Secretarul este o figură importantă în organizație. Încercați să faceți secretari prietenii și partenerii de afaceri.
Un indicator al muncii unui bun secretar este verificarea apelurilor externe și filtrarea acestora. Unele recomandări vă vor ajuta să faceți aliat secretarul cel mai vigilent. În primul rând, aflați numele secretarului, puteți să o faceți la biroul de asistență sau să întrebați secretarul însuși. Expresia "Spune-mi, te rog, cum te pot contacta?" Te ajută. După aceea, încercați să utilizați numele său de fiecare dată, dar nu folosiți nume minuțioase până când nu îi pasă. Familiile excesive nu sunt întotdeauna plăcute. Feriți-vă de presiune asupra secretarului, fiți extrem de politicos și prietenos. Secretarul poate deveni pentru dvs. o sursă serioasă de informații. Dacă ați primit un răspuns de la grefier când este cel mai bine să sunați înapoi - confirmați că veți apela în acest moment. În acest caz, secretarul va încerca să asigure prezența șefului. Utilizați viteza de politețe și semnificație: "Vă rog, spuneți-mi, cu cine pot contacta ...?", "Cum credeți, când trebuie să recuperez?".
"Vă rog să nu vă închideți."
- Ai putea să aștepți?
Fii extrem de laconic și nu ține niciodată un apelant mai mult de un minut.
Când sunteți sunat cu câteva minute înainte de următoarea întâlnire sau trebuie să mergeți la o întâlnire într-un alt loc, cereți-i persoanei să vă apeleze înapoi la un moment mai convenabil.
Dacă vă așteptați la un apel important pe care nu ar trebui să-l pierdeți, explicați situația cu următoarele fraze: "Vă rog, iartă-mă, va trebui să întrerup conversația noastră. Aștept un apel de la o persoană cu care am convenit anterior să sunăm în acest moment. Te sun înapoi. Apoi închideți.
Dacă sunteți în rolul persoanei care a fost rugată să aștepte, puteți închide după un moment de așteptare, aceasta ar trebui să servească drept o lecție bună pentru cineva care așteaptă mai mult de un minut.
Dacă sunteți în condiții bune cu persoana care a fost chemată, va fi oportună începerea unei conversații cu câteva fraze informale: "Cum a jucat partidul tenis pentru weekend?", "Cum ați petrecut timpul în țară?". Dar pentru o lungă perioadă de timp nu este necesar să ne concentrăm atenția asupra acestei persoane, să mergem la tema de afaceri și subiectul apelului. În caz contrar, dacă continuați să vă îndepărtați de subiectul principal al conversației, puteți obține impresia că ați sunat din cauza unei mici probleme și nu vă interesează această conversație sau că interlocutorul dvs. are dorința de a pierde timpul.
Dacă o astfel de persoană vă sună - nu ezitați și întrerupeți-l, numai politicos și corect: "Trebuie să întrerup conversația, am o întâlnire în cinci minute". În acest moment vocea ta ar trebui să sune energic. În eticheta de afaceri nu există interdicții asupra conversațiilor informale, trebuie doar să urmați principiul de bază al etichetei - economisiți timp și nu rămâneți mult timp la astfel de conversații. Cu toate acestea, este necesar să se furnizeze semne de atenție și respect personal pentru client sau partener.
Următoarele recomandări se referă la clienți persistenți sau nemulțumiți.
Ascultați cu atenție și încercați să înțelegeți ce cere clientul.
Contrastă perseverența clientului cu perseverența lui, dar este puțin mai rezervată și mai puțin hotărâtă.
Pentru a controla cursul conversației, utilizați mai des întrebări închise.
Fii prietenos și politicos, dar precis și direct în declarațiile tale.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: