Activitățile grupului se caracterizează prin dorința oamenilor de a se orienta spre rivalitate sau la cooperare. În primul caz, există adesea conflicte, utilizarea ineficientă a timpului de lucru, toată lumea insistă asupra punctului său de vedere, neglijând opiniile altora. Toate acestea afectează negativ performanța organizației în ansamblu. Pentru a evita astfel de consecințe, este necesar să se construiască o interacțiune eficace încrucișată.
În cadrul organizațiilor, există deseori relații complexe între diferitele unități funcționale (care se ocupă de vânzări, finanțe, producție, logistică etc.). În primul rând, în acest caz, cei care lucrează în mod direct cu clienții suferă, dar eșecurile apar în activitatea zilnică a altor unități. Interacțiune inter-funcțională - acțiuni coordonate ale angajaților din diferite activități în cursul îndeplinirii sarcinilor funcționale pentru atingerea obiectivelor companiei.
Relevanța problemei
În prezent, un număr mare de companii sunt fie extinse, fie fuzionate. Astfel de procese au avut loc în orice moment, dar chiar acum, proprietarii de afaceri au început să acorde o importanță deosebită construirii unui sistem de relații cu personalul în cadrul acestor procese. Când compania se îmbină ca urmare a fuziunii, modificările care apar în structura ei afectează mulți angajați din cauza optimizării inevitabile a costurilor, veniturilor și resurselor. În același timp, primul lucru care poate fi optimizat fără a reduce numărul de personal este comunicarea.
Relevanța subiectului este condiționată de faptul că comunicarea eficientă permite companiilor să rezolve problemele globale cu costuri mult mai mici. Acest lucru este foarte important pentru majoritatea organizațiilor. În clarificarea cauzelor unei probleme în activitățile companiei, mulți manageri găsi că acestea sunt în principal lipsa unui acord între departamente, proasta guvernare, lipsa de înțelegere a rolului clientului intern în cadrul companiei. Toate acestea se dezvoltă într-un diagnostic al relațiilor funcționale nerezolvate. În această situație, primul lucru pe care trebuie să-l faceți este să acordați atenție interacțiunii inter-funcționale.
Societatea comercială vânzătorii care au nevoie pentru a obține unele bunuri din depozit, încercând încă o dată să nu contacteze șeful logisticii de depozitare cu o cerere pentru a le permite produsului numai din faptul că frică de el și în mod normal nu ar interacționa cu angajatul. Din acest motiv, au existat întârzieri în livrarea de bunuri, însoțite de pierderi de clienți. Pe măsură ce volumul vânzărilor a început să scadă semnificativ, CEO sa alăturat soluției unei astfel de probleme minore (și într-o oarecare măsură ridicolă). După cum sa dovedit mai târziu, o situație similară a survenit din declarațiile răutăcioase ale șefului departamentului de vânzări cu privire la activitatea departamentului de logistică a depozitului. În cazul în care capul de o divizie comentarii cu privire la activitățile neonorantă altor departamente ale subordonaților săi îl alege imediat și să înceapă aceeași atitudine negativă față de colegii lor angajați în alte domenii de activitate. Ca urmare, conflictul interpersonal în curs de dezvoltare reduce foarte mult eficacitatea companiei ca întreg.
Analiza interviurilor efectuate în ultimii ani arată că managerii de top ai companiilor asociază din ce în ce mai mult eficiența afacerilor cu comunicările bine stabilite între managerii de linie și echipele acestora. De aceea, tema interacțiunii inter-funcționale a ajuns acum în prim plan. Interacțiunea prietenoasă a diviziilor companiei ne permite să le legăm munca într-un singur scop, pentru a forma un spirit de echipă, pentru a rezolva problemele de izolare funcțională. Interacțiunea inter-funcțională trebuie dezvoltată pentru a căuta cele mai bune practici, a lua decizii optime, a crea resurse și a minimiza riscurile.
O atenție deosebită trebuie acordată interacțiunii inter-funcționale în următoarele cazuri:
- atunci când rezolvăm probleme (inclusiv cele noi) care depășesc o funcție;
- dacă există restricții privind autoritatea / competențele / resursele unității;
- la etapa de lansare a proiectului;
- la schimbarea proceselor de afaceri ale organizației;
- în cursul soluționării sarcinilor nestandardizate;
- în prezența unui obiectiv agresiv;
- într-o situație de conflict de obiective și obiective.
În tabel. 1 prezintă avantajele unei interacțiuni funcționale încrucișate în cadrul companiei și lipsurile acesteia.
Cu o interacțiune bine stabilită între ele, absolut toți angajații împărtășesc în unanimitate scopurile comune ale companiei; toată lumea înțelege clar ce este necesar direct de la el, căruia îi poate adresa această sau această întrebare; toate domeniile de responsabilitate a angajatului sunt strict separate.
Acum, în companii, aproape nici un angajat nu este responsabil de o singură funcție. În mod similar, în ceea ce privește numeroasele operațiuni critice, nu se poate spune că un anumit serviciu este responsabil pentru ele. De exemplu, la încheierea unei tranzacții cu un client, managerii de vânzări trebuie să lucreze cu contractul. În cazul în care compania are o interacțiune eco-funcțională necorespunzătoare, iar departamentul de vânzări are legături strânse cu departamentul juridic, managerii încep să facă astfel de contracte în mod independent. În același timp, ele pierd atât vânzători și analfabeți efectua legal de lucru, care nu poate, dar au un impact negativ asupra satisfacției clienților și formarea de opinii lor asupra societății. În plus, există o dublare a funcțiilor: managerul de vânzări face un contract incorect, iar departamentul juridic trebuie să-l redoce. De exemplu, contabilitatea consideră că principalele sale responsabilități sunt contabilitatea și raportarea, iar operațiunile mici, cum ar fi facturarea, pot fi gestionate integral de unitățile care lucrează cu clientul. Între timp, pe partea de afaceri are loc înțelegere complet opuse: de facturare este cea mai importantă parte a procesului, și de contabilitate și raportare - activități de sprijin.
Strategia de gestionare a resurselor umane ar trebui să se concentreze pe punerea în aplicare a strategiei de afaceri a companiei și să se concentreze asupra eficacității atingerii obiectivelor de afaceri. Managerul de resurse umane trebuie să colaboreze periodic cu angajații pentru a menține și a încuraja munca în echipă fructuoasă. Pentru a îmbunătăți eficiența interacțiunii în cadrul companiei, este necesar să se utilizeze tehnologii avansate (baze de date, Internet) pentru a dezvolta canale de comunicare. Există programe speciale care vizează îmbunătățirea interacțiunii inter-funcționale, utilizată de către formatorii externi. Moderarea este foarte importantă în astfel de programe.
Principalele etape ale moderării
2. Formularea temei de moderare (definirea problemei).
3. Căutați soluții.
4. Opțiuni pentru soluții de clasare.
5. Rezolvarea rezultatelor.
Moderatorul nu trebuie să-și exprime propria opinie; Nu evaluați declarațiile și comportamentul participanților; activați grupul utilizând întrebări; să perceapă toate declarațiile și opiniile grupului; asculta, primi informații și demonstrează o poziție neutră.
Etapele programului de îmbunătățire a interacțiunii inter-funcționale
Etapa unu. Întâlnire cu toți reprezentanții conducerii superioare a companiei. Ea se desfășoară sub forma unui interviu. În plus, se folosește moderarea cu carduri. În acest stadiu, principalele probleme ale companiei sunt identificate, motivele lor anticipate, viziunea conducerii asupra situației și rezultatele dorite sunt evidențiate.
Etapa a doua. Elaborarea programului sesiunii strategice. Pe baza informațiilor primite ca urmare a întâlnirii cu managerii, se elaborează un program de sesiuni strategice (anexă) care este agreat de managerii de top ai companiei. În procesul de aprobare, se fac corecții adesea în program.
Etapa a treia. Implementarea programului aprobat al sesiunii strategice. În această etapă, participanții la sesiune realizează o înțelegere comună a importanței muncii în echipă și modalităților de realizare a acesteia. În toate evenimentele programului, participă manageri de top și directori de linie ai companiei.
Este foarte important să participi la ședința tuturor șefilor de unități structurale, deoarece prin ele va fi transmis personalului valoarea principală a interacțiunii dintre echipe.
În primul rând, există activități care vizează teambuilding, în timpul căruia se stabilesc relații de prietenie și se evaluează disponibilitatea de a construi o interacțiune trans-funcțională. În plus, pe măsură ce programul progresează, participanții stabilesc ce funcționalitate încrucișată este și ce îi dă companiei. Ei sunt capabili să înțeleagă obiectivele și obiectivele diferitelor unități funcționale, precum și impactul lor asupra proceselor de afaceri ale companiei. În special, participanții la sesiune stabilesc în ce situație aceste sau acele unități vor interacționa unul cu altul, după cum se poate observa din tabel. 2. În continuare, obiectivele companiei sunt discutate pentru următorii doi-trei ani.
În procesul de discuție, sunt permise multe complicații mici care împiedică funcționarea completă a organizațiilor. De exemplu, șefii de divizii ale societății comerciale și-au întrebat reciproc multe întrebări legate de funcționarea echipelor care le-au fost încredințate și, în cele din urmă, au ajuns la o decizie comună de standardizare a contractului, care până atunci a trebuit întotdeauna să fie reglementată.
Etapa a patra. Elaborarea unor reguli pentru interacțiunea inter-funcțională. Ea se realizează pe baza răspândirii celor pe care se află capii conflictuali ai unităților. În acest stadiu apar reguli noi.
Etapa a 5-a. Elaborarea unui plan de acțiune pentru o interacțiune trans-funcțională. Fiecare organizație își stabilește activitățile de sprijin.
De exemplu, în cadrul companiei de producție, a fost creat un grup care trebuia să supravegheze punerea în aplicare a regulilor interacțiunii inter-funcționale. În plus, departamentul resurse umane a fost instruit să dezvolte o carte "de intrare" pentru a se familiariza cu aceste reguli ale noilor angajați. De exemplu, formatorul intern al unei societăți comerciale a dezvoltat și a implementat un curs de instruire privind aplicarea regulilor de interacțiune funcțională încrucișată pentru conducătorii departamentelor care, la rândul lor, au desfășurat mini-cursuri cu angajații lor.
Obiectivele principale ale programului de îmbunătățire a interacțiunii inter-funcționale sunt următoarele: fiecare angajat trebuie să înțeleagă ce este locul său în companie și importanța pentru dezvoltarea acestuia, să realizeze amploarea responsabilității sale și importanța interacțiunii cu colegii din diferite unități funcționale.
Eficace munca inter-funcțională este capabilă să ofere o atmosferă de cooperare și sprijin în cadrul companiei. Ca urmare a unor acțiuni intenționate, se creează un climat de înțelegere reciprocă, bunăvoință, calitate exigentă a muncii. Lucrul în echipă devine o modalitate de a funcționa și de a atinge obiective comune.
Aplicație.
Proiect de program de sesiune strategică (1 zi)
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: