Tema 8. Formarea și depozitarea cazurilor.
Scopul studiului: studiul procesului de formare a cazurilor; familiarizarea cu principalele etape de lucru privind pregătirea documentelor pentru stocarea arhivă.
Întrebări pentru studiu:
1. Elaborarea unei nomenclaturi de cazuri.
2. Formarea și executarea cazurilor
3. Pregătirea și transferul de documente pentru arhivare.
Elaborarea unei nomenclaturi de cazuri.
Eficacitatea organizării stocării actuale a documentelor este în mare măsură determinată de măsura în care este gândită nomenclatorul afacerilor întreprinderii. Nomenclatorul cazurilor este o listă sistematizată de nume de cazuri introduse în organizație, indicând termenii de stocare a acestora. La rândul său, o faptă este o colecție de documente sau un document referitor la o singură problemă sau un domeniu de activitate, plasate într-un dosar separat. O astfel de definiție este cuprinsă în GOST R 51141-98 "Lucrări și arhive de birou. Termeni și definiții "(în continuare - GOST R 51141-98).
Nomenclatorul cazurilor este conceput pentru a asigura distribuirea optimă a documentelor și formarea cazurilor și, în cele din urmă - pentru a asigura o căutare eficientă a documentelor în lucrul zilnic cu aceștia.
În organizațiile mici, care nu au o diviziune structurală, se compune o nomenclatură. Ca regulă, este secretarul-referent. Nomenclatorul consolidat al unei mari organizații este munca de birou. Următoarele reprezintă o formă a nomenclatorului cazurilor de livrare a documentelor pentru depozitarea privată.
În cazul în care organizația eliberează documente pentru stocarea de stat, este necesar să se convină asupra nomenclatorului cazurilor în Comisia de verificare a experților (EPC) din arhiva statului.
Un aranjament exemplar de secțiuni în nomenclatura sumară a afacerilor poate fi după cum urmează: Oficiul, producție și departamentul tehnic, departamentul de muncă și salarizare, contabilitate, departamentul de resurse umane, departamentul de întreținere.
Nomenclatorul consolidat al cazurilor ar trebui să prevadă rubrici pentru toate documentele formate în activitățile organizației. Titlurile publicațiilor tipărite (tarifele, carnetele de referință etc.) nu sunt incluse în nomenclatorul de cazuri. Titlurile de dosare cu privire la aspecte care nu au fost soluționate în cursul anului curent sunt considerate a fi trecute și sunt înscrise în nomenclatorul afacerilor organizației din anul următor cu același indice.
Nomenclatorul afacerilor organizației este tipărit în mai multe exemplare. Primă instanță (de control) se păstrează în birou, al doilea este folosit ca o copie de lucru, iar al treilea este persoana responsabilă de arhiva ca document contabil, a patra - în Arhivele Statului, care a transmis documentele organizației.
Formarea și executarea cazurilor
Formarea cazurilor este gruparea documentelor executate într-un dosar în conformitate cu nomenclatorul cazurilor și sistematizarea documentelor în cauză.
Cerințe uniforme pentru formarea și înregistrarea cazurilor prevăzute în sistemul de stat de întreținere documentare a managementului (GDLN), care a fost aprobat de Glavarhiva URSS din 25 mai 1988 numărul 33. Acest sistem a fost publicat în timpurile sovietice, dar, cu toate acestea, este încă în vigoare .
Formarea cazurilor trebuie să îndeplinească următoarele cerințe de bază: căutare promptă a documentelor; fiabilitatea documentației de management; siguranța documentelor.
Potrivit GDLAU, cazurile ar trebui să fie formate central la locul unde sunt înregistrate documentele. Baza pentru formarea cazurilor este nomenclatorul cazurilor, respectiv organizația sau unitățile acesteia.
Lucrările de formare a cazurilor constau în următoarele operațiuni:
distribuirea și structura documentelor executate în cazuri;
aranjarea documentelor în interiorul cazurilor într-o anumită ordine;
executarea cazurilor de cazuri.
Fiecare caz este completat din documente pe o singură problemă, având un termen de valabilitate. Cazul este completat doar cu documente executate (originale sau copii certificate). Documentele pentru perioadele de depozitare permanente sau temporare sunt grupate separat.
În cazuri, documentele dintr-un an calendaristic sunt grupate. Excepția este activitatea de tip rulant, în care documentele sunt grupate de mai mulți ani (de exemplu, dosare personale).
Documentele în cauză se află într-o anumită ordine: în primul rând, documentul principal și aplicațiile conexe, iar apoi în ordine cronologică există documente care apar ca urmare a rezolvării problemei.
Anexele la documente, indiferent de data aprobării sau compilației lor, sunt atașate la documentele la care se referă.
Corespondența este grupată în anul calendaristic și este ordonată în ordine cronologică. Comenzile pentru personal sunt completate în cazuri în conformitate cu termenii de stocare. Ordinele (ordinele) privind angajarea, transferul la o altă poziție, promovarea, călătoriile de afaceri lungi, schimbarea numelor sunt grupate într-un singur lucru.
Ordinele de acordare a concediilor, executarea ipotecilor, călătoriile de afaceri pe termen scurt reprezintă o altă problemă. Formarea separată a cazurilor se explică prin diferența dintre termenul de valabilitate: perioada de păstrare a documentelor din primul grup este de 75 de ani, iar cea de-a doua - de 5.
Fiecare document introdus în dosar trebuie să fie executat în conformitate cu cerințele standardelor de stat și ale altor acte normative. Documentele greșite sunt returnate executorului pentru revizuire.
Cazul nu trebuie să conțină mai mult de 250 de coli, cu o grosime totală de cel mult 40 mm.
Înregistrarea cazurilor este pregătirea cazurilor pentru depozitare în conformitate cu normele stabilite.
Înregistrarea cazurilor începe cu instituțiile în organizarea lor și se termină în curs de pregătire pentru transferul la arhiva la sfârșitul anului calendaristic în care au fost deschise. Efectuarea unui caz particular implică un complex de lucrări pe documente șa, foi de numerotare, elaborarea de etichete de asigurare, pregătirea (în unele cazuri), inventar intern al documentelor pe coperta numele de rafinare de afaceri al organizației, păstrarea evidenței indicelui, ceea ce face titluri etc.
Înregistrarea cazurilor este efectuată de către angajații serviciului de asistență pentru documentație al organizației și diviziilor structurale.
Cazurile sunt depuse într-un capac dur, foile sunt numerotate. La sfârșitul cazului, o inscripție separată este plasată pe o foaie separată. Cele mai valoroase documente (de exemplu, manuscrise etc.) nu sunt depuse, ci se pun în dosare sau casete.
O inscripție de verificare (foaie-martor) este plasată la sfârșitul cazului.
Acoperirea cazurilor se face în conformitate cu cerințele GOST 17914-72. Inscripțiile de pe copertă trebuie să fie scrise clar, cu cerneală.
După sfârșitul anului în cazul în care (peste 10 ani) viață permanentă și temporară de depozitare a persoanelor responsabile pentru lucrul cu documente în subdiviziuni, a întocmit inventarul de cazuri pentru transferul ulterior arhiva. Se elaborează un inventar separat pentru personalul organizației.
Fiecare caz este înregistrat în inventar sub un număr de serie independent. Lista este aprobată de șeful organizației. Înainte ca aprobarea inventarului să fie aprobată de organizația CE. Dacă documentele sunt transferate în arhiva de stat, înregistrările pentru astfel de cazuri sunt convenite (aprobate) de EPC a organizației de arhivă.
Secțiunile anuale ale dosarelor de caz, destinate transferului în arhiva statului, sunt tipărite în patru exemplare. Înregistrările cazurilor rămase în arhivele organizației sunt tipărite în două exemplare.
Arhivele organizației transferă cazurile de depozitare permanentă și temporară (mai mult de 10 ani), precum și cazurile de personal, la un an după încheierea lucrărilor cu acestea în diviziuni structurale. Cazurile de depozitare temporară (până la 10 ani inclusiv) sunt transferate în arhivă, la discreția conducerii organizației (capacitățile arhivei, frecvența de referință la documentele anilor anteriori etc.) sunt luate în considerare.
Documentele, după cum sa menționat deja, sunt luate în arhivă după examinarea valorii și înregistrarea cazurilor de depozitare permanentă și temporară (peste 10 ani) pentru rapoartele aprobate de comisia de experți a organizației. Cazurile de depozitare temporară (până la 10 ani inclusiv) sunt acceptate în funcție de nomenclatorul cazurilor.
În cazul în care trebuie să fie lăsate sau trimise cazuri individuale pentru lucrarea curentă, arhiva organizației emite problema acestor cazuri pentru utilizare temporară. Arhivatorul, după caz, verifică cu atenție fiecare caz cu inventarul, verifică corectitudinea formării și executării cazului.
Împreună cu cazurile, cardurile de înmatriculare pentru documentele transmise sunt transferate în arhivă pentru reaprovizionarea aparatului de referință al arhivei.
Înainte de transferul către arhivele de stat, documentele care fac obiectul stocării de stat sunt stocate în arhivele organizațiilor și întreprinderilor în termenele stabilite de Glavarhiv din Rusia. După expirarea termenilor stabiliți, documentele supuse depozitării de stat sunt transferate conform actului arhivelor lor de organizații și întreprinderi la arhivele de stat.
Orientarea și controlul metodologic asupra formării corespunzătoare a cazurilor în diviziunile structurale sunt efectuate de către șeful cancelarului și șeful arhivei.
Documentele trebuie păstrate în dosare în conformitate cu nomenclatura aprobată. În acest scop, sunt repartizate spațiile necesare, în cazul în care sunt instalate dulapuri (mese) care pot fi închise, care asigură securitatea completă a documentelor. Păstrați documentele în locuri de muncă nepotrivite în acest scop este interzisă.
Pentru a asigura recuperarea rapidă a documentelor pe ușa dulapului (pe interior) deține copii ale nomenclaturii afacerilor, precum și pe spinarea cazurilor capace specificate număr de cazuri, în conformitate cu nomenclatura. Dulapurile (mesele) sunt, de asemenea, echipate cu dispozitive de etanșare.
Pregătirea și transferul de documente pentru arhivare.
Pregătirea documentelor executate pentru depozitarea ulterioară este etapa finală a procesului de înregistrare. Scopul principal al păstrării documentelor este crearea condițiilor pentru utilizarea lor în activitatea de referință a instituțiilor și completarea Fondului Arhivelor de Stat a Federației Ruse.
Pregătirea documentelor executate pentru stocare include:
- examinarea valorii documentelor;
- executarea documentelor care urmează să fie arhivate;
- întocmirea unui inventar al documentelor de depozitare permanente și pe termen lung;
- asigurarea siguranței cazurilor;
- transferul cazurilor în arhivă.
Examinarea valorii documentelor este selectarea documentelor pentru stocarea de stat sau stabilirea termenilor pentru stocarea acestora. De regulă, obligația de depunere a documentelor la arhivele de stat revine organizațiilor de stat și municipale.
Pentru a organiza și efectua valoarea de examinare a documentelor și de selecție pentru transferul lor la custodia statului, precum și să monitorizeze și să ofere asistență metodologică în examinarea în ministere și departamente pentru a stabili un comitet permanent de experți central (CEC). În alte organizații se înființează comisii permanente de experți (EC).
Comisia de experți a organizației este creată de ordinul șefului din numărul celor mai calificați angajați în număr de cel puțin trei persoane. Comisia de experți în activitatea sa ar trebui să fie ghidată de regulamentele privind Fondul Arhivistic al Federației Ruse, cerințele GDLN, ordine ale Arhivistic Serviciului Federal al Rusiei, documente de orientare de reglementare elaborate de autoritățile de arhivă, lista tipică a documentelor cu datele lor de conservare.
depozitare temporară (peste 10 ani);
depozitare temporară (până la 10 ani);
A se distruge în legătură cu expirarea perioadei de depozitare.
Afaceri de stocare permanentă și temporară (peste 10 ani), de regulă, se află în arhiva organizației. Cu toate acestea, dacă documentele au, de exemplu, valoare istorică sau științifică, întreprinderea le transferă în arhiva statală sau municipală. Bineînțeles, cu condiția să aibă un acord corespunzător cu ei. Transferul acestora se efectuează în funcție de date.
Cazurile de depozitare temporară (până la 10 ani) sunt stocate central în organizație, iar după expirarea perioadei de depozitare acestea sunt distruse.
Distrugerea documentelor și a cazurilor este formalizată printr-un act.
Distrugerea cazurilor cu termenul de valabilitate expirat, după ce a clasificat drept „secret“, „doar pentru uz intern“, „Confidențial“, efectuate în conformitate cu instrucțiunile speciale.
Toate cazurile selectate pentru arhivare sunt procesate după cum urmează:
documentele din dosar sunt re-formate și aranjate în ordine cronologică;
numerotați colile casetei în colțul din dreapta sus;
la sfârșitul cazului, se anexează un certificat care indică numărul de coli din dosar;
cele mai importante documente sunt dosare interne ale dosarelor și sunt depuse la începutul cazului;
pe coperta casetei se indică suplimentar numărul de coli, perioada de păstrare a cazului. Clarificați titlul și datele de încheiere a cazului.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: