Planificarea rațională a locului de muncă implică stabilirea unor zone convenabile de acoperire pentru anumite operații.
La locul de muncă al secretarului include o masă cu prefixe, un scaun sau un scaun pivotant, un scaun pentru vizitator care comunică direct cu secretarul. Secretarului trebuie să li se ofere, de asemenea, o prezentare generală a tuturor vizitatorilor care intră. În acest sens, locul de muncă este convenabil situat lângă intrarea în birou și vizavi de ușile de la sală. Locația trebuie să corespundă procesului tehnic de procesare a documentelor pentru a evita deplasările inutile ale documentelor și ale secretarului. Este necesar să se evite aglomerarea spațiului cu obiecte inutile pentru lucrul direct. Furnizarea accesului liber și securizat la locurile de includere a echipamentelor de birou în rețeaua electrică este o condiție prealabilă pentru organizarea unui loc de muncă al unui secretar.
Tot ceea ce este necesar în mod constant în timpul muncii trebuie plasat în brațul extins. Fiecare obiect trebuie să aibă un loc permanent. Aranjamentul obiectelor trebuie să fie sistematizat în funcție de tipurile de lucrări efectuate. Acest lucru va economisi timp, va preveni, de asemenea, pierderea de documente.
La locul de muncă, ar trebui să aveți documente și echipament pentru a lucra cu ele - o lampă de birou, un calendar săptămânal, un notepad pentru înregistrare. Un atribut necesar este un organizator de desktop pentru plasarea stilourilor, creionelor, foarfecele, riglelor, cutiilor cu clipuri și butoane. De asemenea, la îndemână ar trebui să fie localizate mijloacele de "mici" echipamente de birou: pumn, capsator de documente - capsator, masina de învelire, lipici.
La locul de muncă al secretarului trebuie să existe un set necesar de directoare:
* Dicționare (Belarus, limba rusă, limbă străină, de ortografie, sinonime, antonime, cuvinte străine, economice, de construcții, industrie, ghiduri de fabricație, în funcție de statistici și de editare);
* Atlasul orașului și unitățile administrativ-teritoriale ale Republicii Belarus.
Pe masă în raspredlitele dosar ar trebui să fie doar acele documente pentru care activitatea curentă se face, și executarea documentelor ar trebui să fie plasate în cazul în conformitate cu nomenclatura afacerilor și pentru curățarea carcasei.
În apropiere, cu un sistem manual de înregistrare și recuperare a documentelor ar trebui să fie cărți sau jurnale. Cardurile și jurnalele de înregistrare pot fi plasate în sertarele de birou. Se recomandă utilizarea a două carduri: control și referință.
Și pe desktop ar trebui să fie o comandă strictă. Sertarele trebuie scoase cu ușurință, chiar dacă sunt încărcate foarte mult. Într-una dintre cutii trebuie să existe întotdeauna hârtie goală, foi cu antet, plicuri, cărți.
Menținerea constantă a ordinii la locul de muncă este un indicator al unei culturi de lucru înalte și o imagine stabilă a organizației.
Pe consolă la masă se află un computer cu o imprimantă. La birourile auxiliare speciale se poate instala un fax, un copiator, un mini-ATS.
Cazurile și dosarele stocate în tabel, precum și în dulapuri, trebuie să fie marcate cu coduri, numere de case după nomenclatură. Acest lucru vă ajută să găsiți rapid documentul potrivit.
Funcțiile artistice și decorative în sala de primire pot fi efectuate de plante. Amenajarea localurilor contribuie la puritatea aerului. Plantele interioare cresc umiditatea aerului, dau odihnă ochilor. Se pot folosi diferite moduri de grădinărit - aranjarea unică și de grup a vaselor, microlandelor, lianelor. Este de dorit să alegeți acele tipuri de plante care nu sunt pretențioase în îngrijire și corespund parametrilor de bază ai camerei.
Elementele interioare nefuncționale ale sălii de recepție, pe care, după cum se spune, se odihnesc ochiul, fac plăcerea de a comunica cu secretarul sau de a aștepta o audiență la conducere.
Pe baza cerințelor de siguranță, ori de câte ori este posibil, evitați efectele adverse ale radiațiilor de pe ecranul monitorului.
Secretarul în timpul zilei de lucru trebuie să intre în mod repetat în biroul capului.
Biroul central ar trebui, de asemenea, să fie echipat corespunzător. Cred că nu este necesar să menționăm încă de la început echipamentele sediului central, deoarece este similar cu echipamentul de lucru al secretarului. În acest sens, este necesar să se adauge un tabel pentru întâlniri și, în consecință, un număr mai mare de scaune.
Astfel, condițiile de muncă favorabile, un loc de muncă bine organizat pentru secretar și șef sunt garanția unei eficiențe ridicate, a eficienței și calității muncii și a menținerii capacității de lucru pe întreaga zi lucrătoare.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: