Crearea unei trimiteri personalizate cu MS word și ms excel

Că pregătirea Bun început a distribuției cu utilizarea fuziunii necesită, de asemenea, o anumită cantitate de muncă (cea mai mare parte - în curs de pregătire de date), dar iese din „manual“ editarea fișierului după cum urmează:







Cum funcționează modul de îmbinare a documentelor

Pentru a obține documentul final, aveți nevoie de o listă de distribuție, precum și de documentul principal de îmbinare care funcționează ca un șablon.

Lista de discuții pot fi stocate într-un tabel Word, tabele, HTML, text sau Baze de date tabel de date - MS Access, dBase, FoxPro sau orice altă bază de date, accesul la care computerul are un driver ODBC (Open Database Connectivity - interfață deschisă la bazele de date de acces Driverul ODBC este un modul care utilizează funcțiile ODBC pentru a permite programului de aplicație să interacționeze cu DBMS. Vom lua în considerare stocarea listei de distribuție nu în DBMS, ci în fișierul MS Excel. Această variantă, în opinia noastră, este optimă, deoarece, în primul rând, nu necesită cunoștințe speciale de teorie de stocare a datelor, și, în al doilea rând, pentru că MS Excel în sine are un număr mare de mijloace convenabile de prelucrare și de afisare a datelor (cum ar , de exemplu, ca filtrare sau sortare). Cu toate acestea, atunci când alegeți un mediu de stocare, ar trebui să vă amintiți, de asemenea, despre anumite limitări care sunt disponibile în MS Excel. În special, o singură foaie de Excel (definesc imediat termenii: carte de MS Excel - este un fișier care este utilizat pentru prelucrarea și stocarea datelor, la rândul său, cartea este format din mai multe foi) pot să nu conțină mai mult de 65.536 de rânduri, astfel încât, dacă felicitare lista ta de prieteni (clienți, alegători) depășește acest număr și nu poate fi divizat în mod logic în fragmente mai mici, atunci pentru stocarea unui astfel de volum de date va fi necesar să se utilizeze deja unele DBMS-uri.

Documentul principal de îmbinare este creat în MS Word. Textul său include câmpuri corespunzătoare coloanelor din lista de corespondență ("câmpuri de îmbinare").

Când efectuați îmbinarea, următoarele acțiuni sunt executate alternativ pentru fiecare rând din lista de discuții:

"Câmpurile de aspect sunt umplute cu valori de la următoarea linie;
"Dispunerea completă este adăugată la sfârșitul documentului rezultat.

Sfaturi pentru crearea unei liste în MS Excel

MS Excel utilizează un număr mare de reguli logice și implicite diferite, adesea ascunse de utilizator. Prin urmare, pentru ca lista pe care ați creat-o să fie potrivită pentru desfășurarea procedurii de fuziune, vă recomandăm să respectați o serie de reguli, pe care le reproducem mai jos.

1. Colțul din stânga sus al listei de date trebuie plasat în colțul din stânga sus (în celula A1) a colii.

2. Numele coloanelor cu date sunt plasate în primul rând al colii. Formatul celulelor din prima linie trebuie setat la "Text" (meniul Format ® Celule.). În numele coloanelor, nu se recomandă să se utilizeze spații, virgule, ghilimele.

3. Pentru a formata lista, nu puteți folosi complet (pentru toate pozițiile) linii goale sau coloane complet goale. Un sir sau o coloană goală este percepută de către Excel ca sfârșitul listei!

5. Pe foaia în care este postată lista de discuții (a se vedea Figura 2, fișa "Bază de date"), nu plasați alte date.

6. Pentru toate celulele din listă, este recomandabil să setați formatul textului (dacă acest lucru nu este posibil, atunci cel puțin unul și același format de celule din fiecare coloană de date).







7. Datele de text nu trebuie să conțină citate neocupate (neînchise).

8. Datele de text nu trebuie să conțină spații înainte de începerea șirului de text.

Formarea documentului principal de îmbinare

Să continuăm analiza exemplului. Să luăm în considerare pașii pentru a forma documentul principal al fuziunii folosind felicitările gata făcute.

Pasul 1. Conversia unui fișier obișnuit în documentul de îmbinare principal. Deschideți fișierul care conține machetul de felicitare (fișierul "Template congratulations.doc"). Utilizând elementul de meniu Instrumente ® Mergeți. deschideți dialogul de îmbinare și faceți clic pe butonul Creați. În meniul derulant, selectați Documente din formular. După aceea, pe ecran va apărea un nou dialog, în care ar trebui să faceți clic pe butonul fereastră activă (atunci când creați aspectul documentului "de la zero", trebuie să faceți clic pe butonul Creare document principal). Închideți dialogul de îmbinare și examinați schimbarea în interfața de control Word. Să acordăm atenție faptului că în bara de instrumente a apărut un nou panou (Merge). Să revenim la dialogul de îmbinare (elementul de meniu Service ® ​​Merge sau să apăsați butonul din bara de instrumente).

Pasul 2. Obținerea datelor. În caseta de dialog Merge, faceți clic pe butonul Obțineți date și selectați opțiunea Deschidere sursă de date din meniul derulant (Figura 3).

În dialogul Open Source de date, selectați tipul de fișier, care conține lista (în acest exemplu - „MS Excel Books (* .xls)“) și fișierul în sine (în cazul nostru - fișierul „Pozdravleniya.xls“). După aceea, apare fereastra de dialog pentru selectarea unui interval din registrul de lucru Excel. Dacă există o singură coală în registrul de lucru Excel și numai o singură listă în foaia de lucru, selectați "All sheet" din dialog. Dacă lista a fost identificată anterior printr-un nume (de exemplu, Baza de date) - trebuie să selectați acest nume.

Închideți dialogul de îmbinare. Acum, butonul Add Merge este disponibil în bara de instrumente. Dacă dați clic pe el, câmpurile de îmbinare corespunzătoare coloanelor de date din listă vor fi afișate în lista derulantă (comparați cu lista din Figura 2).

Pasul 3: Introduceți câmpuri de îmbinare în documentul principal. Pentru a insera un câmp de îmbinare în documentul principal, deplasați cursorul în poziția în care doriți să îl plasați și selectați câmpul dorit cu butonul Adăugați câmpul de combinare (Figura 4). Puteți selecta fontul pentru a afișa câmpul în mod obișnuit.

În exemplul nostru, trebuie să plasăm câmpul de referință între imagine și linia "Felicitări pentru ziua ta de naștere" și setați câmpul pentru câmp același font ca pentru textul de salut.

Pregătirea documentului principal de îmbinare este finalizată. După salvarea documentului, îl puteți închide. Când deschideți din nou, conexiunea la sursa de date este instalată automat și panoul "Merge" este afișat în bara de instrumente. Rețineți că documentul principal stochează informații despre directorul în care ar trebui localizat fișierul sursă de date. Dacă acest fișier a fost șters sau mutat, atunci când deschideți documentul, va apărea un mesaj de eroare.

Executarea procedurii de îmbinare

Pasul 4. Verificarea intrării. Înainte de a forma documentul final este util să te uiți la cum va arăta. După pasul 2, butoanele de navigare (a se vedea figura 5) au devenit active în bara de instrumente, permițându-vă să parcurgeți rândurile din listă pentru a vedea aspectul paginilor corespunzătoare din documentul final.

Butonul este utilizat pentru comutarea între modurile de afișare a numelor de câmp / valorilor câmpului.

Este necesar să verificați aspectul documentului rezultat pentru rândurile din listă, care conțin cele mai lungi și mai scurte linii. În plus, ar trebui să verificați dacă numărul total de pagini din matricea totală a documentelor corespunde cu numărul total de rânduri din listă. Rețineți că dacă lungimea câmpului din documentul principal nu se potrivește cu lungimea liniei corespunzătoare din listă, paginile din documentul rezultat pot fi bate (și apoi pot apărea pagini suplimentare, "rău"). Modul de a rezolva astfel de probleme este să utilizați un font mai mic pentru a afișa câmpul în Word sau pentru a schimba aspectul documentului principal sau pentru a modifica lungimea unei anumite valori de text din listă.

Pasul 5. Combinați. Pentru a porni procedura de îmbinare, faceți clic pe butonul Merge. (este disponibil prin bara de instrumente și prin dialogul de îmbinare). În ecran apare un dialog pentru controlul fuzionării (Figura 6).

Prin dialog, puteți selecta intervalul liniilor de listă care vor fi afișate în documentul rezultat și, de asemenea, selectați destinația de îmbinare: la un document nou, direct la imprimantă, direct la e-mail. Utilizând butonul Selectare înregistrare, puteți introduce reguli logice pentru selectarea rândurilor din listă. Selectați documentul nou și faceți clic pe butonul Merge.

Există o formare automată a documentului final. Numele implicit al documentului este, de asemenea, selectat automat, luând în considerare numărul de încercări de fuziune (Formulare1, Form2, Form3, etc.).







Trimiteți-le prietenilor: