Ajută-te !: Suport: Sfătuiți cum să organizați cele mai bune documente: 091:
După 5 ani de ședere la domiciliu (am doi copii: sprijin :) Am mers să lucrez în biroul în care am lucrat înainte, până la decret. Șefii sunt minunați, sfera activităților firmei este bine cunoscută, dar poziția, la care au apelat, a devenit mai gravă și mai punctuală. În plus față de o grămadă de sarcini, un număr mare de documente - contracte, contracte suplimentare cu tot felul de clienți și furnizori și robinete - a fost moștenit de la specialistul anterior. Acum accept afaceri, dar nu sunt deloc îndrumat de unde să caut un anumit document. Unele dintre ele sunt în formă electronică, însă ele nu sunt foarte bine comandate. Angajatul, care mi-a făcut afaceri, a făcut totul singur și, în general, a fost destul de bine orientat într-o grămadă de directoare nesemnate aproape identice.
Vă rugăm să oferiți sfaturi despre cum să vă ușurați viața și să sistematizați docurile? La urma urmei, numărul lor va crește, pentru că încheierea de noi tratate în Dieceza mea. Acum, numerotarea utilizată nominală, de buldozer: 065: contract toate nepotrivite, adică toate fonturile și typy sale, astfel încât „vchityvanie“ contract de bază de date este cheltuit forțele decent. În seara, creierul meu se fierbe. atunci voi spune că nu sunt lipsiți de creier: 008 :: 008 :: 008: dar, de asemenea, șederea prelungită la domiciliu nu a ajutat inflația mușchilor creierului :)) :)) :))
Voi fi bucuros și recunoscător pentru sfatul cu privire la caz: floare :: floare :: floare:
Împărțiți totul în foldere și plasați-le într-un dosar în ordinea priorității sau pe date. Și într-un computer, tot prin dosare. Aici o consiliere sau un consiliu original.
ca opțiune: toate imprimare nedeschis, și apoi partajați toate documentele într-o mână de furnizori, le aranja în ordinea priorității (în partea de jos cele mai vechi documente, și așa mai departe în creștere la cel mai recent), apoi eliminați toate folderele și ori din nou, introducerea în fiecare dosar de mai multe furnizori, introduceți separatoare de culori între documente de la diferiți furnizori, dosarele pentru semnare. Nu uitați să adăugați documente noi în dosarele corespunzătoare.
În viitor, puteți obține un catalog electronic de documentație, dar este ceva mai dificil când ajungeți la el, spuneți-mi, voi încerca să împărtășesc experiența mea :)
pentru a introduce o gradare a contractelor - după tipuri de activitate, sfere sau cumva, trebuie să gândiți. foldere - dacă este vorba despre hârtie. și folderele din computer (am tăcut despre sistemul automatizat de gestionare a contractelor, acesta este pasul următor). cataloage, Cat. trebuie să faceți - specii, subspecii. de exemplu - доогоора pe (condițional): 1) în cazul în care firma dvs. este un interpret 2) în cazul în care compania dvs. este client. în continuare 1.1. esti un furnizor de servicii, 1.2. pe produse și produse. același lucru 2.1. 2.2. și altele asemenea.
3. contract pentru serviciile firmei. bine și pe termen nelimitat.
Cum facem: dosar contract separat, fiecare contrapartidă este separată de cealaltă hârtie zakladkoy.T.e luând vedem o mulțime de dosar semne de carte, pe care erau scrise numele firmelor de a gasi rapid deschiderea companiei, dar deja există un contract cu ea.
Păstrăm toată evidența contabilă, toate dosarele, toate instanțele, documentația tehnică etc. Insanely convenabil
Dacă există mai multe activități, atunci dosarul pentru fiecare tip și direcție. De exemplu, "Contracte cu bănci", "Furnizori", "Clienți" etc.
Apoi, colectați toate dopicile și atașați la contractele necesare în dosar. Apoi decideți care fișier în care folder.
În dosare, contractele sunt aranjate în funcție de alfabetul contrapărții.
Dar nu m-aș grăbi în timp ce schimbam totul. Fostul angajat a avut un fel de logică pentru aranjarea documentelor. Și angajații care folosesc aceste documente au devenit deja obișnuiți cu asta, iar tu îi schimbi totul în felul tău, și nimeni nu va găsi nimic. Uite atent, poate că nu e atât de înspăimântător?
poți să o faci doar treptat. La mine, de exemplu, este creat registrul electronic al documentelor - în Excel, după tip de hyperlink-uri, munca a fost lungă, dar merită. Acum nici unul nu-și poate imagina să lucreze fără acest registru. Documentele sunt sistematizate conform următoarelor criterii: după tip, după data închisorii, după divizare. În fiecare dosar - hyperlink-uri, și de oriunde puteți merge la acest document
Am toate actele într-un computer în folderul My Documents sistematizate după nume - comenzi pe personal, ordinele de contingent, parte a documentației care vine. În interiorul fiecărui astfel de dosar se sortează docurile cu ani. Fiecare document are propriul nume, numărul și data, în care îl salvez. astfel încât autoritățile în absența mea să găsească mereu documentul potrivit.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: