Imprimarea nu este necesară
Ca regulă generală, producerea de copii pe hârtie ale documentelor generate, primite și transmise în format electronic și pe suport electronic, semnate cu ajutorul unui sistem electronic de management al documentelor, în Vol. H. de documente în numerar nu este necesară. Cu toate acestea, există o serie de excepții de la această regulă.
În conformitate cu clauza 7 din Instrucțiunea nr. 157n, instituția care a generat documentul electronic produce pe hârtie proprie copii ale sale:
- la cererea autorităților de reglementare;
- la cererea instanței și a procuraturii;
- la cererea scrisă a altor participanți la faptele vieții economice.
Dar conceptul de "participant la viața economică" în lege nu este descifrat. Cu toate acestea, pe baza unei interpretări literale a termenului, putem concluziona că vorbim despre părțile legate de anumite raporturi juridice, de exemplu, organizațiile care au încheiat acorduri între ele, sau de angajat și angajator, în cazul muncii la distanță și e-document în cadrul relațiilor de muncă.
Se pune întrebarea: cine exact din partea angajaților organizației este angajatul cel mai responsabil și dacă aceasta ar trebui să fie aceeași persoană care a semnat documentul electronic.
Este important să înțelegeți că nu este necesară aprobarea unei copii de la angajatul care a aplicat inițial semnătura electronică în document. În caz contrar, semnificația copiei este pierdută. O copie a oricărui document electronic poate fi asigurată de către conducător sau de către un angajat desemnat. Astfel, este posibil să se formuleze o listă de aspecte (aspecte) pe care este logic să le gândiți când organizați munca cu documente electronice (a se vedea tabelul).
Probleme organizaționale care trebuie soluționate
atunci când lucrați cu documente electronice
În scrisoare, Ministerul de Finanțe al Rusiei observă că procedura de a face copii pe hârtie a documentelor electronice este stabilită de către șef ca parte a formării politicii contabile.
În opinia noastră, acest lucru nu înseamnă neapărat că această ordine ar trebui să fie detaliată în politica contabilă. Puteți limita trimiterea la un act local care a aprobat procedura de copiere pe hârtie a documentelor electronice, de exemplu, după cum urmează:
În acest caz, va fi mai ușor să modificați ordinea stabilită de manager. Ordinea de aprobare a procedurii de copiere a documentelor electronice poate fi emisă sub orice formă (exemplul este prezentat mai jos).
Regulile de stocare
În conformitate cu punctul 14 din Instrucțiunea nr. 157n, partea 1 din art. 29 din Legea № instituției 402-FZ este obligat să asigure stocarea pentru primar (consolidate) documentele contabile, registre și situații financiare în termenele stabilite în conformitate cu regulile de organizare a arhivelor de stat, dar nu mai puțin de cinci ani. Și condițiile de stocare a documentelor sunt stabilite indiferent de ce formă (hârtie sau electronică) vor fi stocate.
- procedura de stocare a documentelor electronice, registrele electronice se stabilește de către conducătorul organizației în cadrul formării politicii contabile (eșantionul este prezentat mai jos);
- informațiile conținute în arhivele electronice și mijloacele de procesare (stocare) ale acestora trebuie să fie protejate împotriva accesului neautorizat în conformitate cu regulile afacerii de arhivă de stat.
Potrivit Departamentului de Ministerul rus al metodologiei bugetului Finanțelor, stocare a documentelor electronice, este recomandabil să fie însoțită de stocarea corespunzătoare a jurnalelor electronice sau de hârtie, precum și certificate cheie semnătură și mijloace oferind posibilitatea de a lucra cu documente electronice și semnătura electronică.
Formulările de mai sus permit să se tragă o serie de concluzii:
- este posibil, dar nu este necesar să se păstreze un registru al documentelor electronice pe suport de hârtie. În opinia noastră, un astfel de ordin va complica doar circulația documentelor și lista documentelor disponibile pe transportator;
- este posibil, dar nu este necesar să se păstreze un registru al documentelor electronice în formă electronică;
- nu este necesar să se centralizeze stocarea certificatelor cheie de semnătură. Persoana autorizată primește certificatul de semnătură împreună cu transportatorul și în viitor poate să stocheze în mod independent aceste obiecte.
Citiți următoarele aspecte în jurnalul "Contabilitate într-o instituție"
Trimiteți-le prietenilor: