Lucrez ca asistent la conducerea unei mari organizații care se întâlnește adesea cu parteneri de afaceri: în birou, cafenea, restaurant etc. Am multe întrebări în legătură cu asta. Cât de demn să-i întâlnesc pe oaspeți pe teritoriul "nativ"? Dar să le tratăm în timpul vizitei? Cum să organizați un prânz de afaceri pentru partenerii de afaceri?
Dacă întâlnirea vizitatorilor are loc pe teritoriul dvs. "nativ", atunci asistentul trebuie să coordoneze totul în avans: să aloce un loc convenabil pentru vizitator vizitatorului și să îl informeze pe supraveghetorul său.
Locul în care liderul poate primi oaspeții este biroul său (dacă nu există mai mult de doi vizitatori) sau o sală de ședință (în cazul în care delegația ar trebui să viziteze).
Secretarul sau asistentul trebuie să monitorizeze permanent decorarea camerei și curățenia acesteia.
O vizită de curtoazie durează, de obicei, un timp scurt - aproximativ 10-20 de minute - și implică o scurtă conversație, un schimb de curtoazii, o expresie a speranței de cooperare și complimente reciproce (bineînțeles, afaceri).
În cadrul acestei întâlniri sunt urmărite următoarele obiective: demonstrarea loialității, dispunerea, menținerea contactului, invitarea la eveniment, felicitarea și prezentarea cadoului.
Potrivit regulilor, oaspeții sunt întâmpinați de un asistent personal, apoi îi însoțește la locul de întâlnire și "dă mâna" către cap.
Un pic despre formatul reuniunii, în cazul în care întâlnirea (vizită) nu este foarte formală, apoi în biroul său gazdă oferă oaspeților este situat în scaunul din dreapta la masă, sau dreptul proprietarului pe canapea (pe stânga este maestru, pe partea dreaptă, așa cum este cunoscut, este considerat onorabil) .
Oaspetele nu este așezat la biroul său ca angajat și în opoziție cu partea însorită. De obicei, oaspetele este oferit să ia o poziție "cu vedere" la cea mai plăcută parte a camerei. Prin urmare, asistentul personal ar trebui să verifice starea jaluzelelor și a mobilierului - poate fi necesar să curățați sau să mutați ceva pentru confortul oaspeților.
Răcoritoare în timpul vizitei
După un timp (la dispoziție sau în acord cu capul), un asistent personal (sau o doamnă de cafea) aduce un tratament. Este important să se gândească și să se clarifice preferințele oaspeților.
Acum există oportunități deosebite de a lua cu demnitate oaspeții de la birou - există o mare varietate de ceai, cafea, dulciuri, gustări etc. În același timp, nu este prea mult să ne implicăm pentru a evita neînțelegerile.
Odată, în timpul vizitei partenerilor din Europa de Vest, țara gazdă a decis să surprindă și să acopere "masa rusă" tradițională. Au existat ciuperci, aburind plăcinte, vodca ... În primul rând, există la masa de negocieri în mediul de birou a fost foarte inconfortabil, și în al doilea rând, feluri de mâncare umplute cu aroma de birou întreg, paralizat de ceva timp, activitatea altor angajați, și, în al treilea rând, întâlnirea a fost prea "acasă" - planurile pentru anul următor, partenerii nu au subliniat.
În mod tradițional servit masa în ordinea de a pune servetele stofa (nu neapărat) cupe de expoziție, bomboane (într-o cutie sau vaza), biscuiti, lamaie feliata (se aplică furcă cu două direcții), zahar de masa, servetele.
Puteți oferi sandwich-uri sau canapés. Nu include toate cele fierbinți, friabile (salate etc.) și ceea ce este inconfortabil în utilizare. Cu toate acestea, această întâlnire, deși înainte de Anul Nou, semi-formale, dar - cu un pic de afaceri. Toate produsele trebuie să fie scumpe, de calitate. Dacă ceaiul este servit, atunci ar trebui să fie adevărat ceai negru - nu este ambalat, deoarece este incontestabil pentru o astfel de întâlnire; se toarna ceai in afara usii. Vasele ar trebui să fie din serviciu, prea ieftine. Lingurile de ceai sunt așezate perpendicular pe mâner.
Un tratament potrivit pentru ceaiul negru și cafea: dulciuri, biscuiți, marmeladă, pastilă etc.
Dacă oaspeții preferă ceaiul verde, atunci ceaiul nu este turnat în prealabil, dar pune un ceainic (unul pentru două persoane) în fața oaspeților cu ceai - oaspeții se toarnă pe sine. Un ton bun este luat în considerare dacă liderul însuși plătește pentru oaspeți într-un astfel de caz și revarsă (sau oferă) ceai însuși.
Tratează la ceai verde: zahăr brun și dulciuri orientale (ca opțiune).
Ne amintim o mulțime de șervețele, pentru că mâinile se murdăresc!
Se consideră o încălcare a etichetei, dacă liderul bea ceai din paharul său în suportul pentru pahare și oaspeții - de la ustensile de servire. Astfel se demonstrează separarea șefului, ca urmare a căruia managerul poate să-l înfrunte în mod involuntar împotriva lui însuși.
Pentru a organiza un prânz de afaceri al liderului dvs., un asistent personal trebuie să ia anumite măsuri și să-și amintească factorul de timp.
Un asistent (sau secretar) nu participă la un prânz de afaceri - cu excepția cazului în care înlocuiește un interpret.
Pranzul de afaceri este rapid și, prin urmare, convenabil, dar mai puțin "patetic" decât o vizită la un restaurant. Acest lucru trebuie avut în vedere, deoarece formatul evenimentului depinde în mod direct de natura relației dintre lider și parteneri. Dacă aceasta este o relație aproape prietenoasă, atunci de ce nu - prânzul de afaceri va fi destul de potrivit. Și dacă sunt vip-persoane, atunci prânzul de afaceri este imprevizibil în grabă - în acest caz, asistentul personal va trebui să organizeze o vizită la restaurant.
De exemplu, trebuie să clarificați dacă partenerii fumează. Dacă există cel puțin o persoană care nu este fumător în grup, este mai bine să rezervați o masă într-o cameră de nefumători, dar să oferiți un loc pentru fumat. Există vreun vegetarian? Fie că nu există (în cazul în care există o oportunitate de a afla sau afla) alergikov? Și așa mai departe.
Pentru prânzul de afaceri este preferabil să alegeți un restaurant lângă biroul partenerului. Camera ar trebui să joace muzică liniștită, liniștită - sau puteți să o faceți fără ea.
Meniul unui prânz de afaceri, cu siguranță, diferă de meniul vizitei la restaurant.
Regulile sunt după cum urmează. Nu ar trebui să existe mâncăruri greu de mancat (de exemplu, homari și alte artropode), și feluri de mâncare din bucătăria națională.
În ciuda faptului că multe dintre cafenele de multe ori face semn pentru prânzuri de afaceri vizitatori ei pentru 150 de ruble“, acest prânz de afaceri pentru parteneri, în special în ajunul sărbătorii, nu poate fi ieftin, la fel ca în acest caz, un prânz de afaceri - aceasta este una dintre elemente de poziționare a companiei.
Este mai bine să rezervați o masă în avans, deoarece mai aproape de sărbători, cu atât mai puține șanse de a comanda ceea ce doriți. Masa trebuie să fie situată departe de culoar și de centrul halei, iar dacă managerul intenționează să vizualizeze orice hârtie, ar trebui să comandați ceva mai mult.
Pranzul de afaceri este ținut în intervalul de la 11-00 la 15-00 pentru cel mult două ore.
Și o altă nuanță importantă - de a plăti ordinea mai bine în avans (bineînțeles partea invitantă), astfel încât managerul să nu trebuiască să estompeze facturile. În ultimă instanță, este posibil să plătiți cu cardul.
Practic, regulile pentru pregătirea unei vizite la un restaurant sunt similare cu regulile pentru pregătirea unui prânz de afaceri.
La pregătirea unui astfel de eveniment, un asistent personal trebuie să colecteze toate informațiile necesare: ce fel de restaurant preferă partenerii și managerul, ce fel de bucătărie, dacă este observat cineva din postul invitat etc.
O vizită la restaurant este planificată pentru săptămânile, deoarece mulți oameni preferă să petreacă weekend-uri cu familiile lor. Înainte de a vizita restaurantul, trebuie să fiți de acord cu managerul despre bugetul așteptat, codul vestimentar, meniul și să aflați informații despre caracteristicile instituției alese.
Multe depind de profesionalismul și organizarea managerului asistent. Dar toate necazurile și grijile tale vor fi răsplătite cu o sută de ori!
Anunțuri privind problemele viitoare
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: