PREGĂTIREA DOCUMENTELOR LUCRĂRII PERSONALE ALE ANGAJAȚIEI: DESCRIERE INTERNĂ
Documentele incluse în dosarul personal (cereri, ordine, etc.) trebuie să fie eliberate și certificate în conformitate cu cerințele stabilite de actele normative și documentele metodologice de evidență.
Inventarul intern este întocmit după înregistrarea dosarului personal și conține informații despre numele documentelor incluse în dosar, indicii și datele acestora.
Specificitatea întocmind un inventar al documentelor interne ale unui chestiune personală este că aceasta este inclusă în acordul imediat cu instituția sa și completat în cursul comportamentul său. De aceea, conform revendicării 10 instrucțiuni în inventar intern se reflectă în includerea afacere privată de documente noi, precum și confiscarea documentelor din dosarele personale, inlocuind originalele copiile (înregistrate în „Notă“ coloana). Atunci când se face în celelalte cazuri (în special, starea comenzilor pe activitatea de bază, ordinele de personal, cazuri care conțin documente de atribuire grade academice și acordarea gradelor academice și altele.) Inventar intern întocmit după finalizarea competenței lor în vederea transferului arhivare.
Instrucțiunea stabilește forma unui inventar intern al documentelor personale, al cărei cap are următoarea formă:
nume
și titlul documentului
Inventarul intern include șapte grafice.
Coloana 1 specifică numărul de serie sub care documentul este inclus în fișier.
Conform punctului 6 al Instrucțiunii sub primul număr din inventar va fi întotdeauna indicată o foaie de evidență personală a contabilității personalului, iar în al doilea - o anexă la fișa personală pentru înregistrarea personalului etc.
Coloana 2 specifică titlul și titlul documentului.
Denumirea documentului este denumirea tipului său, care este documentată pe documentul în sine. O specie este un concept folosit pentru a se referi la un grup de documente cu același nume (de exemplu, un ordin, un protocol, o autobiografie, o foaie de atestat, o diplomă, un certificat etc.).
Numele tipului de document este documentat pe fiecare document, cu excepția literei. De regulă, scrisorile nu sunt incluse în dosarele personale, cu excepția cazurilor de concediere a angajaților în ordinea transferării la un alt loc de muncă (către un alt angajator). În acest caz, în coloana 2 a inventarului intern se face următoarea înregistrare:
"Scrisoare de demisie ca transfer al unui alt loc de muncă (unui alt angajator)".
Coordonarea de la caz la caz a denumirilor anumitor tipuri de documente incluse în dosarul personal și a rubricilor care le sunt formulate sunt prezentate în tabel.
Numele speciilor
document
Ce întrebare răspunde la titlu?
Exemplu de redactare a titlului
ședința generală a colegiului de muncă privind alegerea în funcție
Unele documente din fișierul personal nu sunt incluse în original, ci în copii. În acest caz, indicația că o copie este atașată și nu documentul original este reflectată în coloana 2 după titlu și este separată de ea printr-un punct. De exemplu:
"Ordin privind ocuparea forței de muncă. Copiați. "
O variantă de copii sunt extrase. Un extras este o copie a unei părți a documentului. Extractul din ordinul și alte documente administrative, precum și protocoalele cuvântul „declarație“ este inclusă în numele tipului de document, în special, „Extras din Ordinul“, „Extras din procesul-verbal.“ Prin urmare, în coloana 2 a inventarului intern, titlul și titlul documentului, după caz, sunt formulate după cum urmează:
"Extras din ordinul de angajare";
În coloana 3 din inventarul intern, este indicată data documentului.
Data documentului este, de obicei, data semnării acestuia, pentru documentele aprobate - data aprobării. Data protocolului este data evenimentului înregistrat (întâlnire, întâlnire, întâlnire), actul - evenimentul care va fi activat.
Data include data, luna și anul. Pentru înregistrarea datei în documente există două metode: verbal-digital și digital.
Coloana 4 specifică indexul documentului.
Indicele de înregistrare este numărul de înregistrare serial atribuit documentului atunci când acesta este creat sau primit, care poate fi completat cu indexul cazului pentru nomenclatorul cazurilor, indicele utilizat în organizarea clasificatorului corespondent, un semn al problemelor de activitate etc. precum și alte criterii de căutare.
Indicele de înregistrare nu trebuie confundat cu numărul de înregistrare al documentului. Numărul de înregistrare reflectă numai numărul de ordine alocat documentului de intrare, ieșire sau intern atunci când este înregistrat într-un an calendaristic.
De exemplu, ordinea de înregistrare a indicelui protocolului principal de activitate include, de obicei, numai numărul de serie (index și numărul coincid): № 1, № 2, etc. (. La ocuparea forței de muncă, prin transfer, concediere, etc.), indicele de înregistrare a comenzilor pe personalului perioada de retenție de 75 de ani, cu excepția numărului de serie conține un simbol literal suplimentar pe care îl diferențiază de o serie de alte ordine: № 1-in, numărul 2, k și m .D. scrisori de cod de înregistrare împreună cu numărul de înregistrare de serie include cazul indicelui sub nomenclatura cazurilor în care documentul va fi suturate după executarea: numărul 1-15 / 118 în cazul în care 1-15 - indicele de activitate al nomenclaturii, 118 - numărul de serie.
Pentru toate documentele incluse în dosarul personal în stadiul de formare, data indicată în coloana 6 va fi aceeași. Acest lucru se datorează faptului că, conform Instrucțiunii, organizarea muncii cu afacerea personală a angajatului include trei etape principale:
1. Formarea unei chestiuni personale.
2. Face o chestiune personală.
3. Contabilitatea, utilizarea și păstrarea dosarelor personale, inclusiv pregătirea dosarului personal al salariatului concediat pentru transferul la arhivele organizației.
În conformitate cu paragraful 5 al Instrucțiunii, dosarul personal al angajatului se constituie după încheierea unui contract de muncă (contract) cu el și emiterea unui ordin (decizie, decizie, rezoluție) cu privire la angajare (numire). Aceasta înseamnă că, înainte de a fi documentate documentele pentru angajare, documentele care trebuie incluse în dosarul personal al angajatului trebuie să fie colectate într-o copertă separată (dosar), dar cazul în sine nu este formalizat în conformitate cu regulile stabilite. Numai după eliberarea documentului administrativ privind admiterea (numirea) la locul de muncă, documentele colectate se găsesc în dosar în ordinea specificată în paragraful 6 al Instrucțiunii.
Astfel, în etapa a dosarului personal al documentelor incluse în acesta, în modul stabilit, indiferent de ordinea cronologică a depunerii lor la serviciul de personal. De exemplu, atunci când selectarea candidaților de a se angaja într-o anumită poziție angajatorul poate cere solicitantului la postul de primele documente despre educație, apoi un pretendent la locul de muncă să fie umplut cu forma personală a personalului contabil, atunci el va scrie o cerere de admitere la locul de muncă, o autobiografie, și numai după aceea personalul angajat serviciul va fi completat cu un inventar intern și adăugarea la o foaie de calcul personală. Ordinea de finalizare si depunere a documentelor pot fi destul de diferite, dar indiferent de această formarea unui dosar personal toate documentele sunt în ea strict într-o ordine fixă.
Prin urmare, includerea dată în documentele de afaceri private, furnizate instrucțiuni pentru revendicarea 6, va fi data formării dosarului personal, care trebuie să coincidă cu data includerii unei copii a unei comenzi sau alt document administrativ privind ocuparea forței de muncă (numire). Cu toate acestea, data includerii ordinului de angajare nu corespunde neapărat datei ordinului însuși.
În coloana 7 mărcile se fac în legătură cu specificul formării și gestionării înregistrării personale a angajatului. În special, coloana "Notă" poate să reflecte îndepărtarea documentelor dintr-un fișier personal, înlocuirea documentelor originale cu copii etc.
La sfârșitul inventarului intern se face o inscripție de verificare, care reflectă numărul de foi incluse în acesta. Deoarece inventarul intern este completat în cursul rularea unui dosar personal, se face o inscripție verbală după închiderea dosarului personal în timp ce acesta se pregătește pentru transferul la arhivele organizației.
Trebuie menționat faptul că foile inventarului intern sunt numerotate separat de fișierele din fișierul personal. Aceasta este o cerință generală de înregistrare a cazurilor, stabilită în documentele normative privind arhivele și gestionarea înregistrărilor.
Anexa prezintă un exemplu de completare a unui inventar intern al documentelor personale.
Notă. În conformitate cu cerințele documentelor normative privind arhivele și gestionarea înregistrărilor cazului de depozitare permanentă și temporară (de peste 10 ani), inclusiv. cu privire la personal, sunt supuse transferului în arhivă, ceea ce implică înregistrarea completă a acestora. clearance-ul complet cu excepția compilarea inventarului intern include caz foi de numerotare, compoziția cazului foaie inscripții-martor de legare (liant) de afaceri, etc. Cauzele care nu au transmis la arhiva, sub rezerva clearance-ul parțial :. Astfel de cazuri pot fi stocate în foldere, foi de fișiere nu sunt numerotate , o foaie de martor nu este întocmită etc.
Andrey Rybakov, director al Institutului de Cercetare din Belarus
dokumentovedeniya și afaceri de arhivă, candidat de științe istorice
Articole similare
-
Cum să păstrați în mod corect numerotarea atunci când eliberați documentele de vacanță
-
Documente necesare pentru înregistrarea unui credit fiscal pentru locuințe
Trimiteți-le prietenilor: