Cum se realizează coordonarea externă și internă a documentelor din cadrul ERMS? Este folosită foaia de negociere sau sunt noi versiuni ale documentului create?
Nici o organizație nu poate face fără procesele de armonizare. Aceasta include nu numai revizuirea și evaluarea documentului, ci și un instrument care permite asigurarea controlabilității proceselor din cadrul organizației.
Scopul coordonării documentelor este îmbunătățirea calității documentelor, a deciziilor și a proceselor de gestionare. Prin urmare, necesitatea de a construi procesul de reconciliere este clară și transparentă. Ca urmare a coordonării, primim vizionarea documentului de către toate părțile interesate, iar rezultatul acestuia este semnarea de către conducător a documentului convenit.
Cel mai adesea, documentele care afectează domeniile de responsabilitate ale diferitelor departamente, de exemplu, serviciile financiare, serviciile juridice etc., sunt supuse acordului.
Reprezentanții acestor servicii ar trebui să coordoneze în principal secțiunile din document care se referă în mod specific la domeniul lor de responsabilitate.
Ca urmare, coordonarea documentelor este de trei tipuri de rezoluții, și anume pe documentul poate fi marcate ca „a fost de acord“, „are nevoie de ceva de lucru“, se aplică atât documentelor interne și de ieșire, sau poate fi o marcă „a fost de acord cu observațiile,“ se referă la armonizarea documentelor externe, mai puțin pentru intern. Poate fi și o rezoluție sub forma "refuzată".
Suntem interesați de primele două opțiuni, deoarece, în caz de eșec, se poate spune că procesul de reconciliere este încheiat. Dacă documentul este returnat cu rezoluția "este necesară finalizarea" sau "este de acord cu comentariile", atunci este necesar să se stabilească observațiile care au apărut.
Una dintre cele mai comune metode de a afișa observații într-un document este crearea unei foi de reconciliere și corectarea comentariilor în ea și crearea unei noi versiuni a documentului și efectuarea de corecții asupra documentului.
Aceste metode nu pot fi opuse unul altuia. Acest lucru se datorează faptului că fiecare dintre acestea este aplicată într-o anumită etapă de coordonare și într-o anumită situație. Intersecția acestor metode este posibilă numai atunci când se afișează comentarii în document. Puteți lua în considerare caracteristicile utilizării ambelor metode.
Creați o nouă versiune și creați comentarii în document
Fiecare acord poate face modificări în fișierul atașat (o nouă versiune a documentului), să cadă de acord asupra documentului sau respinge, și pot adăuga fișiere noi, este tot ce pot face în modul Review. În același timp, informațiile furnizate de fiecare dintre negociatori vor fi păstrate.
Reducerea timpului de reconciliere și excluderea necesității de a primi notificarea eliberării documentului permite modul de operare simultană.
Avantajele acestei metode constau în faptul că coordonatorul poate face comentarii direct la document, el vede versiunile documentului și comentariile create de alți participanți la proces, după reconciliere, coordonatorul vede, de asemenea, modul în care au fost eliminate remarcile sale și vede observațiile în sine. De asemenea, avantajele acestei metode sunt că este posibilă semnarea versiunii dvs. a documentului cu o semnătură electronică, pentru a garanta invarianța sa.
Dar nu este lipsit de dezavantaje, care se află în faptul că inițiatorul problemei este necesar să se combine observațiile potrivite din versiuni diferite într-un singur document, precum și dezavantaj este faptul că această metodă se aplică numai documentelor care au fost create în cadrul organizației. Documentele care provin de la alte organizații, din păcate, nu pot fi editate.
Fixarea comentariilor în fișa de reconciliere
În ciuda tuturor avantajelor, iar metoda are dezavantajele sale, printre care se numără faptul că, în cazul în care observațiile în document destul de mult, ei vor fi incomod pentru a înregistra într-un raport de „foaie de potrivire.“
Dacă negociatorii nu au niciun comentariu sau dacă au fost eliminați cu succes, coordonatorul trebuie să aprobe documentul cu o semnătură electronică. Pentru a lua o decizie finală, șefii care semnează documentele au nevoie de o viză de acord în documente.
ERMS înregistrează toate lucrările cu documentul și stochează în sistem istoricul tuturor modificărilor efectuate de utilizatori, inclusiv informații despre cine le-a trimis utilizatorilor viza la document.
Dacă în final documentul este tipărit din SED și semnat pe hârtie, este posibilă procedura următoare. În primul rând, pe baza vizei introduse în documentul din ERMS, se creează și se tipărește automat o foaie de înțelegere din sistem, precum și documentul însuși. Apoi, ofițerul autorizat verifică fișa de consimțământ, verifică vizele introduse în ERMS și apoi asigură foaia de consimțământ și documentul tipărit. După aceea, documentul tipărit și certificat este trimis la cap pentru semnare împreună cu o foaie de consimțământ tipărită și certificată. În sistemul electronic de gestionare a documentelor, se face o notă despre acest eveniment după ce documentul a fost semnat pe suport de hârtie. Astfel, ca o concluzie, se poate observa că atunci când se aprobă documente interne, este încă foarte convenabil să se creeze o nouă versiune a documentului. Numărul de versiuni care pot fi create atunci când sunt negociate se poate datora diferiților factori. Pentru astfel de factori este posibil să se țină seama de faptul că, dacă negociatorii sunt puțini și perioada de acord este lungă și nu există riscul de a modifica documentul de către coordonator, atunci va fi suficientă o versiune a documentului pentru fiecare rundă de acord. Toate modificările se fac în document sub formă de note sau în modul de editare. Un alt factor este că, dacă există o mulțime de negociatori și termenul acordului este limitat și există riscul ca coordonatorul să facă modificări în document, atunci fiecare conciliator ar trebui să creeze versiunea sa a documentului și să o semneze cu o semnătură electronică.
Atunci când negociați documente externe, versiunea de obicei nu este utilizată, deoarece complică procesul dacă există mai multe potriviri. Toate observațiile sunt mai bine consemnate în fișa de reconciliere, iar în viitor va fi posibil să se creeze un protocol de dezacorduri pe baza lor. În acest caz, documentul original rămâne neschimbat.
Unele companii ca cea mai bună opțiune și de ieșire pentru documentul de coordonare multilaterale au început recent să utilizeze sisteme speciale care vă permit să efectuați modificări și mai multe note de potrivire externe într-un singur document, amplasate în spațiul de stocare nor universal (de exemplu, Google Docs).
În consecință, am ajuns la concluzia că este necesar să ne străduim să uniformizăm căile de fixare a observațiilor și să arătăm acordul în procesul de aliniere a procesului de reconciliere. Acest lucru este necesar pentru ca inițiatorul și coordonatorii să nu se gândească cum să facă acest lucru, în funcție de tipul de document. Acest lucru este, de asemenea, esențial pentru liderul care semnează documentul pe baza concordanțelor de vize.
Anunțuri privind problemele viitoare
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: