În ciuda nevoii recunoscute de a crea un departament logistic eficient. algoritmi clare pentru formarea ei nu există. Cu toate acestea, puteți vorbi despre o anumită experiență acumulată care va permite companiei să evite greșelile tipice și să construiască o lucrare optimă.
Principiile de creare a unui departament de logistică
Pe de o parte, nu este ușor să se creeze un departament de la zero, dar pe de altă parte va contribui la evitarea luptei împotriva tradițiilor stabilite, a schemelor ineficiente care împiedică procesele de afaceri. Crearea departamentului garantează construirea unei scheme logistice optime.
Începeți să lucrați la crearea unui departament nou cu o descriere detaliată a setului de funcții logistice. Este necesar să se formuleze pe hârtie și în detaliu lanțul de aprovizionare, care va fi gestionat de departamentul de logistică. Această acțiune va permite să vedem în prealabil unde și ce dificultăți pot apărea, unde este nevoie de specialiști cu înaltă calificare și unde este posibil să se facă cu angajații obișnuiți.
Ce să externalizeze?
Următorul pas este să definiți funcțiile logistice care au sens să externalizeze. Cel mai adesea este logistica transportului, vămuirea și depozitarea. Transferul funcțiilor de logistică "în lateral" nu înseamnă că acestea nu sunt reflectate în organizarea departamentului. Cel puțin trebuie să existe o persoană de contact (coordonator) care să asigure continuitatea fluxului de informații între companie și partenerul de logistică, să monitorizeze executarea corespunzătoare a contractului și, dacă este necesar, să caute parteneri noi sau adiționali.
În cazul în care societatea este o filială a unei organizații-mamă străine, transferul de lucrări către externalizare are propriile sale specificități. O caracteristică a departamentului de logistică al unei astfel de companii este necesitatea respectării standardelor corporatiste. Se întâmplă ca sediul central să decidă ce funcții să-și externalizeze și să-și plaseze cerințele partenerilor. Multe companii occidentale insistă, de exemplu, asupra faptului că partenerul lor de logistică are un certificat ISO.
Modelul optim al departamentului
Apoi, trebuie să definiți un model care să se potrivească cel mai bine unei anumite companii. Este mai preferabil ca întreprinderile să fie asociate cu caracteristicile regionale (de exemplu, o persoană conduce un grup de clienți într-o anumită regiune "de la și la") sau de grupuri de produse.
În același timp, este necesar un sistem de evaluare a performanțelor viitorului departament, un sistem de criterii și criterii. Sistemul dezvoltat de evaluare a eficienței va motiva angajații într-o anumită măsură.
După finalizarea acestei etape de planificare, vom obține o "schiță" a viitorului departament. "Figura" gata arată care sunt specialiștii în logistică (specialiști în achiziții, vămuire, secretari). În acest stadiu, este foarte important să se compileze o descriere detaliată a lucrării.
Prinderea întocmirea fișelor de post și responsabilități, este util de a vizualiza trecerea lotului convențional de mărfuri pe tot parcursul lanțului de aprovizionare și pentru a anticipa ceea ce va fi nevoie de acțiuni angajaților de la fiecare etapă. Este necesar să se ia în considerare nu numai trecerea partidului în contextul viitorului departament de acțiune, dar, de asemenea, în legătură cu activitățile altor departamente (contabilitate, vânzări, depozite, servicii pentru clienți), cooperarea cu partenerii de logistică, clienții și agențiile guvernamentale.
Reflectarea posibilelor dificultăți și luarea în considerare a sistemului de evaluare a eficienței face posibilă definirea clară a domeniilor de responsabilitate ale fiecărui angajat.
Sistem de îndatoriri și subordonare
În plus față de responsabilități clar definite, competențele și atribuirea responsabilității pentru fiecare dintre grupurile de departamentul de logistică în ansamblu și a fiecărui specialist, în special, în fișa postului includ informații despre cine este cine în nivelul disciplinar și funcțional. În plus, la etapa de planificare, ordinea înlocuirii este determinată. Acest lucru este făcut pentru a se asigura că munca întregului departament nu este în pericol de eșec din cauza unei boli bruște sau lăsând unul dintre angajați în vacanță.
Chiar și în etapa de creare a unui departament de logistică, este necesar să se identifice nu numai reglementările interne ale muncii, ci și criteriile de determinare a drepturilor și obligațiilor diferitelor divizii ale societății în relație cu celelalte. Cel mai bine este să se înregistreze în scris că departamentul de logistică are dreptul să se aștepte de la departamentele contabile și juridice și ce îndatoriri are pentru ei. Acest lucru se aplică atât fluxului de informații și distribuției funcțiilor, cât și organizării procesului de lucru.
Specificitatea politicii de personal
Schema condiționată a departamentului viitor, construită pe hârtie, și instrucțiunile corespunzătoare precedă selectarea și angajarea personalului. Această problemă poate fi rezolvată în două moduri: dându-i conducătorilor departamentelor relevante de personal autoritatea de a selecta angajați sau de a căuta în mod independent personalul. Mult aici depinde de standardele corporatiste, de competențele managerilor de nivel mediu, precum și de situația de pe piața forței de muncă. Ar trebui să fii pregătit să ridici angajații care îndeplinesc pe deplin așteptările și cerințele stabilite în instrucțiuni, dar nu se întâmplă imediat.
Nu considerați instrucțiunile pregătite și personalul ca o dogmă, o abatere de la care este imposibil. Uneori, în etapa apare stabilit specialist care nu pare să corespundă schemei existente, dar experiența și profesionalismul său sunt atât de utile în noul departament, are sens pentru a permite unor abateri de la planul și, eventual, a face modificări în organigrama.
Cerințele specifice privind abilitățile personalului se referă la limba respectivă. De regulă, limba engleză este o necesitate la un nivel bun. În plus, tot mai multe corporații străine sunt declarate limbile guvernanței corporative și necesită documentație în limba engleză.
Dacă o companie rusă este o filială a unei companii străine, engleza ca al doilea lucrător nu facilitează întotdeauna simplificarea proceselor de afaceri. Unele documente se pot face în limba țării în care se află sediul central. În plus, corporațiile mari străine pot participa liber la achiziționarea de servicii de transport pentru livrarea de bunuri. De asemenea, companiile de transport sunt adesea în țara vânzătorului, adică limba engleză nu este nativă reprezentanților transportatorilor.
Faptul că limba folosită nu este nativă pentru toți participanții la procesul logistic, face dificilă comunicarea, ceea ce poate avea consecințe dezastruoase. Specialistii in logistica cu cunostinte de doua limbi sunt un avantaj pentru orice companie. Cu toate acestea, managerii trebuie să se asigure că cel puțin un angajat este disponibil, capabil să comunice în limba țării în care este situată societatea-mamă.
Al doilea aspect, care trebuie luat în considerare la selectarea personalului, este asociat cu o anumită lipsă de cultură a afacerilor pe piața logistică din Rusia. Din păcate, pentru multe companii, neconformitatea cu cerințele pentru gestionarea documentelor este norma. Este naiv să credem că acest neajuns este o mică excepție. Chiar și multe companii de succes reduc costul transportului mărfurilor, trimițând-o fără documente.
Mulți logistici care lucrează în companii rusești, inclusiv cei legați de comerțul exterior, consideră că este imposibil să se lucreze în deplină conformitate cu legile. Pentru ei, lucrul la sistemele "gri", falsificarea certificatelor, facturile este normal. Firește, astfel de acțiuni sunt inacceptabile în orice companie.
Trimiteți-le prietenilor: