În acest articol vom oferi o descriere generală a noului standard și vom analiza, de asemenea, ce schimbări majore în proiectarea documentelor pe care le introduce.
Legea se referă la documentele de standardizare, standardele naționale ale Federației Ruse, normele de standardizare, recomandările pentru standardizare, cărțile de informații și cărțile tehnice de referință.
Voluntaritatea aplicării standardelor naționale este unul dintre cele mai importante principii ale standardizării - în practică aceasta înseamnă că organizația decide independent dacă va aplica standardul național sau nu.
Dacă organizația decide să o aplice, dobândește natura documentului normativ pentru această organizație.
GOST PĂRĂ RĂSPUNSURI, VENI ALTĂ ...
Standardul stabilește compunerea rechizitelor documentelor, cerințele pentru înregistrarea rechizitelor și a documentelor, inclusiv formularele cu reproducere a emblemei de stat a Federației Ruse. Standardul a intrat în vigoare pentru mai mult de 13 ani. În acest timp, practica documentației a continuat și a fost necesară modificarea standardului.
• GOST 6.38-72 "Sisteme unificate de documentare. Sistemul de documentare organizatorică și administrativă. Cerințe pentru înregistrarea documentelor ";
• GOST 6.39-72 "Sisteme unificate de documentare. Sistemul de documentare organizatorică și administrativă. Cheia layout ".
Decizia cu privire la care versiune a standardului va fi selectată (revizuire sau modificare) se face de către organismul național de standardizare. În același timp, el este ghidat de propunerile dezvoltatorului standardului și ia în considerare natura schimbărilor care trebuie aduse standardului.
Astfel, schimbarea denumirii standardului înseamnă că noua GOST nu este legată de USORD și se extinde la toate documentele organizaționale și administrative.
CUM S-AU FOST STRUCTURA SCHIMBĂRII OAMENILOR?
Să comparăm structura vechilor și noilor standarde:
Din tabel rezultă că au apărut noi secțiuni (secțiunile 2 și 3), precum și o nouă cerere - forma paginii de titlu a documentului.
Pagina de titlu este de obicei folosită pentru pregătirea documentelor cu mai multe pagini referitoare la sistemul de documentație organizatorică și juridică (reguli, regulamente, instrucțiuni, reglementări, standarde etc.), precum și la pregătirea programelor, planurilor, rapoartelor etc.
# 9632; Secțiunea "Cerințe generale pentru crearea documentelor". Aceasta este o secțiune complet nouă a standardului. Acesta afișează regulile de bază care trebuie respectate la crearea documentelor (fonturi, intervale, elemente de formatare, numerotarea paginilor etc.).
Principalele prevederi ale acestei secțiuni:
• documentele pot fi create pe suport de hârtie și în format electronic, în conformitate cu normele stabilite pentru prelucrarea documentelor;
• Căsuțele preferate și dimensiunile de fonturi pentru detaliile documentelor sunt: Times New Roman No. 13, 14; Arial nr. 12, 13; Verdana nr. 12, 13; Calibri nr. 14 și aproape de ei;
• a doua pagină și paginile următoare ale documentului sunt numerotate (numărul paginii este plasat în mijlocul marginea superioară a documentului la o distanță de cel puțin 10 mm de marginea superioară a colii);
• este permisă crearea de documente pe părțile frontale și din spate ale foii;
• liniuța punctului din textul documentului este de 1,25 cm;
• textul documentului este tipărit cu o distanță de 1-1,5 linii, detaliile cu mai multe linii sunt tipărite printr-un singur rând;
• textul documentului este aliniat la lățimea colii (de-a lungul marginilor marginilor din stânga și din dreapta ale documentului);
COMPOZIȚIA DETALIILOR: CE ESTE NOU?
Noul GOST diferă de cel precedent cu componența cerințelor:
• Unele detalii nu sunt incluse în noul GOST;
• Au apărut noi detalii;
• există rechizite, ale căror nume au fost modificate în noul standard.
• codul organizației (recuzita 04):
• numărul principal de înregistrare de stat (OGRN) al persoanei juridice (cerința 05):
• Numărul de identificare a contribuabilului / motivul înregistrării (INN / CIO) (cerința 06):
Informații despre codul de organizare Enterprise, și BIN INN / KPP incluse în recuzita „date de referință despre organizația“ (recuzita, care este prezentă în formele de litere):
A fost logic să se aplice această recuzită la etapele inițiale ale automatizării birourilor, când baza de date electronică îndeplinea funcțiile sistemului de înregistrare și de recuperare.
În condițiile moderne, atunci când se utilizează sisteme electronice de gestionare a documentelor, documentul este inclus în ele sub forma unei copii electronice (copia de scanare) a unui document de hârtie și căutarea acestuia se efectuează în conformitate cu detaliile cardului electronic. În acest caz, nu sunt necesare identificatori suplimentari de documente.
# 9632; Rechizite noi. GOST include noi cerințe:
• bara de restricționare a accesului la document (cerința 14):
• o notă privind semnătura electronică (elemente de recuzită 23):
Structura gâtului pentru a restricționa accesul la un document include o legendă restrictivă ( „Pentru uz oficial“, „Confidențial“, „Secret comercial“ sau altele similare.), Care poate fi completat printr-un număr de document instanță și alte informații, în conformitate cu legislația Federației Ruse, de exemplu:
În organizații, este permisă utilizarea codurilor de bare de control al accesului, prevăzute de actele normative legislative și alte acte normative ale Federației Ruse. În plus, ordinea impunerii lor trebuie stabilită în actele de reglementare locale ale organizațiilor.
Atunci când redarea unui document electronic pe un ecran de calculator sau pe hârtie la imprimarea unui document electronic în cazul în care semnătura olografă aplicată oficiale (în cazul în care documentul a fost emis inițial pe suport de hârtie), o marcă este reprodusă de software-ul, de exemplu:
# 9632; Articolele "Unite" și "separate". O altă schimbare în compoziția rechizitelor este combinarea a mai multor rechizite într-una și împărțirea unui recuz în două.
Combinarea imaginilor acestor steme într-o singură recuză este justificată de faptul că într-un singur document se poate reproduce doar una dintre stemurile menționate mai sus.
Logo-uri și mărci comerciale sunt utilizate pentru diferite scopuri: emblema autorității (organizației) este utilizat ca un mijloc de identificare vizuală a organizației (autoritatea), și marca comercială (marca de serviciu) - pentru identificarea bunurilor și serviciilor. În plus, utilizarea acestora este reglementată de diverse acte legislative.
Ce a schimbat detaliile cerințelor?
# 9632; Specificați tipul de suport electronic din aplicația "Aplicație". Reguli de înregistrare a recuzită „Cerere marca“, completată de afirmația că marca este emisă în cazul în care cererea este un suport electronic (CD-ROM, unitatea USB-flash, etc) separat fizic:
Se indică faptul că pe inserția (plicul) în care este plasat mediul este necesar să se precizeze numele documentelor înregistrate pe suport, numele fișierelor.
# 9632; Pe prima pagină a documentului de aplicare, am pus o notă despre aplicație și ștampila instrucțiunii. Clarificarea normelor privind înregistrarea mărcii la documentele administrative ale cererii cu privire la aplicarea (regulamente, decizii, ordine, instrucțiuni), în cazul în care cererea este un act juridic normativ sau alt document aprobat de datele din documentul administrativ.
Conform noilor invitații pe prima pagină a cererii este ștanțat pe aplicația (fără a face referire la documentul de reglementare) și aprobarea gâtului, care specifică documentul administrativ de date, care a aprobat o aplicație bazată pe documente:
O notă despre artist poate fi făcută ca un subsol și tipărită într-un font mai mic.
# 9632; O notă privind certificarea unei copii a documentului se completează cu o înregistrare a locului de păstrare a originalului. Regulile de înregistrare a unei mărci pe copiile legalizate ale noilor dispoziții, în cazul în care un exemplar se eliberează pentru depunerea unei alte organizații, să autentifice copiile mărcii este completată de o înregistrare a locației de stocare a documentului de la care a fost făcută copia, și ștampila organizației:
• limbile în care poate fi redactat textul documentului (limba de stat a Federației Ruse sau limbile de stat ale republicilor din Federația Rusă, în conformitate cu legislația republicilor din Federația Rusă);
• reguli pentru indicarea în textul documentului a cerințelor actelor legislative sau altor acte normative, a documentelor de reglementare emise anterior, în cazul în care acționează ca temei pentru eliberarea documentului;
• Fraze de etichetă (adresa introductivă și fraza etichetei finale), care pot fi folosite la efectuarea corespondenței.
CE A SCHIMBAT ÎN FORMA DOCUMENTELOR?
# 9632; Localizarea detaliilor pe formele unghiulare și longitudinale "bilingve". Reglementările privind utilizarea formularelor în limba rusă ca limbă de stat a Federației Ruse și limbile de stat ale republicilor din Federația Rusă sunt conforme cu legislația.
EXPLICAȚII LA EXEMPLELE 4 ȘI 5: DE CE DOCUMENTUL "LIPSĂ"
Am creat un document inexistent care să vă arate lista completă a detaliilor. Exemplele 4 și 5 [3] prezintă compoziția cerințelor, de la 1 la 30, și designul lor conform GOST vechi și noi. Puteți compara compoziția, detaliile de proiectare pentru GOST-urile vechi și noi, numele lor.
De exemplu, am ales o scrisoare de ieșire. Acest document este condiționat, deoarece scrisoarea de ieșire din practica reală nu poate conține toate cerințele GOST.
Obligațiile care se găsesc în scrisoarea de ieșire sunt următoarele:
Alte detalii care nu sunt utilizate în scrisoarea de ieșire, dar sunt prezente în alte documente (ordine, reglementări etc.) sunt evidențiate după cum urmează:
DESPRE PECULIARIILE UTILIZĂRII DETALIILOR DIN LITERE
[1] În același timp, aceste cerințe nu sunt puse - nici unul, nici celălalt.
[3] Exemplele au fost elaborate de redactori.
VF Yankova, Cand. ist. științe, deputat. Director al VNIIDAD
Informațiile sunt furnizate în format electronic. Ancheta poate fi primită în biroul personal în termen de 20 de zile lucrătoare.
Suntem în soc. crearea de rețele
Trimiteți-le prietenilor: