- Dezvoltând subiectul, să vorbim despre cum să coordonați în mod corespunzător și să înregistrați comenzi.
Armonizarea ordinului
Coordonarea ordinelor și eliberarea de vize pentru acestea este un proces obligatoriu. Dacă procedura de executare este formalizată în instrucțiunile privind organizarea organizației, aceasta facilitează sarcina.
Proiectele de ordine pentru principalele activități ale organizației sunt de obicei văzute de către șeful adjunct, care este responsabil de o anumită direcție a activităților organizației, precum și de șefii departamentelor:
- cei care au pregătit ordinul;
- persoanelor cărora le-au fost date instrucțiuni, sistemul de executare ar trebui amanat în etapa pregătitoare pentru a găsi termeni reali - aceasta vă va proteja de a face modificări suplimentare în viitor;
- Șeful serviciului juridic;
- Contabilul-șef al organizației pune semnătura pe probleme financiare;
- în cele din urmă, ordinul este semnat de grefieri, pentru a putea verifica corectitudinea designului;
- Alte părți interesate, dacă este necesar.
Prelucrarea vizei se efectuează pe ultima foaie a ordinului din partea din spate sau pe foaia de aprobare. Evident, după viză, ar trebui urmată decriptarea, indicând inițialele și prenumele funcționarului, precum și data semnării.
Varianta cea mai convenabilă cu foaia de potrivire. Pentru că nu trebuie să reasamblați semnăturile dacă aveți nevoie de editare a ordinului. În proiectul de ordine, vizele pot fi introduse cu adăugarea unei note "cu o notă (e)". Este de dorit să le decorați cu o foaie separată și într-o formă arbitrară.
Dacă se adaugă comentarii de fond la proiectul de ordine în procesul de aprobare, care au un caracter fundamental, trebuie finalizat, după care va fi necesar să se colecteze din nou semnăturile. În practică, există oameni diferiți, deci este logic să gândiți și să începeți cu persoana care poate avea cele mai multe întrebări și comentarii.
În cazul în care observațiile nu au decât caracter editorial, nu este necesară recuperarea vizei. Proiectul de ordonanță este pur și simplu reevaluat ținând seama de aceste deficiențe.
Ordinul, după ce toate cerințele au fost satisfăcute și comentariile au fost corectate, trebuie tipărite astfel încât ultima (sau numai) pagina să se afle pe versoul foii de reconciliere. În special, agențiile federale vin, deoarece numărul de persoane vizir este suficient de mare, și reducând astfel probabilitatea de re-colectare a semnăturilor, în cazul în care ordinul de a restructura sau de a face orice modificări.
După finalizarea procesului de coordonare a ordinului cu persoanele responsabile, se va încheia momentul semnării acestuia.
Toate ordinele care reglementează principalele probleme ale organizației, semnate doar de conducătorul acestuia sau persoana căreia acest drept este dat în mod oficial, de exemplu, în cazul în care există un ordin de redistribuire a autorității și reflectate în fișa postului. În cazurile în care șeful organizației este absent din orice motiv (în concediu medical, în concediu etc.), dreptul de a semna ordine se acordă persoanei care îl înlocuiește. Întrebarea cu privire la cine își va îndeplini funcțiile temporar impune ca ordinul să fie stabilit în activitatea principală. O astfel de ordine poate fi creată o singură dată sau eliberată în fiecare caz de absența unui lider.
După semnarea comenzii, nu puteți efectua nicio modificare a acesteia. Dar se întâmplă cazuri de schimbare a ordinii în practică (de exemplu, înregistrarea sa în retrospectivă etc.), care, de fapt, reprezintă o încălcare gravă a legii.
Înregistrarea ordinelor
Înregistrarea comenzilor are loc numai după semnarea acestora, dar în aceeași zi, în conformitate cu numărul de serie și data. Aceasta este responsabilitatea departamentului de management al biroului. În acest caz, numerotarea comenzilor începe de la o unitate anual, dar jurnalul poate rămâne unificat timp de mai mulți ani.
Rețineți: înregistrarea ordinelor pentru activitatea principală se efectuează separat de diverse ordine, precum și de ordinele care reglementează aspectele administrative și economice și cele referitoare la personal. Motivul principal este diferența în timpul stocării.
O perioadă de valabilitate permanentă este dată ordinelor care reglementează principalele activități ale organizației. În instituțiile care nu transferă documentele pentru depozitare la stat, termenul de lichidare se înțelege printr-un termen permanent. Restul poate avea o durată diferită de depozitare (de la 5 la 75 de ani), în funcție de tipul lor.
Comenzile pot fi înregistrate în două forme: hârtie tradițională sau electronică. În primul caz, mediul poate fi numit "Jurnal / Ordine de înregistrare"
Alegeți cel mai convenabil pentru dvs. O astfel de revistă, în care se înregistrează ordinele referitoare la activitatea principală a organizației, are un termen de valabilitate permanent. În cazul în care efectuați un jurnal electronic, duplicarea pe hârtie nu este deloc necesară.
Nu există nici un eșantion de sursă unică de înregistrare a înregistrărilor, forma sa de referință nu reglementează recomandările normative și metodologice existente în domeniul înregistrării. Prin urmare, este permisă modificarea și editarea graficelor, precum și adăugarea sau ștergerea acestora.
Ca bază, puteți lua acest eșantion de jurnale de comandă în format .doc
Problema posibilității de a înregistra o comandă cu o analiză retrospectivă este destul de comună. Toată lumea știe că această încălcare, dar uneori este foarte necesară. Opțiunea cea mai optimă pare a lăsa camere de rezervă, dar rețineți că, în primul rând, ar trebui să fie limite rezonabile, și în al doilea rând, numerele care lipsesc - este un minus, și orice control atunci când nu te-a găsit pe cap mângâia.
A doua variantă de înregistrare a unei comenzi după fundal este adăugarea unei litere la număr, de exemplu, Ordinul nr. 5a. De asemenea, un mod controversat. Astfel, există foarte puțin spațiu pentru ieșirea din situație.
Consultanță juridică
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: