În procesul de lucru al oricărei organizații medicale, se acumulează o mulțime de documente de diferite tipuri - cărți de pacient, documente de contabilitate, dosare personale ale angajaților etc.
Prin urmare, mai devreme sau mai târziu, conducerea instituției se confruntă cu întrebări legitime: modul de păstrare a documentelor, unde să le localizeze și modul de furnizare a datelor securizate. Soluția optimă pentru clinici este organizarea stocării în arhive a documentelor.
Pentru a face acest lucru, trebuie să închiriați, să cumpărați sau să alocați o cameră în clinică și să o echipați corespunzător. Pentru aceste obiecte se fac multe cerințe. Faptul este că transportatorii de hârtie sunt printre cei fragili și "capricioși". Dacă unele dintre subtilitățile de stocare nu sunt respectate, puteți pierde documente importante sau informații care le sunt plasate.
Periculoase pentru ziare vor duce, în fața premierului, o creștere accentuată a temperaturii sau a diferențelor sale, un nivel de umiditate anormal, o lumină prea puternică. Cu alte cuvinte, microclimatul joacă un rol esențial în această chestiune.
Experții recomandă alocarea sub arhivă a încăperilor uscate departe de toate comunicațiile inginerice posibile. Este puțin probabil ca decizia de a plasa arhiva în subsol sau la mansardă să aibă succes, deoarece în acest caz riscul de inundații este ridicat. În plus, pentru a normaliza umiditatea din arhivă, puteți achiziționa echipament special - un dezumidificator de aer. Astfel de dispozitive pot funcționa în modul automat, susținând modul stabilit.
Acordați atenție iluminării. Trebuie să fie artificial, deoarece razele ultraviolete naturale sunt fatale pentru hârtii. În acest caz, este necesar să folosiți corpuri ignifuge.
Și, bineînțeles, merită să angajați un arhivar cu experiență care să nu monitorizeze doar microclimatul, ci să se ocupe și de circulația documentelor.
Datorită numărului mare de cerințe și dificultăți în organizarea arhivelor, multe clinici moderne, mai ales private, preferă să urmeze o cale simplificată - să utilizeze serviciile de arhivă (pentru mai multe detalii aici). Acestea oferă documentația corporativă pentru stocarea către profesioniști. Astăzi, există multe companii specializate care dispun de complexe proprii de depozitare care îndeplinesc toate standardele și cerințele pentru acest tip de spații.
În plus, companiile dintr-un astfel de plan oferă, de asemenea, servicii pentru scanarea documentelor și crearea de arhive electronice. Instituțiile medicale moderne recurg din ce în ce mai mult la ajutorul specialiștilor din acest profil, găsind în acest mod de a stoca fișiere de carte și alte tipuri de documente multe avantaje. Confort, fiabilitate, nu împovărătoare - doar unele, dar cele mai semnificative dintre ele.
Trimiteți-le prietenilor: