Pregătirea cazurilor pentru livrarea în arhiva instituției pentru depozitarea și utilizarea ulterioară este etapa finală de lucru cu documentele din actuala activitate de birou.
Pentru stocarea pe termen lung a documentelor, se creează o arhivă a întreprinderii.
Pentru a menține arhiva, se atribuie un post "arhivist" obișnuit sau funcțiile acestuia sunt atribuite unuia dintre angajații întreprinderii, competenți în materie de evidență, la ordinul șefului.
Sarcinile arhivei includ:
· Acceptarea, înregistrarea și stocarea documentelor realizate prin munca de birou;
· Lucrări de informare și de referință asupra documentelor de arhivă ale întreprinderii;
· Asistență organizațională și metodologică în gestionarea gestionării înregistrărilor.
Transferul de cazuri la arhivele departamentale se efectuează, de regulă, conform programului întocmit de șeful arhivelor departamentale (sau persoana responsabilă de arhiva), a fost de acord în prealabil cu șefii de departamente și aprobate de către conducătorul instituției.
Cazurile temporare (până la 10 ani inclusiv) ale transferului la arhiva departamentală nu sunt supuse și trebuie să fie stocate central la birou, la secretariat sau la alte lucrări de birou ale instituției sau în subdiviziunile structurale. În cazuri excepționale, conform hotărârii șefului organizației, ele pot fi transferate arhivelor departamentale în conformitate cu dosarele sau nomenclatorul cazurilor, care este determinat de arhiva departamentală.
Corectitudinea formării și executării cazurilor, corespondența numărului de inventare și nomenclatorul cazurilor este verificată în prealabil de către angajatul arhivei, în etapa de pregătire a cazurilor de transfer la arhiva departamentală prin subdiviziuni structurale. Dacă se constată deficiențe în formarea și executarea cazurilor, angajații unităților structurale trebuie să le elimine.
Afacerile sunt luate de șeful arhivei departamentale (angajatul special al arhivei) sau de persoana responsabilă de arhivă, în prezența angajatului unității structurale de predare,
Transferul de cazuri se face conform listei în ambele exemplare sale împotriva fiecărui caz de transfer includ o referire la prezența sa la sfârșitul inventarului în fiecare caz sale de cifre și litere indică numărul de primit efectiv arhiva de cazuri de cazuri de recepție și transmisie, precum și semnăturile personalului arhivelor departamentale și a persoanelor , care a transferat cazul. La recepție (afacerile valoroase se verifică cantitatea de foi de lucru).
Împreună cu cazurile de la unitățile structurale la arhiva departamentală, RKK este transferat la documente, jurnale de înregistrare care sunt incluse în inventar ca unități de stocare separate.
După ce inventarele sunt aprobate pentru depozitare permanentă, instituția de arhivare autorizează instituția să distrugă documentele cu perioade de depozitare temporară. Distrugerea documentelor se face prin acte. Actul privind alocarea pentru distrugerea documentelor și cazurilor este semnat de președinte și membrii CE, președintele instituției.
Cazurile pregătite pentru depozitarea în arhivă trebuie să aibă rubrici, foi numerotate, ordine cronologică directă a documentelor din dosar, o listă de verificare indicând numărul de coli.
Distrugerea documentelor se face după depunerea cazurilor pentru arhivare. Distrugerea documentelor care conțin informații confidențiale se face prin zdrobirea documentelor într-o mașină de distrugere a documentelor și se desfășoară în prezența membrilor CE.
În cazurile cu perioade de depozitare expirate, selectate pentru distrugere, constituie un act. Forma actului privind alocarea pentru distrugerea documentelor care nu pot fi stocate este reprezentată și prezentată în Regulile de bază ale lucrărilor arhivelor departamentale. Actul este considerat și aprobat în ședința organizației CEC (CE), aprobată de CPE a instituției relevante a serviciului de arhivă, apoi șefului organizației, după care organizația are dreptul de a distruge cazurile incluse în act.
În același timp, luarea în considerare și aprobarea actelor privind alocarea documentelor pentru distrugere se efectuează numai în același timp cu examinarea și aprobarea stocurilor de cazuri de depozitare permanentă pentru aceeași perioadă.
În unități mai mici, nu preda documentele la custodia statului și să decidă problema de depozitare și eliminare a cazurilor cu acordul organizațiilor-mamă, să acționeze cu privire la alocarea de distrugere a documentelor care nu trebuie să fie stocate, se face numai după pregătirea secțiunii anuale a inventarelor consolidate pentru afaceri privind personalul în aceeași perioadă și aprobarea acestora de către conducătorul acestei organizații, atunci se distrug documentele relevante. "Organizația este obligată să descrie în mod sistematic documentele privind personalul și documentele de depozitare temporară (peste 10 ani), să asigure siguranța și înregistrarea acestora. "(Reguli de bază pentru activitatea arhivelor departamentale, p. 29).
Documentele electronice sunt transferate în spațiul de stocare arhivă ca urmare a expertizei valorii lor. La pregătirea documentelor electronice pentru transferul în arhivele organizației:
· Verificarea stării fizice a purtătorilor documentelor electronice și a calității înregistrării informațiilor;
· Descrieți documentele electronice;
· Pregătiți un set de documente de însoțire.
Nu există o descriere a tehnologiei în "Regulile de bază ale arhivelor organizațiilor".
La elaborarea POC tehnologii, timpul și modalitățile de documentare trebuie amintit că stocarea pe termen lung a documentelor într-un suport amovibil volatil, cum ar fi dischete, necesită frecvent, cel puțin o dată la fiecare șase luni, verificări și suprascrie datele stocate pe medii noi în dublu exemplar.
Depozitarea pe termen lung (peste 10 ani) a informațiilor de arhivare de pe unitatea hard disk a computerului este, de asemenea, riscantă din cauza posibilelor defecțiuni și a atacurilor virale.
În prezent, singurul operator acceptabil pentru înregistrarea documentelor arhivate (versiuni electronice) poate fi considerat că nu este suprascriptibil (documentele nu pot fi editate!) Disc optic.
Practica treptată demonstrează că pe discurile optice este recomandabil să stocați numai documente temporare (până la 10 ani).
Discurile optice și alte medii de calcul compacte sunt din ce în ce mai folosite în organizații ca o copie de lucru pentru uzul zilnic, în timp ce originalele de hârtie sunt stocate în arhivă.
Se fac încercări de a stoca documente cu discuri optice de format mic și de dimensiuni mari, cu perioade de stocare mai lungi, de exemplu fișierele personale ale angajaților. Dar, la nivelul modern al dezvoltării tehnologiilor computerizate, chiar și posibilitatea de a citi un disc înregistrat în calculator de 40-50 de ani astăzi arată, spre deosebire de un document pe hârtie, problematică.
Unitatea principală de contabilitate și stocare a documentelor pe suporturile de date computerizate din organizație este un fișier de date.
Baza de date a documentelor se formează în timpul înregistrării.
Termenii de stocare a documentelor nu depind de forma existenței acestora - hârtie sau electronică - și sunt definiți, așa cum am menționat deja mai sus, prin directoare speciale - liste de documente care indică timpul de depozitare (tipic și departamental). În plus, în fiecare organizație există o nomenclatură de cazuri. Acesta este, de asemenea, introdus în calculator și este un tabel independent în baza de date a documentelor organizației.
La sfârșitul anului de birou, sortarea se efectuează pentru întreaga bază de date a instituției care a fost constituită în cursul anului în procesul de înregistrare a documentelor. Datele privind documentele organizației pentru anul trecut sunt utilizate pentru a întocmi un inventar al tuturor documentelor grupate după caz. În acest caz, documentele sunt aranjate în ordinea în care sunt primite (mai ales în ordine cronologică). Pentru cazurile de depozitare permanentă și pe termen lung, o astfel de listă de documente a cazului este tipărită sub forma unui inventar intern și depusă la începutul cauzei.
Normele de arhivare prevăd pregătirea stocurilor de cazuri de depozitare permanentă și pe termen lung. Prezența unui sistem contabil automatizat face posibilă compilarea inventarelor documentare care erau imposibile înainte cu tehnologia hârtiei convenționale din cauza muncii lor. Astfel de inventare facilitează și accelerează în mare măsură căutarea documentelor necesare în arhive, asigurarea contabilității și conservării lor.
În cazul transferului de documente pentru stocarea de stat la cererea organismelor de arhivare pe baza inventarelor documentare, se pot forma ușor stocuri generalizate pentru stocarea permanentă și pe termen lung.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: