controlul extern necesită mult efort și timp atât din partea liderului, cât și din partea subordonaților. Nu e de mirare nu, în cazul în care cel mai Savvy personalul va avansa la copleșească birou documente care să dovedească vinovăția în nici un eșecuri de sprijin.
Să punem întrebarea: care dintre cele două sisteme de control este preferabil? Răspunsul la această întrebare poate fi următorul: managerul trebuie să dețină ambele și să le folosească în funcție de situația și caracteristicile echipei. Cunoscând avantajele și dezavantajele ambelor sisteme, puteți anticipa consecințele negative ale aplicării acestora și le puteți atenua. Singurul lucru pe care nu ar trebui să-l faceți este să amestecați sistemele.
Principalele tipuri de control extern sunt: preliminare, actuale și finale.
Controlul preliminar este utilizat pentru evaluarea resurselor umane, materiale și financiare în organizarea lucrărilor privind punerea în aplicare a deciziilor.
În punerea în aplicare a managerului de pre-control trebuie să acorde o atenție deosebită resurselor umane, care includ numărul de executanți, calificările, cunoștințele profesionale și de competențe, de afaceri, personale și alte caracteristici care sunt necesare pentru selectarea și numirea angajaților cei mai calificați.
În acest stadiu este de asemenea determinat: ce și când este necesar să se controleze.
Controlul actual este efectuat direct de către manager în cursul lucrărilor. Inspecția periodică a muncii subordonaților, discutarea realizărilor și a problemelor apărute, elaborarea de propuneri de îmbunătățire a muncii - toate acestea vor elimina abaterile nedorite de la modul de lucru planificat.
Controlul final se efectuează după finalizarea lucrării și, prin urmare, rezultatele sale sunt nepotrivite pentru a fi utilizate în procesul actual de gestiune. În același timp, rezultatele sale oferă managerilor posibilitatea de a utiliza informațiile pe care le-au primit pentru a dezvolta noi planuri.
Rezultatele controlului final sunt chemate să joace un rol important în dezvoltarea metodelor de motivare a angajaților, atunci când recompensa pentru o muncă de succes este asociată cu anumite realizări ale muncii.
Supraveghetorul ar trebui să păstreze o evidență strictă și exactă a operei, dar să nu se înece în miniaturi. Ar trebui să alegeți principalii indicatori care caracterizează principalele rezultate ale lucrării.
Controlul asupra progresului deciziei de management începe cu primii pași ai implementării sale. Cu toate acestea, orice control este imposibil fără o contabilitate exactă și detaliată a lucrării. În același timp, sunt utilizate diferite tipuri de contabilitate: statistice, contabile, operaționale și altele.
Procesul de monitorizare poate fi împărțit în trei etape distincte:
- Elaborarea indicatorilor, criteriilor și standardelor;
- Compararea cu ei a rezultatelor obținute;
- Adoptarea măsurilor corective necesare.
În prima etapă, managerul ar trebui să definească în mod clar indicatorii, criteriile, standardele caracterizate de cadre temporale și evenimente specifice și să permită evaluarea gradului de performanță al lucrării.
Fiecare manager trebuie să monitorizeze progresul mai multor decizii de management la diferite niveluri de guvernare. Prin urmare, este foarte important să alegeți formele de control.
Capul unui nivel mai ridicat ar trebui să fie în măsură să selecteze un număr de mare generalizării criteriile prin care, fără a cheltui o mulțime de timp și efort, să fie în măsură să evalueze în mod corect gradul de punere în aplicare a deciziei administrative.
În cazul în care managerul încearcă să controleze progresul lucrării, detaliind toate detaliile, în toate detaliile, el va fi inundat de informații, printre care este dificil să se găsească unul principal.
În cea de-a doua etapă, este important să se determine dacă rezultatele obținute sunt în concordanță cu așteptările managerului, în măsura în care abaterile de la standarde sunt permise. Aici se determină amploarea deviațiilor admise, se aleg metodele de măsurare a rezultatelor, metodele de transfer al informațiilor și evaluarea acestora.
Liderii fiecărui nivel ar trebui să stabilească scara de toleranță pentru nivelul lor specifice, adică. E. Astfel de abateri de la criteriile și standardele care nu cauzează o alarmă. Dacă scara este mare, atunci sistemul de control răspunde doar la abateri semnificative, dacă sunt mici - apoi foarte mici.
Sistem de control de reacție pentru o foarte mică abateri pot paraliza și perturba activitatea unității organizației. Acest lucru se datorează faptului că într-un astfel de sistem, de control de cele mai multe resurse umane și financiare nu sunt cheltuite pentru punerea în aplicare a planurilor și programelor, precum și organizarea și punerea în aplicare a monitorizării detaliate și continuă a punerii în aplicare a acestora.
La elaborarea unui sistem de monitorizare, supraveghetorul trebuie să se asigure că funcționează numai dacă există abateri semnificative de la standarde, atunci când abaterile pot duce la pagube semnificative.
Pentru a fi eficient, controlul trebuie să fie și economic, adică avantajele unui sistem de control ar trebui să depășească costurile de funcționare a acestuia.
Trimiteți-le prietenilor: