Reviste și cărți privind contabilitatea personalului sunt pregătite, umplut, stocate

Personalul trebuie să se ocupe zilnic cu multe documente diferite. Acestea sunt comenzi, contracte de muncă, certificate și dosare personale. Nu este ușor să înțelegi această serie de valori mobiliare, dacă nu ții evidența lor. Pentru a repara mișcările de personal, veți fi ajutați de reviste speciale de contabilitate. Astăzi vom vorbi despre cum să le dezvoltăm.







Iată un exemplu simplu: trebuie să faceți foc unui angajat. Pentru a scrie o comandă, va trebui să găsiți un contract de muncă. Și unde să căutăm? Să presupunem că un angajat a fost angajat în urmă cu trei ani, nici data admiterii sale, nici mai ales numărul contractului pe care nu-l mai amintiți. Dar aveți o carte de înregistrare a contractelor de muncă, în care toate aceste informații sunt fixate. Deschidem-o și prin numele angajatului găsim data și numărul de înregistrare al contractului său. Mai mult, totul este simplu: luăm de la raft dosarul în care sunt depuse contractele pentru anul respectiv și alegeți cel potrivit.
Revistele și cărțile privind contabilitatea personalului conduc la:

  • să înregistreze documentele și să le atribuie numere de serie;
  • organizarea contabilității personalului și mișcărilor acestuia (angajare, transferuri, concedii, concedieri);
  • să întocmească evidențe contabile care sunt emise angajaților împotriva primirii și nu sunt stocate în organizație (certificate, certificate);
  • pentru a facilita în viitor căutarea documentelor necesare.

Trebuie spus că jurnalul și registrul sunt în esență aceleași. Există pur și simplu o tradiție de a numi un document o revistă, iar alta o carte. Să spunem: "Jurnalul de sărbători", "Cartea de evidență a certificatelor". Dar este posibil să nu urmați această regulă.

Ce jurnale trebuie păstrate

Acoperim coperta revistei

Înainte de a începe să faceți acoperirea, trebuie să decideți cum vor fi localizate paginile revistei dvs. - vertical sau orizontal. Aranjamentul vertical este potrivit pentru reviste cu un număr mic de grafice. Și orizontală se aplică dacă pe o pagină a jurnalului este necesar să reflecte o mulțime de informații diferite. De exemplu, într-un jurnal de bord de concediu medical poate fi verticală aspect (portret) pagină, deoarece este necesar pentru a reflecta doar numărul de concediu medical, durata acestuia și denumirea instituției medicale. Dar un jurnal de transferuri face mai bine ca un album - de fapt, pe aceeași pagină pentru a fixa locul vechi și noi de personal de lucru, vechiul și noul nume al biroului său. Toate acestea nu se pot potrivi pe o pagină poziționată vertical.
Pentru capac, luați o hârtie A4 groasă. Pe el folosind un computer, o mașină de scris sau scrieți manual numele organizației, cuvântul "jurnal" sau "carte" și numele jurnalului. Și mai jos, selectați două linii pentru data de începere și data de încheiere a jurnalului. Puteți crea o formă unificată și puteți realiza o acoperire pentru toate revistele de pe ea.

În primul rând, trebuie să împărțiți revista în grafice (simultan toate paginile vor fi afișate). Acum trebuie să protejați documentul de crize și atașamente. Pentru aceasta, numerotați toate paginile, strângeți revista și sigilați-o cu un sigiliu. Apoi, documentul trebuie să fie certificat cu semnătura șefului departamentului de personal, director general adjunct pentru lucrul cu personalul sau directorul general. Rețineți că cartea de înregistrare a circulației cărților de muncă și a inserțiilor în ele trebuie să fie certificată numai de către conducătorul organizației.







Jurnalul necesită în mod necesar semnătura angajatului care o va conduce. Semnătura poate fi plasată pe capac (partea din față sau din spate). Este permisă înscrierea unei semnături pe ultima pagină a jurnalului sau pe fiecare pagină a acestuia.

Se recomandă completarea buștenilor cu un stilou de cerneală, cu bile sau gel în albastru, negru sau violet. Nu efectuați erori, nu eliminați și nu folosiți lichide corective pentru a corecta intrările incorecte.

Dacă ați făcut o greșeală în mod accidental în timpul terminării jurnalului, îl puteți corecta într-unul din următoarele moduri.
Dacă în jurnal există o coloană "Note". Mai întâi, trageți cu atenție intrarea greșită cu o singură linie, și mai jos, în aceeași coloană, efectuați intrarea corectă. În coloana "Note" scrieți: "Fixat în coloana astfel și așa," și mai jos, semnați decriptarea și data.

Dacă în jurnal nu există o coloană "Note". În acest caz, nu este necesar să treceți intrarea greșită. Utilizați ordinea utilizată pentru a corecta intrările incorecte din registrul de lucru. În aceeași coloană în care a fost făcută greșeala, scrieți mai jos: "Înregistrarea după numărul este atât de nevalidă" și faceți intrarea corectă.

Cum se păstrează jurnalele

În timp ce contul nu completează toate paginile, acesta este păstrat de angajatul care îl conduce. Când toate paginile revistei, cu excepția ultimei, vor fi completate, data de încheiere va fi tipărită pe coperta acesteia, iar revista va fi arhivată în organizație. Pentru revistele principale Rosarkhiv a stabilit timpul de stocare

  • Jurnale (cărți) de contabilitate pentru dosare personale, cărți personale, contracte de muncă - 75 de ani
  • Jurnal (cărți) de admitere, transfer (transfer), concediere a angajaților - 75 de ani
  • Cartea de înregistrare a mișcării cărților de muncă și a inserțiilor acestora - 50 de ani
  • Jurnale (cărți) de contabilitate a călătoriilor de afaceri, eliberarea documentelor de călătorie - 5 ani
  • Reviste (cărți), contabilitate de sărbători - 3 ani
  • Reviste (cărți) de eliberare a certificatelor de salarizare, experiență de lucru, locul de muncă - 3 ani

Dacă țineți jurnalele care nu au fost stocate oficial pentru o perioadă lungă de timp, șeful organizației decide cât timp să le păstreze.
Următoarele sunt exemple ale principalelor jurnale și cărți privind contabilitatea personalului. Concentrându-se pe acestea, puteți crea forma oricărui jurnal de care aveți nevoie.

Am cerut angajatorilor:
1. Ce cărți și reviste dețin departamentul de resurse umane?
2. Cum te ajută în munca ta?

Evgeny KUTUZOV, șeful Departamentului de Resurse Umane, Sankt-Petersburg:
1. Avem o organizație vastă, iar departamentul de personal desfășoară destul de multe (aproximativ 25) din diferite jurnale. Pe de personal de contabilitate, vom face din jurnalele recepții, transferuri, disponibilizări, promoții jurnal de bord și penalitățile, reprezentând o parte revista pentru serviciul militar de carte de înregistrare și recruți. În contul documentelor de personal - jurnale de evidență a certificatelor, fișiere personale, concedii medicale, pașapoarte. Bineînțeles, menținem și o carte pentru înregistrarea mișcării cărților de muncă. Unele reviste sunt păstrate în format electronic. De exemplu, revista electronică a politicilor contabile MHI.
2. Jurnalele și cărțile simplifică activitatea zilnică a managerilor de personal și permit înregistrarea tuturor proceselor de personal care au loc în cadrul organizației.

Lyudmila GROHOTOVA, Director General Adjunct pentru Personal, Bratislava Circle LLC, Moscova:
1. Realizăm două reviste - registrul contractelor de muncă și cartea de înregistrare a circulației cărților de lucru și a inserțiilor în ele.
2. În jurnalul rezumat al contractelor de muncă se întocmește la data primirii angajatului la locul de muncă, biroul său și unități organizatorice, data și numărul contractului de muncă și ordinea. Astfel, în proiectarea relațiilor de muncă în revista odată ce a făcut toate datele necesare, ceea ce simplifică foarte mult de lucru cu celelalte documente. În conformitate cu cartea de înregistrare și circulație a cărților de muncă, este foarte convenabil să se monitorizeze demiterea angajaților.







Articole similare

Pagina anterioară

Pagina următoare

Trimiteți-le prietenilor: