Pentru a indica numele complet al organizației în titlul postului este necesar doar în cazurile în care documentul nu este emis pe un dosar. Această situație apare, de exemplu, atunci când se pregătesc documente comune (scrisoare comună, comandă comună, acord, acord, etc.).
În decodificarea semnăturii, inițialele sunt întotdeauna indicate mai întâi și apoi numele de familie. În acest caz, nu există nicio diferență între inițiale și nume de familie.
Numele postului din documentul "semnătura" trebuie imprimat din poziția zero a tabelului, adică de la limita câmpului din stânga. Decriptarea semnăturii se face din poziția 6 a tabelului, care corespunde cu 48 de caractere tipărite (atunci când se scrie un document pe o mașină de scris) sau 120 mm (când se emite un document pe un computer). Eroarea este alinierea decodificării semnăturii de-a lungul frontierei câmpului drept.
La semnarea documentelor expediate, prima copie a documentului este de obicei semnată, iar copia rămasă în organizație (așa-numitul concediu) este certificată de serviciul de suport pentru gestionarea documentelor.
La semnarea documentelor administrative (comenzi, ordine, etc.) se semnează numai prima copie, iar copiile ulterioare sunt re-verificate. La întocmirea documentelor comune, actelor, protocoalelor, contractelor, semnăturilor sunt ștampilate pe toate copiile documentelor, care astfel dobândesc statutul de originale multiplicate (fiecare exemplar este original).
Proiectul de document este înaintat spre semnare oficialului competent (pe baza competenței sale) documentat, verificat, agreat, împreună cu anexele și materialele (dacă este necesar) pe baza cărora a fost întocmit.
În activitățile organizațiilor există adesea o situație în care un proiect al unui document deja pregătit și deja aprobat prevede semnarea unui funcționar (de exemplu, un director) care, din anumite motive, este absent (boală, concediu, călătorie de afaceri etc.) și nu poate semna acest lucru. În acest caz, documentul este semnat de către șeful adjunct sau de o persoană care îl înlocuiește temporar, iar semnătura este întocmită în conformitate cu modelul:
IO directorul fabricii
Adjunct. directorul fabricii
Actele normative normative nu permit înlocuirea abrevieției "Actor", "Deputat" cu semnul "/" sau cu prefixul "Pentru". Decriptarea semnăturii trebuie să corespundă și numelui funcționarului care a semnat documentul.
Pentru a accelera pregătirea documentelor, pentru a îmbunătăți fluxul de lucru, economisiți timp, șeful organizațiilor este recomandat să delege dreptul de a semna anumite documente oficialilor în conformitate cu competențele și responsabilitățile lor. Delegarea dreptului de semnătură trebuie stabilită în mod normativ; de regulă, prin emiterea unei ordonanțe corespunzătoare de către conducătorul organizației sau reflectată în alte acte juridice ale organizației (statutul sau regulamentul privind organizarea, ordonanța privind repartizarea responsabilităților între conducere, instrucțiunile de păstrare a evidenței în cadrul organizației etc.).
Documentele semnate nu au voie să facă corecții și completări fără permisiunea persoanei care a semnat documentul.
Andrey Rybakov, director
Din Institutul de Cercetare din Belarus
gestionarea documentelor și activitatea de arhivare,
candidat al științelor istorice
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: