Nu ați găsit ce căutați?
Dacă aveți nevoie de o selecție individuală sau de lucru pentru o comandă - utilizați acest formular.
Următoarea întrebare »
Cerințele pentru executarea documentelor se bazează pe cadrul legal pentru evidența contabilă,
Sarcinile serviciului DOS și arhivei departamentale privind formarea cauzelor
Formarea cauzelor în serviciul Dow
Formarea cazurilor este gruparea documentelor executate într-un dosar în conformitate cu nomenclatorul cazurilor și sistematizarea documentelor în cauză.
Fiecare unitate structurală formulează documente în afaceri în profilul departamentului său.
Lucrările de formare a cazurilor constau în următoarele operațiuni:
distribuirea documentelor executate pe cazuri în conformitate cu nomenclatorul de cazuri;
aranjarea documentelor în interiorul cazului într-o anumită ordine;
proiectarea copertei cazului.
Formarea cauzei începe de la începutul anului.
Fiecare dosar numit în nomenclatură primește un dosar sau un dosar-registrator.
Pe coperta casei din partea de sus se indică numele organizației, deasupra acesteia (dacă este) - numele organizației superioare, sub numele organizației - numele unității structurale.
În mijlocul capacului este indicat indexul casetei pentru nomenclatură. De exemplu: "Cazul nr. 01-91". Apoi, din nomenclatorul de cazuri, titlul este transferat cu precizie.
Data de pe copertă indică data stabilirii cauzei, volumul, partea.
În partea inferioară a capacului, este indicată perioada de depozitare (din coloana 4 a nomenclatorului de cazuri).
În exemplul de mai sus este prezentată o acoperire de exemplu.
În viitor, formarea cauzelor constă în distribuirea și gruparea documentelor pe cauze, localizarea documentelor în anumite cazuri într-o anumită ordine. La sfârșitul anului calendaristic, trebuie să se completeze coperta cauzei: să se menționeze numărul foilor de proces și să se precizeze cele mai recente date ale volumelor.
Semne de grupare a documentelor de caz:
nominal - indică tipul de documente depuse în dosar;
subiectul-întrebare (principală), răspunzând la întrebarea "ce documente?". Trebuie reținut faptul că documentele pot fi depuse numai pe o singură problemă;
cronologic - conține o indicație a perioadei pentru care documentele sunt grupate în dosar;
geografică, în care documentele sunt grupate în mai multe organizații, unite de un semn de teritorialitate (regiune).
Pentru cazurile care conțin documente deosebit de valoroase, precum și pentru dosare personale, se face un inventar intern, care include fiecare document atașat. Inventarul este plasat la începutul cazului.
La formarea cazurilor, trebuie respectate următoarele cerințe.
1. Documentele unui an calendaristic sunt grupate în cazuri, cu excepția cazurilor de rulare, dosarelor personale care se formează pe întreaga durată a activității persoanei în cadrul organizației; documente ale organelor elective și ale comisiilor lor permanente, grupuri de deputați, care sunt grupate în timpul convocării lor; documente ale instituțiilor de învățământ formate în cursul anului universitar; documente ale teatrelor, care caracterizează activitățile scenice pentru sezonul teatral, filme, manuscrise, istoric medical etc.
2. Documentele pentru perioadele de depozitare permanente și temporare sunt grupate separat, astfel încât să nu complicăm selectarea documentelor pentru stocare ulterioară.
3. Cazul trebuie să includă o copie originală a documentului executat sau o copie certificată. Nu este permisă includerea proiectelor, proiectelor, copiilor, documentelor care trebuie returnate cazului. Excepția este copiile care au rezoluții, note care sunt o completare la documentul principal.
4. Fiecare document introdus în cauză trebuie să fie executat în conformitate cu cerințele principalelor prevederi ale GDLA și ale standardelor de stat.
5. În cazurile în care nu este permisă separarea cererilor și a răspunsurilor, depunerea scrisorilor de intenție fără cereri sau fără semne de localizare. Corespondența este grupată în fișier astfel încât documentul de răspuns să fie plasat lângă documentul de solicitare.
6. Cazul nu trebuie să conțină mai mult de 250 de coli la o grosime de cel mult 4 cm.
7. Atasamentele mici, indiferent de data aprobării sau compilației lor, sunt depuse împreună cu documentele la care se referă.
8. Plasarea documentelor în dosare se face în ordine cronologică. Dar documentele pot fi plasate în ordine alfabetică, de exemplu cazuri cu propuneri, cereri, reclamații, petiții și apeluri din partea cetățenilor.
Executarea cazurilor în arhiva departamentală
Înainte de transferul în arhiva organizației, cazurile de depozitare permanentă și pe termen lung trebuie completate și descrise în formulare contabile speciale (documente de livrare).
În cazul depozitării temporare (până la 10 ani inclusiv) nu se efectuează o astfel de prelucrare, ele pot fi depozitate în aceleași huse (liant) în care sa realizat formarea. Contabilitatea acestor cazuri se efectuează în conformitate cu nomenclatorul cazurilor.
Această activitate este realizată de personalul DPU și de unitățile relevante responsabile cu instituția și formarea cazurilor, cu asistență metodologică și sub supravegherea comisiei de experți (CE) a organizației. Dacă documentele din arhiva organizației merg mai târziu la depozitul de stat - sub controlul arhivei de stat.
Completarea fișierelor pentru arhivare include următorul set de lucrări.
7. Re-sistematizarea documentelor în cazul respectiv. În procesul de constituire a cazului, documentele sunt depuse în ordine cronologică: după datele de primire și numerele de ordine; re-sistematizați documentele în cauză - înseamnă să le schimbați astfel încât primul document să fie la începutul cazului.
8. Elaborarea unui martor al problemei. Când dosarul este închis, se face o foaie - martorul cazului. Are o formă fixă și se află la capătul carcasei. Foaia de martor specifică următorul caz foi de caracteristici de numerotare: existența unui număr literale de foi, numărul de foi cu fotografii lipite, un număr mare de foi, precum și numărul de plicuri cu atașamente și numărul de încorporate în ele foi. Dacă este necesar, sunt caracterizate caracteristicile stării fizice a documentelor.
9. Foile de numerotare ale cazului. Toate colile cazului sunt numerotate în cifre arabe în colțul din dreapta sus de numerotator sau creion de grafit negru; materialele ilustrative sunt numerotate pe partea inversă în colțul din stânga sus; foaia de martor nu este numerotată; Fișele din inventarul intern al documentelor din dosar sunt numerotate separat.
10. Înregistrarea detaliilor copertei cazului în conformitate cu formularul stabilit. Pentru a face acest lucru aveți nevoie de:
specificați numele organizației, subordonarea acesteia pentru perioada de creare a documentelor incluse în dosar. Dacă numele organizației sau al unității structurale s-au schimbat, ambele nume sunt date pe copertă, numele precedent fiind încadrat, iar noul nume fiind scris pe numele anterior;
clarificați titlul cauzei (volum, parte). În cazul în care este necesar, în numărul global de comenzi efectuate, protocoale, etc. În cazul în care cazul este compus din mai multe volume pe coperta fiecărui volum suporta un caz antet comun și titlul fiecărui volum .;
precizați numărul de foi din caz, care se aplică pe baza inscripționării verbale a cazului. Tabelele fiecărui volum sunt numerotate separat;
11. Legarea sau legarea cazului. Documentele care constituie cazul depozitării permanente și pe termen lung sunt depuse pe patru puncte de golire într-o copertă dură sau interconectate. Atunci când se pregătesc cazuri de depunere (legare), legăturile metalice (pini, capse) din documente sunt șterse.
12. Întocmirea, în cazurile necesare, a unui inventar intern al documentelor cauzei.
Inventarul intern este un fel de cuprins și contribuie la păstrarea documentelor.
Inventarul intern al documentelor cauzei este semnat de inițiator, indicând poziția, decriptarea semnăturii și data închiderii inventarului, adică depunerea ultimului document în dosar.
Trimiteți-le prietenilor: