Care este procedura de certificare a copiilor documentelor, inclusiv Electronic?
sub recuzita "Semnătura", există o inscripție de verificare "Adevărat"; poziția persoanei care a certificat copia; semnatura personala; decodarea semnăturii (inițiale, prenume); data certificării.
Intrarea "Adevărat" sau "Copia este adevărată" poate fi făcută manual. Nu este interzisă comandarea de timbre speciale.
Puteți avea o ștampilă cu cusături pregătite pentru a introduce informațiile necesare despre persoana care certifică copia.
______________________________ ________________
«___» ____________ 201__
Este de remarcat faptul că nici un act normativ nu reglementează procedura de aplicare a sigiliului unei organizații cu o notă privind certificarea unei copii a documentului. Cu toate acestea, în practică, cel mai adesea sigiliul organizației este plasat lângă ștampila copiei. Că nu au existat neînțelegeri, este posibil să se ia în mod oficial acest lucru ca o regulă, reflectând în actele normative locale ale organizației.
Când pregătiți o copie a unui document cu mai multe pagini, puteți asigura fiecare foaie separat, sau puteți număra paginile documentului, le puteți bloca și puteți pune o inscripție verbală pe spatele ultimei coli, de exemplu:
COPY pe 137 pagini VERNA
Certificarea unei copii a unui document electronic
Deci, procedura de autentificare a unei copii a unui document pe hârtie este transparentă: documentul este copiat și verificat în ordinea descrisă. Dar ce se întâmplă dacă documentul original se află în memoria calculatorului și pentru a obține o copie trebuie să-l imprimați? Acest lucru se poate întâmpla, de exemplu, atunci când este vorba de datele de înregistrare ale unui document primit, conținute în sistemul electronic de gestionare a documentelor.
Nu puteți confunda un document electronic cu o copie scanată a unui document pe hârtie.
la verificarea copiilor documentelor electronice, scrisoarea de verificare se completează cu o indicație a formei electronice a documentului și a numelui software-ului prin care se face accesul la documentul electronic (punctul 3.3).
Din aceasta rezultă că inscripția de verificare va arăta astfel:
COPIA DOCUMENTULUI ELECTRONIC ESTE TRECUTĂ.
Copia a fost reprodusă folosind software-ul "Document".
Certificarea copiilor documentelor de către un notar
Un notar poate să asigure orice copie, dar este necesar să mergi la el de fiecare dată? Notarizarea copiilor documentelor trebuie să fie prevăzută în mod expres prin lege, altfel nici un organism oficial nu poate solicita de la dvs. să furnizeze copii notariale ale documentelor. Acest lucru este descris în Decretul Președintelui Sovietului Suprem al URSS din 04.08.1983 Nr. 9779-X:
întreprinderi, instituții și organizații trebuie să indice corectitudinea copiile documentelor necesare pentru depunerea cetățenilor în aceste întreprinderi, instituții, organizații, în cazul în care legea impune ca copii ale acestor documente certificate de către un notar (n. 2).
De asemenea, în cazurile prevăzute de lege, copii ale documentelor pot fi certificate de o instanță sau alt organism de stat.
Reglementarea ordinii de certificare a copiilor
Ordonanța de asigurare a copiilor documentelor
Certificarea copiilor documentelor este efectuată de către Departamentul de Management al Documentației.
Pentru a certifica copia conformitatea script-ul în colțul din stânga jos al documentului trebuie să poarte inscripția (ștampila) „true“ sau „copie adevărată“, indică poziția persoanei care a certificat o copie a semnăturii sale personale, numele complet (prenume, inițialele), data asigurări a pus sigiliul - Pentru documente. În certificarea de copii ale documentelor electronice de înscriere de asigurare este completată de o indicație a formei electronice a documentului și numele software-ului cu care accesat la documentul electronic.
În certificarea multi-copii pot fi coaserea firul documentului cu punerea de înscriere de asigurare (ștampila) „true“ sau „copie conformă cu originalul“ de pe verso ultima pagină a documentului, care indică numărul de pagini ale persoanei care a certificat copia semnăturii sale personale, decripta semnătura (numele, inițiale), data certificării, cu sigiliul sigiliului "Pentru documente".
Dacă trebuie să emiteți un număr mare de copii certificate pentru cetățenii solicitanți, se recomandă pregătirea unui act normativ local pe baza acestui exemplu - Instrucțiuni privind procedura de pregătire și certificare a copiilor documentelor. Acest lucru vă va ajuta să evitați conflictele și neînțelegerile cu solicitanții: în cazul oricărui conflict de interese, va fi suficient doar să vă referiți la instrucțiuni.
Anunțuri privind problemele viitoare
Trimiteți-le prietenilor: