Cel mai adesea, catalogarea se realizează în paralel cu crearea de arhive ale companiei. Pentru organizațiile moderne mari, devine necesar să se catalogheze atât documentele pe suport hârtie, cât și cele electronice. În cadrul catalogării documentelor, este obișnuit să se înțeleagă crearea unor directoare convenabile care să faciliteze uneori căutarea documentelor.
Catalogarea documentelor digitale
Crearea de arhive electronice implică de obicei procesul de catalogare a documentelor digitale, acestea fiind două procese inextricabil legate, care sunt realizate de către specialiști în paralel. Cu alte cuvinte, putem spune că dacă firma dvs. are o arhivă digitală de documente, atunci există un catalog electronic în cadrul acesteia. Cu toate acestea, feedbackul nu poate fi urmărit: prezența unui catalog electronic nu indică disponibilitatea unei arhive digitale. În acest caz, vorbim despre un catalog electronic destinat catalogării documentelor materiale (de hârtie). De exemplu, în prezent, cataloagele electronice sunt utilizate în mod activ de bibliotecile moderne, dotate tehnic pentru catalogarea cărților stocate în fonduri. Cu toate acestea, cataloagele materiale sunt încă destul de comune.
Lucrul la catalogarea documentelor de arhivă
Documentele de catalogare includ:
- dezvoltarea clasificării;
- studierea și distribuirea documentelor;
- întocmirea descrierii documentelor cu carduri speciale;
- sistematizarea cardurilor și întreținerea ulterioară a catalogului;
- cathologizarea documentelor de depozitare temporară și pe termen lung.
Cu un număr mare de carduri, acestea sunt stocate în dulapuri speciale de catalog. În catalogul electronic, cardurile sunt completate manual, dar sunt structurate automat. Directoarele pot fi compilate directoarelor dacă este necesar (subiect, alfabetic, etc.)
Cataloage mari de documente
Cataloage mari de documente, indiferent de tipul lor (material sau electronic), reprezintă un sistem de cataloage, incluzând cataloage sistematice, tematice și tematice. Fiecare tip de catalog poate include mai multe soiuri, prezența cărora este determinată de activitățile unei anumite organizații. Catalogarea documentelor personale se face separat. Catalogarea este reglementată de GOST și trebuie să îndeplinească cerința de bază - pentru a reflecta informațiile complete despre conținutul fiecărui document al organizației.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: