Capitolul 5. Reguli pentru emiterea și eliberarea de copii ale documentelor
În activitățile oricărei organizații, este adesea nevoie să se facă copii ale documentelor atât de la organizațiile proprii, cât și de la alte organizații.
De regulă, atunci când creați propriile documente, se semnează o copie a documentului, care este originalul. O excepție sunt anumite tipuri de documente (de exemplu, acte, contracte, care sunt create în mai multe cazuri, fiecare având forța originalului).
Originalul documentului oficial este "primul sau singurul exemplar al documentului oficial".
Într-o singură copie, sunt întocmite documente precum pașaportul, certificatul de naștere, diploma sau diploma cu privire la absolvirea unei instituții de învățământ etc.
Originalele majorității documentelor (de exemplu, cele administrative și organizaționale) create de organizație sunt depuse în afaceri imediat după publicarea lor și se fac copii pentru familiarizare și lucrul cu acestea.
O copie a documentului este "un document care reproduce pe deplin informațiile din documentul original și toate caracteristicile sale externe sau o parte din ele care nu are forță juridică". Prin semnele externe înțelegeți purtătorul de informații, starea fizică a documentelor, mărimea documentului, elementele de management al documentelor sau designul artistic.
Pentru ca o copie să devină obligatorie din punct de vedere juridic, este necesar să o asigurăm. O copie certificată a documentului este o copie a documentului pe care, în conformitate cu GOST R 6.30-97, se anexează toate cerințele necesare, care conferă efect juridic. În conformitate cu procedura stabilită, normele definite în mod clar de actualele acte normative sunt definite cu privire la cine și ce tipuri de copii ale documentelor oficiale au dreptul de a certifica.
De exemplu, un notar trebuie să certifice fidelitatea unei copii a documentului oficial, exprimată într-o limbă străină.
Pentru organizațiile care fac copii ale documentelor oficiale pentru uzul propriu sau care le eliberează în mâinile cetățenilor, se stabilesc reguli standard:
(2) Copiile documentelor oficiale ale organizației, inclusiv copii ale documentelor de arhivă, se eliberează cetățenilor numai cu permisiunea șefului organizației sau a șefului departamentului de lucru al biroului.
3. Organizația poate face copii ale documentelor oficiale ale altor organizații și le poate certifica în ordinea stabilită, dacă aceste documente sunt necesare pentru utilizare internă în cadrul organizației. De exemplu, atunci când angajează o organizație, poate produce și certifica o copie a diplomei angajatului, care va fi apoi depusă în dosarul său personal.
4. Este interzis să se facă copii ale următoarelor documente: pașapoarte, certificate militare, certificate de serviciu; documente pe care există o notă că nu pot fi copiate; documente care conțin text obscur, curățare și corecții neautorizate.
În funcție de metoda de copiere, există faxuri și copii gratuite.
Copia facsimilă reproduce cu exactitate toate semnele exterioare, caracteristicile artistice ale designului detaliilor, locația acestora. Imaginile fax pot fi realizate cu ajutorul echipamentului de birou, metoda tipografică.
O copie gratuită a documentului poate fi produsă manuscris sau scris. Poate reproduce complet informațiile din documentul oficial, dar nu este absolut corect să reproducă semnele externe (font, de exemplu).
O copie făcută în organizație este certificată prin aplicarea pe aceasta a 25 "Confirmare a copiilor", în formă completă sau scurtă.
Copiile vin în următoarele forme:
O copie completă a documentului oficial eliberat mâinilor trebuie să fie certificată printr-o notă privind certificarea copiei în forma completă cu ștampila organizației ștampilată pe ea.
Șeful biroului N.Shergeev
Un extras dintr-un document oficial, de exemplu, dintr-o comandă, un protocol, este produs în cazul în care nu este necesar să se facă o copie completă. Declarația este formulată după cum urmează:
în numele tipului de document este indicat: "extras din ordin", "extras din protocol";
introducerea completă (dacă există) a documentului oficial este reprodusă;
Din partea principală a textului documentului, este redactat elementul a cărui informație este necesară;
recuzita "Semnătura" (fără semnătură personală) este reprodusă;
o notă privind certificarea unei copii în formă completă cu aplicarea unui sigiliu este ștampilată.
Un exemplu de executare a unui extras din document (ordin) este dat în anexă. 33.
Din copia documentului este necesar să se facă distincție între un duplicat, care este o copie repetată a documentului original, care are forță juridică. Duplicatul se face în cazul pierderii originalului (de exemplu, certificatul de naștere, certificatul sau diploma, etc.) pe același formular ca originalul. Duplicatul are ștampila și semnătura autentică a funcționarilor autorizați să semneze pe aceste documente în momentul duplicatului. Un duplicat este marcat în colțul din dreapta sus cu o notă sub forma cuvântului "duplicat".
1. Care este documentul original?
2. Ce este o copie a documentului?
3. Când copia documentului devine eficientă din punct de vedere juridic?
4. Care sunt regulile pentru emiterea copiilor în organizații?
5. Care este diferența dintre o facsimilă și o copie gratuită?
6. Care este copia ștampilată și unde se potrivește în document?
7. Care sunt tipurile de copii?
8. Cum fac o copie completă a documentului oficial?
9. Care este caracteristica specială a declarației de descărcare de gestiune?
10. Care este concediul documentului și cum este certificat?
PARTEA 2. ORGANIZAREA MUNCII CU DOCUMENTE
Citește: Adnotare
Citiți: Introducere
Citiți: Partea 1. Documentație
Citiți: Capitolul 1. Conceptul de documente, moduri de documentare, suporturi de informație și funcții ale documentului. Unificarea și standardizarea documentelor. sisteme de documentare unificate
Citiți: Capitolul 3. Formular-eșantion, rechizite și formulare
Citiți: 3.1. formular-eșantion de document organizatorico-administrativ. informații generale despre detalii
Citiți: 3.2. Formulare de documente
Citiți: 3.3. cerințe privind înregistrarea detaliilor documentelor organizatorice și administrative
Citiți: Capitolul 4. Reguli pentru înregistrarea principalelor tipuri de documente organizatorice și administrative
Citiți: 4.1. documentele organizatorice
Citiți: 4.2. documente administrative
Citiți: 4.3. documente de referință și informații
Citiți: Capitolul 5. Reguli pentru emiterea și emiterea de copii ale documentelor
Citiți: Capitolul 6. Serviciul de asistență pentru gestionarea documentelor. cerințe privind organizarea gestionării documentelor 7. Organizarea primirii, examinării și înregistrării documentelor
Citiți: 7.1. primirea documentelor primite, organizarea livrării documentelor
Citiți: 7.2. organizarea examinării documentelor
Citiți: 7.3. înregistrarea documentelor
Citiți: Capitolul 8. Informații și lucrări de referință
Citiți: Capitolul 9. Controlul executării documentelor
Citiți: Capitolul 10. Organizarea trimiterii documentelor expediate
Citiți: Capitolul 11. Organizarea depozitării operaționale a documentelor
Citiți: 11.1. cerințele privind organizarea stocării documentelor executate în birou. nomenklatura11.2. cerințele pentru formarea cazurilor în munca de birou
Citiți: Capitolul 12. Examinarea valorii documentelor
Citiți: Capitolul 13. Pregătirea cazurilor pentru depozitarea în arhivă
Citiți: Capitolul 14. Concepte de bază ale stocării arhivelor
Citiți: Capitolul 15. Codificarea actelor normative
Citiți: Aplicații
Citiți: Referințe
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: