Acasă | Despre noi | feedback-ul
Printre sarcinile organizaționale care sunt rezolvate în procesul de creare a unui serviciu clerical, este și sarcina reglementării reglementării activității serviciului însuși. Structura, funcțiile, sarcinile serviciului sunt fixate într-un număr de documente interne - regulamente, instrucțiuni, reguli, structură și personal, tabel de personal, ordine privind repartizarea sarcinilor.
Printre cele mai importante documente organizatorice care reglementează statutul juridic al angajaților serviciului de serviciu de birou se numără Regulamentele privind Biroul de Servicii și Reglementările privind locurile de muncă. Acestea ar trebui să fie elaborate pe baza actualei legislații, a documentelor normative și metodologice de stat și a documentelor organizatorice care determină activitățile organizației (cartă, contract constitutiv). Crearea de reglementări și descrieri de posturi vizează distribuirea funcțiilor și responsabilităților, precum și reglementarea tehnologiei adoptate pentru lucrul cu documentele.
Reglementarea activităților serviciului de evidență joacă un rol important organizației Carta - (. Vezi § 7.1) un act juridic care determină ordinea de formare, competența organizației, funcțiile sale, sarcinile și procedura de operare.
efect de dezvoltare Carta privind formularea generală a mandatului, așa cum este specificat de sarcinile care reflectă direcția și specificul organizației, procedura de aprobare a structurii, managementul personalului, etc. să creeze baza organizatorică inițială pentru circulația documentelor instituției. Diferențierea în Carta rolurilor și responsabilităților contribuie la reglementarea liderilor organizarea relațiilor de informații care apar în timpul executării acestor funcții, și vă permite să se determine intervalul efectiv de documente care vor fi create în unitatea de comandă. Structura organizatorică stabilită în cartă permite identificarea seturilor de documente care vor fi utilizate în activitățile de management. Secțiunea statut dedicat organizării procedurii de control oferă o înțelegere inițială a documentației administrative, de orientare publicate afectează dokumentoobrazovaniya procesele de modernizare, de defineste parametrii fluxului de informații și fluxul de lucru.
Regulamentul privind serviciul de birou este creat în același scop ca și dispozițiile privind alte diviziuni structurale. Problemele activităților organizaționale în domeniul suportului de documentare pentru aparatul de management sunt strâns legate de obiectivele generale ale organizației (instituției).
Prevederile privind serviciul de evidență dezvoltat pe baza modelului care conține funcțiile maxime de serviciu. În dezvoltarea pozițiilor individuale este specificat sarcinile de compoziție și funcțiile de serviciu, în funcție de condițiile reale ale activităților sale. De exemplu, o funcții de tehnologie standard pot fi adăugate la funcția de previzionare a dezvoltării lucrărilor de întreținere documentare, unificarea documentelor, managementul metodic fluxului de lucru stadializare în subdiviziuni și altele. Dimpotrivă, într-o anumită situație poate o excepție de la funcțiile tipice ale celor din organizație nu sunt îndeplinite de serviciu evidență sau sunt alocate altor unități structurale.
Forma poziției și structura textului sunt unificate în aplicația USORD. Primul paragraf al secțiunii "Dispoziții generale" stabilește numele exact al serviciului de birou, locul său în structura organizatorică a organizației, gradul de independență a serviciului. Luați în considerare două formulări ale acestui paragraf:
1. "Cancelaria este o subdiviziune structurală independentă a SA și raportează direct directorului general".
2. "Cancelaria face parte din departamentul general al AO și este subordonată șefului său".
În primul caz, independența biroului este fixă, în al doilea - valoarea auxiliară.
În continuare, în Regulament se indică numele postului de conducător al serviciului - șeful, managerul, managerul; procedura de numire și de demitere a acestuia, cerințele pentru calificarea și experiența sa în domeniul muncii practice.
Următorul articol oferă o listă a principalelor documente juridice, de politici, de reglementare și de instruire pe care managementul de birouri îl conduce în activitatea sa. În primul rând, sunt enumerate documentele normativ-normativ-normativ-metodologic și normativ-tehnic, apoi - organizatorice și administrative interne.
În cazul în care biroul are sigiliul (sigiliul), regulamentul descrie, condițiile de depozitare și utilizare.
A doua secțiune a regulamentelor formulează obiectivul general și sarcinile principale ale activității de birou. Atunci când formulează sarcinile serviciului, ele nu pot fi restrânse la sarcinile conducătorului său.
A treia secțiune a regulamentelor este de bază. Acesta conține o descriere cuprinzătoare a activităților serviciului de birou și se numește "Funcții". Descrierea lor trebuie să fie clar formulată și să includă toate funcțiile efectuate de serviciul de gestionare a înregistrărilor. Dacă există unități structurale în serviciu, secțiunea "Funcții" este introdusă corespunzător titlurilor lor, iar o descriere a funcțiilor este dată pentru fiecare unitate structurală. Aceasta stabilește domeniul de responsabilitate al fiecărei unități structurale pentru o anumită zonă de lucru. Este necesar să se ia în considerare cu atenție distincția dintre serviciul individual de caracteristici link-uri sau site-uri, pentru a evita duplicarea și suprapunerea, precum și „pierdere“ sau omite unele dintre caracteristicile sale neincluderii în regulament. La redactarea acestei secțiuni, este obișnuit să se precizeze ce funcții are unitatea în întregime și în care participă și sub ce formă.
Prevederile a patra secțiune „Drepturile“ enumeră drepturile care sunt atribuite serviciului în ansamblul său pentru punerea în aplicare a sarcinilor și funcțiilor sale. Drepturile de serviciu de birou includ dreptul de a verifica organizarea muncii cu documente în subdiviziuni necesită completarea documentelor interpreților în cazul încălcării regulilor de preparare a acestora, de a solicita de unitățile structurale ale informațiilor necesare pentru îndeplinirea funcțiilor lor, etc. Un impact semnificativ asupra activității cu documente pot avea birou serviciu de intrare în drepturi dreptul de a nu accepta înregistrarea și trimiterea documentelor interne și de ieșire emise cu încălcarea cerințelor stabilite (de exemplu, lipsa de vize necesare sau a semnăturilor cu datele expirate, etc.).
Pentru a instala definirea drepturilor și a serviciilor de cap, secțiunea cap a drepturilor date personale de servicii de management. Printre acestea, există de obicei un drept de a stabili responsabilitățile deputaților săi, semna, aproba, aproba anumite documente, adoptă directive privind o serie de probleme, numește și eliberează din angajații serviciului de birou (sau să prezinte documente pentru aceste proceduri), se aplică stimulente sau sancțiuni și așa mai departe.
Atribuții manager de serviciu de birou nu este reglementată printr-un document separat (fișa postului), astfel încât dispoziția introduce secțiunea „Ghidul“, în cazul în care aceste obligații punctul de coordonare activități de servicii de birou funcție, planificarea activității, supravegherea personalului, dezvoltare organizațională, crearea sau participarea în dezvoltarea suportului reglementar și metodologic al serviciului.
A se vedea „Responsabilitatea“ este alocată ca independent sau incluse în secțiunea „Ghidul“ și enumeră elementele principale pe care liderul este personal responsabil pentru îndeplinirea sarcinilor de serviciu pentru starea de documentare, conformitatea cu documentele legale și de reglementare, acuratețea informațiilor, organizarea de scurgere Activitatea serviciului, lucrul cu personalul etc.
Uneori, dispozițiile din secțiunea „Ghid“ este împărțit în trei secțiuni: sediul central este obligat să serviciu (taxe de transfer), sediul central are dreptul la viață (drepturi de transfer), șeful serviciului responsabil de birou (responsabilitatea personală).
A se vedea „Relațiile cu alte departamente“ ar trebui să reflecte prezența și natura relațiilor de viață de birou cu alte unități structurale care apar în timpul îndeplinirii sarcinilor sale și funcțiile, obligațiile reciproce, compoziția și caracteristicile instrumentelor dezvoltate de serviciu de birou, în colaborare cu alte departamente, calendarul de prezentare a acestora , frecvența schimbului de informații. De regulă, în această secțiune, relație fixă cu departamentul de personal, secretariatul organului colegial, unitățile structurale funcționale, departamentul juridic. Sectiunea enumera tipurile de activitati pe care le desfasoara biroul de catedra conform celor convenite cu alte divizii.
Semnificația juridică a prevederilor atât organizarea documentului este mărită prin includerea unei secțiuni de stabilire a ordinii și controlului asupra utilizării resurselor materiale, criterii de evaluare a unității structurale, ordinul de a stimula lucrătorilor și sancțiuni pentru punerea în aplicare a funcțiilor sale, precum și a dispozițiilor și procedura de revizuire a acesteia. Aceste secțiuni nu sunt obligatorii, însă sporesc semnificativ rolul regulamentului ca document organizațional.
Situația este elaborată și semnată de șeful departamentului de lucru al biroului, afirmă șeful organizației. Regulamentele sunt formalizate pe forma comună a organizației și coordonate cu conducătorii acelor diviziuni structurale cu care sunt fixate interdependențele.
Revizuirea regulamentului se efectuează la schimbarea structurii biroului de servicii de organizare, subordonare, schimbarea structurii sale interne de organizare, introducerea unor noi forme și metode de organizare a muncii, precum și introducerea de noi tehnologii, deoarece aceasta este o redistribuire a funcțiilor între departamente.
Principalul document organizațional care reglementează împărțirea obligațiilor și drepturilor între angajați, care servește ca bază pentru eliminarea duplicării și duplicării în desfășurarea operațiunilor individuale, stabilind relațiile dintre posturile individuale este descrierea postului (a se vedea § 7.1). Postul de serviciu este elementul principal al structurii de conducere. Formarea unui sistem de posturi depinde de volumul, compoziția, natura funcțiilor efectuate în unitatea structurală, de împărțirea și cooperarea muncii. Descrierea postului este un instrument eficient de gestionare, care îndeplinește rolul organizațional, de reglementare și de reglementare. În plus, fișele de post vă permit să evaluați obiectiv activitățile fiecărui angajat al serviciului, să aplicați în mod obiectiv măsurile de influență.
Trimiteți-le prietenilor: