Unul dintre scopurile principale ale înregistrării este crearea unei baze de date a documentelor instituției. În baza sa, serviciul de administrare a birourilor este obligat în câteva minute să răspundă la întrebări de două tipuri:
• cine, în ce etapă a lucrării este un document;
• în ce documente pot fi găsite informații despre o anumită problemă.
Pentru a răspunde la astfel de întrebări, sistemul de recuperare a informațiilor ar trebui să acopere întreaga gamă de documente instituționale.
Deținerea întregului set de resurse de informare și documentare este cea mai importantă sarcină a activității de birou. În primul rând, toate datele despre documente sunt înregistrate în formularele de înscriere pentru îndeplinirea acestei sarcini.
Informațiile de referință, precum și sistemul de înregistrare în sine pot fi efectuate atât în forma tradițională, cu ajutorul fișierelor de referință, cât și în modul automat.
Fișierul carnetului de referință este format din cărți de înmatriculare. Pentru depunerea are nevoie de o cutie lungă sau mai multe cutii, pe măsură ce cărțile vor fi în contrast cu depunerea controlului Srokowo, se acumulează în cursul anului.
Numărul de fișiere nu este limitat. Acestea pot fi construite pe orice index introdus pe cartela de înregistrare. Cu o formă mixtă de organizare a gestionării înregistrărilor, fișierele de carduri pot fi păstrate în birou și în departamente. În activitatea operațională există fișiere de carduri pentru anii curenți și ultimii ani. Perioada totală de păstrare a cardurilor este de trei ani. În fișierul de card al reglementărilor legale și al documentelor administrative ale cardului sunt sute de ori până când documentele sunt înlocuite cu altele noi.
În general, înainte de introducerea tehnologiilor informatice în sfera managementului, activitatea de referință a informațiilor referitoare la documentele organizației a reprezentat o parte slabă a activității serviciilor de birou.
Oportunitățile pentru servicii de informare și de referință sunt extinse în mod semnificativ prin introducerea unui sistem de înregistrare automatizat.
Sistemele moderne de gestionare a bazelor de date vă permit să faceți întrebări cu privire la orice combinație de date incluse în cardul de înregistrare al documentului.
Referința poate fi emisă:
• pe un document specific: unde este localizat; stadiul de pregătire; rezultatul executării; loc de depozitare.
• Subiectul (conținutul): un document specific; grup de documente.
• După regiune: țară; zonă; oraș;
Pentru a căuta un document sau un grup de documente, pot fi specificate următoarele cerințe:
• tipul de document (scrisoare, ordine, contract etc.);
• domeniul aproximativ al cronologiei căutării (la data primirii sau pentru internare - semnarea documentului, de la și până la);
• regiunea care trebuie căutată (țară, provincie);
Când căutați informații despre un anumit document, puteți specifica direct numărul documentului.
Documentul de căutare pot fi efectuate pe documentele implicite, executarea documentelor (având o dată Execu-neniya și detalii ale camerei, în caz), în toată baza de date on-line (documente, evidența curentă), precum și, dacă este necesar - pe baza de date de arhivă (documentarea sunteți anii precedenți).
Când emiteți informații despre un anumit document, formularul de înregistrare este afișat și, dacă este necesar, este tipărit. Când căutați un grup de documente, rezultatele căutării sunt afișate și tipărite într-o formă tabelară.
Rezultatul căutării unui document necompletat este informații despre ce executor documentul se află în prezent la. Dacă documentul este deja executat, atunci informațiile sunt afișate pe ecran, caz în care este localizat documentul.
Extindeți în mod substanțial capabilitățile de căutare ale unei baze de date full text a înregistrărilor instituțiilor. Această formă de lucru cu copii electronice ale documentelor a devenit recent pe scară largă. În acest caz, cardul Registry-onnoy pe documentul este atașat în mod automat fișier cu textul documentului propriu-zis (de intrare - a primit prin e-tron-mail, fax sau introduse prin scanarea și recunoașterea ulterioară a unui document de hârtie, care își încetează activitatea sau intern - preparate cu un text de re-daktora, foaie de calcul etc.).
Astfel de sisteme full-text, permit nu numai să efectueze la cererea detaliilor înscrise în cartea de pe document, dar, de asemenea, cu privire la conținutul documentului, și anume, Căutați documente în text care au câteva cuvinte sau fraze. De exemplu, dacă dorim să găsim documente referitoare la achiziționarea de hârtie Coy firmei „Voskhod“, căutările în stratul dvs. „hârtie“ și „Sunrise“.
Tehnologia de calculator a permis de multe ori Micșorați cusut timpul necesar pentru a găsi informații cu privire la documentele și documentele ca atare, care afectează în mod semnificativ calitatea deciziilor de management de neem și documente de tip text create.
PRODUCEREA CULTURILOR CU CIRCUMSTANȚELE SCRISE ȘI ORALE A CETĂȚENILOR
Lucrul cu apelurile cetățenilor se desfășoară pe baza prevederilor modelului privind desfășurarea activității de birou privind propunerile, cererile și plângerile cetățenilor.
bibliotekar.ru/biznes-58/18.htm
Articole similare
-
Centrul de viză al documentelor spaniole este pregătit corect
-
Părinți și copii abstracte - bancă de rezumate, eseuri, rapoarte, cursuri și diplome
-
Rezumat Teoria educației - o bancă de rezumate, eseuri, rapoarte, lucrări de curs și diplomă
Trimiteți-le prietenilor: