Întâlniri ca un fel de activitate de conducere.
De ce sunt necesare întâlniri?
Se știe că 90% din ideile fructuoase decurg din contactul de opinie. Se pare că acest lucru explică prevalența unei astfel de forme colective de a căuta decizii, cum ar fi o întâlnire.
Care sunt tipurile de întâlniri? Întâlnirile sunt împărțite în:
Ce costă întâlnirile?
Întâlniri - unul dintre cele mai scumpe tipuri de activități de management. Aceasta se datorează următoarelor motive:
· De obicei, conducătorii, adică cei mai remunerați angajați, de obicei conferă;
· Există pierderi ascunse asociate cu timpul pentru colectarea participanților, "defalcarea" zilei lucrătoare;
· Majoritatea incidentelor de urgență apar în absența unui lider la locul de muncă;
· Unii angajați sunt descurajați.
Care este eficacitatea întâlnirilor?
Problema este că majoritatea întâlnirilor sunt ineficiente. De exemplu, în Statele Unite, potrivit experților, 90% din întâlnire nu atinge obiectivul. Se pare că în alte țări situația nu este mai bună. Aici, și problema responsabilității pentru deciziile luate este adiacentă. Unii lideri văd întâlnirile ca pe un mod colectiv de evitare a responsabilității personale, ceea ce face rău considerabil cauzei.
Cum să economisiți timp la întâlniri?
1. Organizatorii producției și managementului din diferite țări sunt preocupați de aceste probleme. În Statele Unite, de exemplu, pentru a scurta durata întâlnirilor, se folosește această metodă: în sala de ședințe se instalează un tablou de bord electronic. Afișează durata curentă a întâlnirii și valoarea acesteia cu un total în creștere (mărturia se schimbă la fiecare minut). Un astfel de memento funcționează bine pentru oamenii de afaceri care pot număra timp și bani și, ca urmare, crește ritmul întâlnirilor.
2. Nu participați la întâlniri pentru a lua în considerare aspecte care pot fi soluționate în cursul normal al activității. Întâlnirea este lucrarea minții colective și, prin urmare, nu merită să fie atrasă de prostii. Este mai eficient să trimiteți informații scrise angajaților și să nu le colectați. Acest lucru economisește timp.
3. Reducerea numărului de întâlniri. În Japonia, de exemplu, se folosește o recepție numită kingsho: se colectează feedback-ul scris referitor la proiectul de decizie. Acest lucru permite conducerii să rezolve problema fără a organiza o întâlnire sau să organizeze o întâlnire cu un cerc foarte restrâns de oameni, ceea ce necesită mai puțin timp pentru a petrece. Această metodă de coordonare a problemei a fost introdusă în țara noastră în primii ani ai puterii sovietice. Aceasta a fost numită "pentru a încheia". Deci, kingsho nu este o invenție originală, ci o jumătate de dolar împrumutat de la practica domestică.
4. Pregătirea temeinică a întâlnirii. Întâlnirile nepregătite sunt întâlniri ineficiente, prin urmare, pentru a le scurta durata și a crește eficiența, nu trebuie să i se ofere timp pentru pregătire.
Cum să pregătiți întâlnirile?
Determinați scopul reuniunii. Este "începutul tuturor începuturilor", deoarece cu cât mai specifice sunt obiectivele întâlnirii, cu atât mai multă speranță pentru un rezultat productiv. Și invers, formularea vagă "de a discuta despre starea problemei" nu vizează nimic definitiv. La multe întâlniri, participanții nu pot fi de acord în nici un fel, deoarece vorbesc de fapt despre lucruri diferite.
Elaborați o agendă de întâlnire. Agenda detaliată a întâlnirii scurtează durata acesteia, deoarece permite participanților să se pregătească mai bine și să vorbească mai precis.
3. Definirea cercului de participanți. Numărul optim de participanți la discuții comune este de 5-7 persoane. Creșterea numărului de oaspeți reduce brusc rata medie de participare (sau impactul) celor prezenți, în timp ce prelungirea ședinței. Prin urmare, este recomandabil să se minimizeze numărul persoanelor invitate. Unul dintre principiile Parkinson: "Cu cât mai mulți oameni, cu atât mai mult este dezbaterea".
Nu este neobișnuit ca oamenii să adune cât mai mulți oameni în căutarea unui prestigiu fals. Mai mult, unii președinți percep ca o insultă atunci când liderul invitat trimite în schimb pe adjunctul sau specialistul său asupra problemei în discuție. Este cunoscut faptul că pentru binele cauzei, este recomandabil să se permită capului să decidă care cântă, copii la întâlnire, permițând astfel o utilizare mai eficientă a timpului lor. În plus, absența reuniunii nu scutește de la punerea în aplicare a deciziilor luate.
Cel mai bun dintre toate, atunci când există o agendă diversă de întâlniri, compoziția participanților săi este variabilă. Persoanelor ale căror întrebări sunt luate în considerare pot părăsi întâlnirea, iar ceilalți participanți, ale căror întrebări nu sunt primii, sunt invitați la momentul potrivit.
Costul reuniunii este calculat după cum urmează. Se determină numărul de participanți la întâlnire, durata și rata orară a fiecărui participant. Un calcul necomplicat permite obținerea cantității necesare, care, cu valoarea sa considerabilă, surprinde managerul în mod neplăcut.
Calculul se face prin formula:
С - costul întâlnirii în ruble;
N este numărul de participanți;
T - durata ședinței în ore;
З - salariul mediu lunar al participanților;
- numărul mediu de ore de lucru pe lună;
1 - coeficientul pierderilor ascunse asociate participării la reuniune.
4. Stabiliți timpul întâlnirii. O bună tradiție a fost stabilirea calendarului întâlnirilor comune cu planurile unităților. întâlniri neprogramate bat din ritm, reduce cultura de afaceri prima comunicare, lipsiți de participanții lor posibilitatea de a gestiona timpul și de a dispune de ea, perturba întâlnirile programate și de afaceri.
Pentru a nu deranja ritmul de lucru al angajaților, este recomandabil să nu se organizeze întâlniri în prima jumătate a zilei de lucru. Desfășurarea de întâlniri în zilele săptămânii depinde de tipul lor:
· Problematică - la mijlocul săptămânii, când se observă cea mai mare productivitate a forței de muncă;
· Instructiv și operațional - la sfârșitul săptămânii sau luni (foarte scurt).
Este de obicei mai bine să chemați o întâlnire în după-amiaza. Din teoria bioritmelor se știe că la om există două vârfuri de creștere a eficienței muncii:
· Primul - de la aproximativ 9 la 12-13 ore și
Al doilea este între 16 și 18 ore.
Ședințele sunt cel mai bine programate până la cel de-al doilea vârf. Acest lucru va servi ca un factor suplimentar care încurajează participanții la întâlnire să lucreze rapid și eficient, astfel încât să nu stea până târziu.
5. Durata întâlnirii este planificată mai bine în avans și apoi este notificată participanților cu privire la momentul începerii și sfârșitului acesteia. Din nefericire, acest lucru nu este foarte comun printre noi, dar este o modalitate eficientă de a stabili un ritm bun pentru întâlnire, ne permite să scurtăm timpul pentru ao ține.
Pentru a evalua, dacă este posibil, durata ședinței și pentru a rezolva toate problemele de pe ordinea de zi, este recomandabil să distribuiți timpul între întrebări.
În ordinea de zi este necesar să se stabilească timpul alocat pentru acoperirea și discutarea problemelor și persoanele responsabile de pregătirea lor. Sarcina persoanelor responsabile este de a fi pregătiți să răspundă problemelor în timpul alocat.
Experiența arată că 30-40 de minute nu sunt suficient timp pentru a rezolva o problemă foarte gravă la întâlnire.
La întocmirea ordinii de zi a ședinței, determinarea numărului de întrebări, este necesar să se procedeze la următoarele recomandări. Durata reuniunilor. dacă este posibil, nu trebuie să depășească:
· Întâlniri de probleme - un an și jumătate până la două ore (după două ore de muncă continuă, majoritatea participanților devin indiferenți în privința întrebării);
· Întâlniri instructive și operaționale - 20-30 minute.
Durata, calendarul și frecvența reuniunilor determină în mare măsură eficacitatea acestora.
Rețineți că durata optimă a activității mentale comune a unui număr mare de persoane este de 40-45 de minute. Prin urmare, în sistemul de învățământ, durata orelor academice este de 45 de minute, cu o pauză obligatorie ulterioară. În majoritatea oamenilor, limita fiziologică de oboseală pentru lucrul în comun este de o oră. Prin urmare, după 40-70 de minute, participanții la întâlnire sunt slăbiți.
Dacă, fără întrerupere și continuă să continue întâlnirea, atunci majoritatea participanților ajunge la oboseală. Această stare durează aproximativ 30-40 de minute, după care se îmbunătățesc simțurile, se restabilește starea normală, iar dezbaterea începe să se înrăutățească cu vigoarea reînnoită.
Dar, deoarece majoritatea participanților la ultima jumătate de oră de atenție a fost oprită, vorbitorii încep de multe ori să repete vorbitorii anteriori. Experții numesc această etapă a reuniunii "o perioadă de activitate negativă". Se caracterizează prin faptul că o persoană devine incontrolabilă, totul se referă la nervos și necorespunzător. Deciziile făcute în acest moment sunt de obicei caracterizate de extremism.
Dacă întâlnirea continuă fără o pauză de două ore, mai mult de 90% dintre participanți sunt de acord cu orice decizie, doar pentru a termina întâlnirea mai repede.
Astfel, durata optimă a co-difuzării nu este mai mare de o oră. În cazul în care circumstanțele cazului necesită o muncă mai lungă, este necesar să se organizeze pauze de 5-10 minute.
6. Cerințe pentru sediu.
2. Forma rotundă a tabelului promovează o mai mare democratizare a discuției. Se elimină diferența în starea de serviciu, în timp ce în pryamou golnym-tabel extins stau mai aproape de judecătorul care prezidează, de regulă, participanții cu mai sus-lzhnostnym sau statutul personal și poziția ca lider îl subliniază găsirea la masa de cap. oportunități bune în acest domeniu creează un tabel trapezoidală.
4. Camera în care are loc întâlnirea trebuie să aibă o bună ventilare. Sa constatat că lipsa pre-ventilației reduce productivitatea muncii mentale cu cel puțin 10%. Aceasta afectează atât durata ședinței, cât și calitatea deciziilor luate.
5. Temperatura în cameră are de asemenea importanță: aerul răcoros ajută la reducerea duratei întâlnirii și, dimpotrivă, temperatura deasupra camerei obișnuite contribuie la creșterea acestuia.
6. Participanții nu trebuie să stea în fotolii. Scaunele ar trebui să fie rigide.
7. Notificarea participanților. Pe ordinea de zi a reuniunii este mai bine să informăm pe toți cei invitați în scris, deoarece informațiile scrise sunt mult mai eficiente decât informațiile orale: mai puține denaturări, mai obligatorii.
În cursul zilei ar trebui să fie citat:
· Timpul de începere și de încheiere a ședinței;
· Locul unde va trece;
· Formularea clară a tuturor problemelor care trebuie soluționate;
· Numele prelegalorilor, coraportorilor și responsabililor pentru aceste probleme;
· Timpul alocat pentru fiecare întrebare;
· Un loc unde puteți cunoaște informațiile despre fiecare problemă.
Discuțiile cele mai eficiente au loc atunci când se oferă o soluție de gestiune în avans (una sau mai multe opțiuni alternative). O persoană care pregătește o întrebare specifică ar trebui să colecteze comentarii despre proiect în avans. Acest lucru accelerează semnificativ soluția problemei la întâlnire.
Obiectivele președintelui. Scopul principal al președintelui în cadrul reuniunii este de a găsi soluții optime pentru timpul minim pe toate problemele de pe ordinea de zi. Pentru ao realiza, trebuie să asigure întoarcerea fiecărui participant și să aducă un caracter constructiv întregii discuții.
Ofițerul prezidat are mari oportunități de a gestiona progresul soluției, dar nu este întotdeauna utilizat în întregime.
De regulă, întâlnirea începe cu președintele - în mod tradițional: "Cine vrea să vorbească despre prima problemă?".
Cu toate acestea, soluțiile pe care le oferă sunt adesea tradiționale. Propunerile puternice, neașteptate, non-standard provin adesea din partea colegilor mai tineri. După performanța "maeștrilor", în special a celor cu un ton peremptoriu, tinerii pierd dorința de a-și exprima punctul de vedere, care nu coincide cu ceea ce a fost deja proclamat. Astfel, întâlnirea pierde idei proaspete și în același timp dobândește observatori pasivi, pierzând fără rost timp prețios.
Cum poate ofițerul prezidat să evite o astfel de situație?
2. O altă modalitate de a provoca activitatea participanților la întâlnire este de a cere performanța fiecăruia. Este clar că acest lucru poate fi realizat cu un număr relativ mic de persoane care participă la întâlnire. Dacă participantul nu și-a exprimat niciodată opinia, este nevoie de el în cadrul întâlnirii? Prin urmare, numai cei care pot exprima o opinie utilă ar trebui invitați.
3. La dispoziția ofițerului prezidat, există și alte mijloace - pentru a regla direcția, afacerea, vitalitatea discursurilor. Pentru a face acest lucru, nu trebuie să permiteți abateri de la fondul întrebării, întârziind discursurile, stimulând concretență, analiză semnificativă și propuneri reale. În cazul în care începutul dezbaterii a dezvăluit evidentă lipsă de pregătire a problemei, atunci este necesar să o eliminăm cu hotărâre din discuție, cu o înregistrare în raportul de remarci către specialistul care pregătea întrebarea pentru neglijența manifestată.
5. Prezidenflial up-lzhen în cei mai puternici termeni pentru a suprima clare, unele declarații nedelicat ESTATE-pendul față de celălalt. În cazul în care vorbitorul a reușit încă să doară-pentru a pune adversarul tău, judecătorul care prezidează, interesat-Owl în participarea activă a „victimă“ în următoarea discuție, este recomandabil să se ridice statutul său de a satisface referință valabil.
6. Se constată că, alte lucruri fiind egale, cele mai multe au început să intre în conflict oamenii stau peste unul de altul, și foarte rar - stând în apropiere. Prezidând-conductoare, cunoscând natura celor invitați la reuniune și interrelație-TION, poate, fără a atrage atenția afecta așezarea participanților, astfel încât să nu se confrunte între ele au fost cei care pot lucra constructiv „pereche“ și premise-Shat.
7. Regulile întâlnirii. Observarea momentelor procedurale reglementează desfășurarea ședinței. Ar trebui să înceapă și să se încheie la un timp prestabilit, pentru a nu submina credibilitatea liderului și a persoanelor care au pregătit ședința.
8. Pauze Dacă numărul de participanți este mic, se recomandă scurte pauze în fiecare oră de lucru. Dacă există o mulțime de oaspeți, atunci la fiecare jumătate sau două ore de lucru (acest lucru este determinat de necesitatea mai multor persoane să plece și apoi să aibă timp să intre și să-și ia locul).
În ciuda acestui fapt, pauzele la întâlniri nu sunt adesea urmate deoarece:
- organizatorii nu-și iau serios nevoia,
- doresc să profite de oboseala ascultătorilor atunci când sunt de acord cu orice decizie, doar pentru a termina mai devreme.
9. Deliberarea discursurilor. Este necesar să vă exprimați gândurile în mod concis și clar și, pentru aceasta, pregătiți-vă cu atenție pentru spectacol. Analizați materialul, separați principalul de secundar, găsiți motivele, deduceți efectul. Și ca rezultat - de a oferi măsuri concrete, decizii motivate.
Unii vorbitori, vorbind fără pregătire, își petrec primele minute pe cuvântări care nu conțin informații, iar atunci când ajung la obiectul principal, interesul ascultătorilor este deja pierdut. Prin urmare, funcția de președinte trebuie să se asigure că vorbitorul utilizează eficient timpul acordat acestuia.
10. Regulamentele discursurilor. Una dintre sarcinile ofițerului prezidat nu este să permită încălcarea regulilor discursurilor. Pentru a nu abuza atenția ascultătorilor, metodele speciale au fost folosite de mult timp. De exemplu, în unele triburi vorbitorul a trebuit să stea pe un picior și, prin urmare, a încercat să vorbească pe scurt. În Parlamentul danez, se aranjează un dispozitiv special, care ridică rostruul mai înalt și mai sus pe măsură ce vorbitorul continuă să vorbească după timpul alocat lui.
Unii experți consideră că, datorită volumului mare de muncă al ofițerului prezidat, are nevoie de un asistent care să monitorizeze respectarea reglementărilor. De exemplu, când mai rămân 3 sau 1 minut și "timpul este în sus", el face un semn către vorbitor și ofițerul șef (un asistent este, de obicei, alocat unei persoane care este mai puțin ocupată la întâlnire).
Pentru a ajuta vorbitorul, puteți pune o clepsidră timp de 3, 5 sau 10 minute, în funcție de regulile acceptate de vorbire.
Fumatul în timpul întâlnirilor îi întărește. Atunci când, de exemplu, în Polonia a fost introdusă o interdicție de fumat în timpul întâlnirilor, durata acestora a fost redusă cu 40%. Merită să ne gândim, nu-i așa?
Avem nevoie de rapoarte? Raportul privind problema în discuție nu este întotdeauna necesar. În multe cazuri, este suficient să se multiplice și să se furnizeze în prealabil un certificat informativ conținând materialele factuale necesare și proiectele de decizii. Această ordine diferă în mod favorabil de rapoarte, multe dintre acestea fiind similare unei pilule bune de dormit.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: