Consiliile se ocupă de elaborarea documentelor interne opționale în cadrul companiei. Deși pot fi utilizate în procesul de creare a documentelor obligatorii. Mai ales sfaturile noastre vor fi utile celor care au văzut deja avantajele de a avea documente interne în cadrul companiei.
Sfat 1. Creați documente interne de lucru. Nu pentru a fi. Și pentru a rezolva cu adevărat o problemă. De exemplu, reglementarea activităților întregii companii sau a unității sale specifice.
Consiliul 2. Definirea cercului inițiatorilor procesului de stabilire a normelor și numirea persoanei responsabile pentru implementarea acestuia. Puteți să o introduceți ca director general, adjuncții dvs. Veți decide cu privire la începutul procesului de elaborare a documentelor, să elaborați și să direcționați sarcina de a pregăti proiectul de document la unitatea structurală, cu toate justificările și dorințele care ar trebui să fie.
Sfat 3. În procesul de elaborare a documentelor interne complexe, creați grupuri de lucru. În pregătirea celor mai importante, complexe și semnificative în ceea ce privește proiectele de documente interne, grupurile de lucru pot fi create din rândul angajaților mai multor diviziuni structurale. Organizarea activității lor poate fi încredințată șefului unității responsabile. În cadrul acestei activități, el poate forma grupuri de lucru, poate distribui puteri între ele și poate controla intervalul de timp pentru realizarea sarcinilor atribuite.
Procesul de lucru pe un document poate arăta astfel:
Proiectul documentului intern (copie de viză) întocmit și aprobat de șeful responsabil este transmis spre coordonare unităților vizitatoare. Pentru ei, de regulă, sunt:
- unități care inițiază procesul de acceptare a documentelor;
- unități ale căror reprezentanți au participat la grupul de lucru pentru elaborarea proiectului de document;
- unitățile, a căror competență include implementarea activităților reglementate de proiectul de document intern;
- unitate juridică.
Fiecare dintre ele, în competența sa, evaluează proiectul de document pentru riscurile relevante (economic, legal, fiscal etc.) și protecția intereselor societății.
De exemplu, unitatea legală (ultima din urmă) ar trebui să aibă cel puțin:
- a determina puterile oficialilor de a iniția, a vedea acest proiect de document;
- pentru a determina caracterul complet al coordonării proiectului de document;
- pentru a stabili corectitudinea alegerii tipului de document;
- pentru a determina conformitatea proiectului de document cu legislația în vigoare și pentru a identifica o contradicție cu documentele deja existente;
- verificați corectitudinea proiectului documentului, conformitatea cu cerințele și normele juridice și tehnice stabilite.
Consiliere 4. Faceți importanța conținutului documentului pentru artiștii interpreți sau executanți. Principalele cerințe pentru conținutul proiectelor de acte normative locale:
- secvența logică a prezentării, relația dintre cerințele de reglementare, plasată într-un act de reglementare local;
- lipsa contradicțiilor în cadrul actului normativ local, dar și în întregul sistem de acte normative locale;
- coerența și compactitatea maximă a prezentării normelor în profunzimea și complexitatea reflectării conținutului acestora;
- claritatea, simplitatea și accesibilitatea limbii actului normativ local;
- acuratețea și certitudinea formulelor și termenilor utilizați în actele de reglementare locale; unitatea utilizării termenilor în acte normative locale ("toată lumea citește documentul într-un mod care este benefic pentru el").
Actele de reglementare locale trebuie să aibă o anumită structură și să nu fie un set haotic de reglementări. Puteți utiliza sistemul tradițional de construire a documentelor interne: subiecții relațiilor juridice - obiecte - drepturi și obligații - beneficii și sancțiuni, cele mai des folosite în crearea legilor. Amintiți-vă că actele corporative, susținute din punct de vedere al sistemului și al logicii, au un coeficient de eficiență mai mare decât actele de conținut haotice neuniforme, haotice.
Documentul ar trebui să conțină un glosar care să conțină termenii cel mai des întâlniți în documentul intern. Astfel, rezolvi cel puțin trei sarcini. Unificați aparatul conceptual, evitând confuzia în înțelegerea termenilor utilizați în acte, folosind aceleași termeni pentru a desemna concepte diferite, înlocuind termenii; simplificarea lucrărilor privind dezvoltarea de noi și optimizarea documentelor interne existente; Prevenirea conflictelor. care apar în interpretarea termenilor. Nu va fi inutil să aprobe un astfel de glosar cu ordinul ESI.
Sfat 5. Verificați dacă regula de aur este utilizată în documentul creat - un punct din proiectul documentului intern trebuie să conțină o rețetă normativă. Mai multe prescripții de reglementare sunt plasate într-un singur paragraf în cazuri excepționale, când acest lucru este necesar pentru înțelegerea și aplicarea corectă a acestora.
Sfat 6. Verificați dacă documentul este prea detaliat, nu este supraîncărcat cu un număr mare de reguli de referință și care citează legea. Departe de întotdeauna detaliile sunt justificate, deoarece lucrătorul, în primul rând, este un om cu conștiință și voință, și nu un automat, ale cărui acțiuni sunt strict definite și consecvente. În același timp, documentul intern ar trebui să acopere în întregime domeniul de aplicare al regulamentului.
Documentul, în care există un număr mare de reguli de referință, nu poate fi numit util. Astfel de documente creează "zgomot" de informație și nu contribuie la eficacitatea reglementării juridice a cazurilor din cadrul companiei. Dacă aveți nevoie să aduceți la cunoștința angajaților informații despre legislația adoptată, puteți utiliza distribuția generală a scrisorilor de informații sau postarea pe site-ul intern al companiei a revizuirii relevante a normelor legislative.
Consiliul 7. Să furnizeze persoanei responsabile cu pregătirea documentului sarcina suplimentară de a crea o notă explicativă. Poate conține:
- obiectul reglementării proiectului de document intern, obiectivele și obiectivele acestuia;
- este prevăzută necesitatea elaborării proiectului de document intern;
- justificarea juridică, economică, tehnică a necesității de a adopta un astfel de document;
- principalele prevederi ale proiectului de document; consecințele publicării sale, inclusiv cele legate de necesitatea formării de noi diviziuni, cresc numărul celor existente, precum și finanțarea lor suplimentară și sprijinul logistic;
- necesitatea de a introduce modificări și completări aduse documentelor interne emise anterior;
- prezența în documentul de condiții speciale, restricții (cerințe privind calificarea angajaților).
Sfat 8. Faceți documentele disponibile. Aduceți-le în atenția angajaților în toate modurile posibile (seminarii, cazare pe portal, familiarizarea cu pictura, în cele din urmă).
Consiliul 9. Nu uitați să asigurați funcționarea dispozițiilor documentelor interne. Rețineți că, după aprobarea documentului intern, unitatea responsabilă din competența sa trebuie să asigure:
- organizarea punerii în aplicare a cerințelor de reglementare ale documentului;
- organizarea lucrărilor explicative cu privire la aspectele legate de obiectul reglementării documentului, precum și asupra problemelor apărute în cursul aplicării sale practice;
- acumularea și sistematizarea informațiilor cu privire la progresul implementării sale, precum și propuneri de efectuare a unor modificări sau adăugiri corespunzătoare.
Șefii departamentelor responsabile poartă responsabilitatea personală pentru organizarea activităților de stabilire a normelor, pregătirea în timp util și de înaltă calitate a proiectelor de acte normative locale și unicul organ executiv pentru stadiul activităților de stabilire a normelor în cadrul companiei în ansamblu.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: