Volumul circulației documentelor este numărul de documente care au intrat în organizație și au fost create de aceasta pentru o anumită perioadă, de obicei pentru un an. Contabilizarea volumului circulației documentelor în instituție este organizată pentru a stabili volumul condițional al informațiilor prelucrate și pentru a încărca unitățile și angajații individuali, a obține date pentru elaborarea măsurilor de îmbunătățire a fluxului de lucru și a selecta cele mai adecvate mijloace tehnice ale mecanizării sale.
Controlul asupra executării documentelor
1. Controlul executării documentelor și deciziilor este o funcție integrată a managementului, un element esențial al organizării activităților de conducere și o parte importantă a procesului de de-producție. Scopul controlului este de a facilita executarea corectă și corectă a deciziilor, atribuțiilor și instrucțiunilor conducerii, asigurând primirea informațiilor necesare pentru evaluarea activităților unităților și directorilor.
2. Activitatea de control presupune, pe de o parte, controlul asupra executării documentelor pe fondul problemelor ridicate în acestea și, pe de altă parte, conformitatea formei documentelor cu conținutul lor și cu termenele de execuție. Primul grup de operațiuni de control este efectuat de manageri de toate gradele, al doilea este activitatea de birou a instituției cu serviciul de control al execuției inclus în acesta.
Principalele sarcini ale serviciului de control sunt monitorizarea termenelor de executare a documentelor de intrare, de ieșire și interne și a instrucțiunilor corespunzătoare ale conducerii; compilarea datelor obținute ca urmare a activităților de control și aducerea acestora în atenția conducerii; elaborarea de propuneri pentru accelerarea și îmbunătățirea circulației documentelor, consolidarea disciplinei executive.
3. O condiție importantă pentru eficiența controlului este centralizarea acestuia. Operațiunile de control ar trebui să fie concentrate într-o singură unitate structurală sau pe un angajat. Funcțiile de control trebuie stabilite în Instrucțiunea privind procedurile de judecată; atribuțiile, drepturile și responsabilitățile legate de activitățile de control - în fișa postului.
(4) În instituție, în conformitate cu regulamentele și instrucțiunile aplicabile, se întocmește o listă a documentelor care urmează să fie monitorizate. Pe lângă documentele din directivă și organele superioare și documentele administrative ale instituției în sine, lista cuprinde documente specifice importante specifice acestui sistem de management. Lista este dezvoltată de serviciul de birouri al instituției, cu participarea unui avocat, este inclusă în Manualul de evidență sau aprobată de către șeful instituției.
5. Informațiile privind rezultatele monitorizării performanței ar trebui să fie furnizate acelor manageri care stabilesc necesitatea controlului documentelor și calendarul execuției lor. Această cerință trebuie respectată indiferent de locul autorității de supraveghere în structura instituției. De exemplu, grupul de control furnizează informații cu privire la executarea documentelor și instrucțiunilor direct conducerii instituției, deși grupul poate face parte din oficiu, iar acesta din urmă poate face parte din secretariatul instituției.
6. Îmbunătățirea eficacității controlului execuției și a disciplinei executive este facilitată de o diviziune profundă și clară a muncii în aparat, formularea corectă a dispozițiilor privind divizările și descrierile posturilor care să asigure desemnarea executorului responsabil; formularea clară și lipsită de ambiguitate a deciziilor, fixată în rezoluții și termenele stabilite în instituție; de înaltă calitate a pregătirii documentelor.
Condițiile de executare a documentelor sunt stabilite după cum urmează:
1. Dacă termenul nu este specificat în document și rezoluție, perioada de executare a documentului este de 1 lună de la data primirii documentului de către organizație.
3. Termenul de execuție este indicat în rezoluție.
Oferiți informații în termen de trei zile.
Pe documentele de control se păstrează un fișier în conformitate cu termenii și executorii. Numai documentele executate sunt scoase din control. Pentru a prelungi termenul limită, executarea de documente poate numai liderii care au scris o rezoluție cu privire la executarea documentului. În caz de neîndeplinire a documentului în decurs de o lună sau de două luni, șeful are dreptul să pună controlul suplimentar.
Potrivit GOST, toate documentele supuse controlului sunt ștampilate "Control" sau în câmpul din stânga - un semn de control "K". Cardurile din fișierul cardului de control și din secțiunea corespunzătoare a fișierului cu cartea de referință sunt numerotate în conformitate cu termenii aplicației și sunt aranjate în funcție de datele de executare a documentelor, Fiecare zi celulară de execuție (în decurs de o lună) corespunde cu celula index index. Termenul de execuție este marcat pe scala calendaristică.
Este bine să împărțiți fișierul cardului de control în 33 de celule (titluri): 31 de celule corespund numărului maxim de zile dintr-o lună; în cea de-a 32-a celulă, cardurile sunt plasate pentru documente, termenul pentru care va veni în luna următoare; în cele 33 de cartele de celule care corespund documentelor care nu au fost executate la timp, noi termeni de execuție pentru care, dintr-un motiv sau altul, nu sunt stabiliți la timp. Acest ordin de plasare a cardurilor în dosarul cardului este utilizat în majoritatea instituțiilor, deși nu este singurul posibil sau obligatoriu.
Cardurile corespunzătoare documentelor completate sunt extrase din fișierele de control și plasate într-un singur fișier de fișiere al documentelor executate sistematizate în funcție de semnul vobusnom, uneori de structură sau de către executori. Numele rubricilor unui astfel de fișier de cartel corespund subiecților (întrebărilor) legate de activitatea organizației, numele subdiviziunilor structurale sau numele executorilor responsabili.
În instituții, în conformitate cu cartelele stocate în celula "Documente neexecutate la timp", se completează periodic (de 1-2 ori pe săptămână sau zece zile) listele de documente care nu au fost executate la timp, se trimit la subdiviziuni structurale și după Graficele corespunzătoare sunt returnate serviciului de control acolo. În unele cazuri, informațiile privind documentele care nu sunt executate la timp pot fi transferate direct conducerii instituției. Deciziile capului sunt înregistrate în coloana "Notă".
În fiecare zi, serviciile de birou compilează un certificat de lucru cu următoarele forme de documente:
Ajutor pentru documentație
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: