Ultima dată, am spus cum să dovedim legitimitatea unui document electronic. Acum hai să vorbim despre copii. Pentru cine și cine are nevoie de copii pe suport de hârtie pe facturi electronice, contracte, primare și cum să le pregătească în mod corespunzător.
Originalul copie
Originalul documentului este prima sau singura copie a documentului.
O copie a documentului este o copie a documentului care reproduce pe deplin informațiile din documentul original.
Faceți hârtie și copii electronice din originale pe hârtie și originale în formă electronică. Să ne imaginăm variantele sub forma unei scheme:
Cine are nevoie de copii pe hârtie
Punerea în aplicare EDI, reducând fluxul de informații de hârtie, astfel menționa în mod constant lucrul cu copii pe hârtie. Faptul este că nu toată lumea este gata să lucreze numai în format electronic. Acest lucru este valabil atât pentru autoritățile publice, de lucru privind punerea în aplicare a EDC, care ia avânt, dar acest lucru nu este suficient, și de afaceri, care amintește periodic despre neîncrederea documentelor electronice.
Situația este similară cu instanțele. Instanțele lucrează deja cu documente electronice (mai mult "Documente electronice în instanță"), însă cadrul și practicile de reglementare existente nu sunt suficiente pentru o muncă deplină. Instanțele acceptă documentele electronice ca dovezi scrise, însă judecătorul va examina documentele pe hârtie în timpul ședinței. Aceasta este practica și obiceiurile.
Există multe astfel de exemple. Și în timp ce practica cere copii, fă-i drept.
Cum să pregătiți o copie
Știm cum să lucrăm cu hârtie, așa că nu ne vom ocupa de asta. Crearea copiilor electronice din originale electronice nu provoacă nici un fel de întrebări. Copierea și salvarea fișierelor sunt predate la prima introducere pe PC. Este interesant faptul că atunci când copiem un fișier obținem o copie care nu este diferită de cea originală, copy = original.
- Căutați și încărcați fișierul de documente electronice din IS, serviciul de schimb, arhiva electronică sau altele.
- Imprimați documentul. Dacă puteți utiliza funcția de imprimare direct din serviciul IS sau EDO, pasul 1 va fi limitat la găsirea documentului necesar.
- Certificarea unui exemplar tipărit. Puteți să o verificați în două moduri: prin notar sau prin dvs. înșivă. Se înțelege prin semnarea unei copii a documentului semnătura scrisă a conducătorului organizației (persoană autorizată) cu setarea sigiliului și marca "copia este adevărată".
Este important. Pe o copie de pe hârtie, marcați semnarea documentului cu o semnătură electronică. Specificați locația de stocare pentru original. Locul de depozitare va fi un anumit sistem informatic, o arhivă electronică. Până în prezent, legislația nu a stabilit cerințele privind forma și conținutul acestor mărci (ștampile), ceea ce ridică întrebări.
Semnarea semnării declarației EP - nespecificată
Dacă ați trimis întrebări agențiilor de stat, ați întâlnit ștampile. Opțiunea Roskomnadzor:
Versiunea Ministerului Comunicațiilor:
Chiar și în organele puterii de stat, mărcile diferă.
Să rezumăm. Lucrul cu documentele electronice nu va scăpa de hârtie cu 100%. Acest lucru este normal. Agențiile de stat sau contrapărțile lucrează încă în hârtie, iar pentru acestea trebuie să se creeze copii pe suport de hârtie originale electronice. Crearea unei astfel de copii constă în trei etape: căutarea documentelor, imprimarea și certificarea. Verificați copia de la notar sau de dumneavoastră. Dacă este asigurat de sine, șeful organizației (persoana împuternicită) își pune propria semnătură, sigiliul organizației, ștampila "copie este adevărată" și ștampila cu privire la semnarea PE. Dacă lucrați în serviciul operator EDO SF, ștampila se va face automat, altfel creați-o singură.
Faceți copii corecte și numai atunci când este necesar. Nu duplicați același document în formă tipărită și electronică. Nu-ți complici munca.
Articole similare
-
Cum se imprimă 4 copii ale unui document pdf pe o foaie de A4
-
Ministerul Finanțelor a explicat cum să lucreze cu documente
Trimiteți-le prietenilor: