Dacă ați început să lucrați în arhivă de la zero, atunci a trebuit să transferați, să mutați și să aranjați munții de documente în locuri, în timp ce înghițiți și înghițiți tone de praf. Ce să spun, sistematizarea afacerilor de arhivă necesită nu numai gândirea logică, ci și pregătirea fizică.
De asemenea, după astfel de proceduri de vis: de lucru într-o arhivă, în care nu există nici un praf, fără grămezi de hârtii nerazobranyh, doar plat „se clasează“, „cutii“ și „Folder“ documente sistematizate. Mi-am întins mâna și am luat imediat documentul necesar. Există astfel de arhive? Bineînțeles! O astfel de arhivă poate fi considerată un depozit electronic de date.
Astăzi, termenul „fișier“ este utilizat și stocarea electronică a datelor, precum și pentru depozitarea documentelor de hârtie în evidența curentă, în special în cazul în care numărul de documente stocate este de peste o mie și sunt depozitate într-o cameră special echipată separată - depozitare.
În acest articol, vom folosi termenul "arhivă" în acest sens, aplicându-l în arhiva curentă a fișierelor cu amănuntul. Vom analiza în detaliu problema transformării unui set de documente pe hârtie (actuala arhivă a fișierelor cu amănuntul) într-o arhivă electronică.
Conceptul de dosar de credit și compoziția documentelor acestuia
Actuala arhivă a dosarului este formată din dosarul (de exemplu, dosarele personale) al clienților care au încheiat un acord de împrumut cu instituția de creditare.
Scopul principal al acestei arhive - organizarea contabilității, stocarea documentelor și utilizare, incluse în dosarele de credit ale clienților. În același timp, trebuie luată în considerare o caracteristică importantă: fișierele client nu sunt completate în gestionarea cazurilor. fiecare documente actualizate în conformitate cu evoluția istorică a creditului (acesta va fi depus în mod periodic documentele care însoțesc activitățile de creditare ale băncii, atrage în toată această istorie de credit - de la data aplicării creditului pentru clienți și a documentelor de finisare, păstrând rambursarea integrală a creditelor restante).
Procesul de organizare a stocării dosarelor de credit este legat în mod inextricabil de alte procese de afaceri care reflectă relația dintre debitor și instituția de credit, astfel încât aceasta poate fi împărțită în mod condiționat în trei etape principale:
- pregătirea tranzacției;
- încheierea unui contract de împrumut;
- rambursarea unui contract de împrumut.
Lucrările precontractuale privind pregătirea tranzacției încep cu solicitarea clientului către instituția de credit cu o cerere de împrumut.
Solicitarea clientului către bancă poate fi făcută sub formă de cerere, chestionar. formularele de cerere. În plus, banca solicită să prezinte documente prin care să puteți identifica identitatea persoanei care a solicitat băncii și să confirmați solvabilitatea acesteia:
- pașaportul cetățeanului;
- pașaportul internațional;
- permis de conducere;
- certificat de pensie;
- certificatul de înregistrare a proprietății;
- certificatul de înregistrare la autoritatea fiscală (TIN);
- certificat de venit 2-NDFL;
- declarația fiscală (pentru antreprenorii individuali) și alte documente stabilite prin legea rusă și reglementările interne ale instituției de credit.
Desigur, clientul nu dă banca un pașaport rusesc, pașaport, permis de conducere și alte documente personale - acestea sunt copiate, certificate de un angajat al băncii, care a luat documentele, și a format într-un singur set, care va fi denumit în continuare „dosarul de credit a debitorului -. O persoană fizică“
Unele documente pe care clientul le furnizează sub formă de copii certificate. Un astfel de document, de exemplu, este o carte de lucru.
Certificatele privind veniturile sunt furnizate sub formă de originale.
În plus, banca ia în considerare cererea cetățeanului și ia o decizie pozitivă sau negativă asupra acestuia. Vă atrag atenția: băncile își rezervă dreptul de a refuza să ofere un împrumut fără a explica motivele.
De regulă, decizia adoptată este formalizată sub forma unui document administrativ al organului de conducere autorizat și introduce obligatoriu dosarul debitorului sub forma unui extras din procesul-verbal al ședinței consiliului de administrație. ordin sau alt document.
La protocolul (un extras din protocol) se anexează documente, pe baza cărora sa luat această decizie. Acestea pot fi memorii. Ajutor. concluzii și alte documente. Trebuie remarcat faptul că acestea sunt adesea documente standard și sunt emise conform formularelor aprobate.
Încheierea contractului de împrumut se face pe baza cererii clientului și a deciziei luate asupra acestuia, este formalizată sub forma unui contract de împrumut și a altor documente care pot fi parte integrantă a acestuia, de exemplu "Programul de rambursare a creditului". "Notificarea costului complet al creditului". "Reguli și condiții pentru împrumut", etc. Contractul de împrumut și anexele acestuia sunt documente originale semnate de toți participanții la tranzacție (de către reprezentantul organizației de credit și debitor) și trebuie certificați prin sigiliul băncii.
De asemenea, dosarul de credit al clientului primește documente care confirmă faptul că emiterea de numerar a împrumutatului.
Rambursarea unui contract de împrumut este un proces de afaceri care poate fi întins de ani de zile în funcție de tipul de creditare. De exemplu, un contract de ipotecă poate fi încheiat pentru o perioadă de până la 30 de ani.
Rambursarea unui împrumut poate avea loc într-o comandă "planificată", adică împrumutatul în mod regulat, în conformitate cu contractul de împrumut încheiat și cu programul de rambursare a împrumutului, face rambursarea datoriilor la împrumut. În acest caz, dosarul de credit trăiește o viață "liniștită", i. E. se află liniștit pe raft și așteaptă o oră de rambursare integrală de către împrumutat a împrumutului.
Adesea împrumutatul încearcă să plătească datoria de împrumut înainte de termen, mai ales că legislația acum împărtășește pe deplin această dorință. În acest caz, rambursarea anticipată a creditului (integral sau parțial) este însoțită de diverse documente: cererea clientului de rambursare anticipată a împrumutului, documente financiare care confirmă această acțiune etc. De exemplu, dacă din cauza rambursării anticipate parțiale a împrumutului, condițiile de rambursare se modifică, atunci banca oferă împrumutatului un nou program de rambursare a împrumutului modificat. Astfel, dosarul debitorului "activ" este actualizat periodic cu noi documente și crește zilnic.
În cazul în care debitorul încalcă termenii contractului de împrumut (de exemplu, nu reușește să ramburseze împrumutul în timp, nu îndeplinește alte condiții stipulate în contractul de împrumut), banca este obligată să trimită solicitantului o solicitare scrisă de îndeplinire a obligațiilor. Copii ale cerințelor sunt depuse și în dosarul de credit. Și, după cum știm, orice direcție a documentelor din afara organizației este însoțită de lucrări speciale "poștale": anunțuri, plicuri și registre de expediere. care va fi, de asemenea, plasat în dosarul de credit al clientului sub formă de originale, pentru a servi ca bază de dovezi, dacă este necesar. Prin urmare, aceștia investesc și într-un dosar - profilul de credit al clientului.
Aș dori să spun câteva cuvinte despre documentele care însoțesc acest tip de împrumut, cum ar fi împrumuturile pentru autoturisme.
Acest tip de creditare este direct legat de procesul de achiziție, înregistrare și exploatare a vehiculului, astfel încât dosarul de credit este format în mod necesar:
- o copie a contractului de vânzare a vehiculului;
- copii ale documentelor contabile care confirmă plata vehiculului;
- copii ale documentelor care confirmă înregistrarea vehiculului de către debitor;
- copii ale documentelor care confirmă plata de către debitor a polițelor de asigurare pentru asigurarea obligatorie și voluntară a autovehiculelor.
Aceste documente se formează în compunerea documentelor dosarului de credit în etapa de încheiere a contractului de împrumut. Dar astfel de documente precum "polița de asigurare" au o perioadă de valabilitate fixă, prin urmare, acestea necesită o prelungire regulată. De aceea, profilul de credit al entuziastului împrumutat-mașină trebuie să fie completat în mod constant cu copii noi de asigurare.
Deoarece vehiculul achiziționat pentru fonduri împrumutate devine obiect al gajului, originalul pașaportului (PTA) al vehiculului este transferat de către debitor către instituția de credit care a emis împrumutul de mașină. În plus, dosarul este depus cu cererile clientului pentru emiterea TCP pentru utilizarea temporară și actele relevante de acceptare și transmitere a PTS.
Sarcini de rezolvat
Pe arhiva curentă a fișierelor de credit sunt distribuite și sarcinile obișnuite de a lucra cu documente de arhivă:
- contabilizarea primirii dosarului;
- contabilizarea emiterii dosarului pentru uz temporar;
- contabilizarea contractelor de credit închise și transferul acestora către depozitele de arhivă;
- contabilizarea circulației documentelor individuale (primire și eliberare pentru utilizare temporară);
- topografia de stocare;
- formarea diferitelor tipuri de rapoarte.
De asemenea, sarcina cea mai importantă cu care se confruntă arhiva fișierelor de vânzare cu amănuntul (atât pe suport de hârtie, cât și pe suport electronic) este de a asigura păstrarea informațiilor, inclusiv. protecția datelor cu caracter personal ale debitorilor.
Astfel, dacă vom crea un depozit electronic de documente incluse în profilul de credit al debitorilor (persoane fizice), atunci trebuie să rezolvăm trei sarcini principale:
- reducerea documentelor;
- menținerea contului de documente separate și a dosarului în ansamblu;
- asigurând confidențialitatea și siguranța informațiilor.
Principalele elemente ale arhivei electronice a înregistrărilor de credit
Să considerăm astfel de concepte de bază ale procesului de afaceri studiat drept "Dosarul de credit", "Contractul de credit" și "Împrumutatul".
Dosarul de credit este o colecție de documente care reflectă istoricul interacțiunii dintre bancă și împrumutat. Dosarul de credit include: copii ale documentelor personale ale tuturor participanților la tranzacție (debitor, co-împrumutat, garant, împrumutat); copii bancare ale documentelor contractuale care reflectă termenii tranzacției; documente privind obiectul gajului (dacă există), etc.
Împrumutatul - o persoană care a încheiat un acord de împrumut cu banca.
contract de credit - un acord încheiat în scris, în care banca este de acord să dea împrumutat bani (credit), în condițiile specificate în prezentul acord, iar debitorul se obligă să restituie suma împrumutului și să plătească dobânzi la împrumut.
Să ne uităm la modul în care aceste trei elemente principale ale procesului sunt interdependente. Vedem că împrumutatul încheie un acord de împrumut cu banca, pe baza căruia va fi format un dosar de credit. În același timp, aș dori să menționez că un împrumutat poate încheia cu banca mai multe contracte de împrumut (și fiecare contract își va trăi viața separată față de contractul precedent, vezi Diagrama 1). Și viceversa: mai mulți debitori pot încheia un acord de împrumut cu banca și, după ce au devenit co-debitori, alocă întreaga responsabilitate a împrumutului (Schema 2).
Opțiunea de grupare a documentelor pe dosarele de credit, atunci când o persoană încheie mai multe contracte de împrumut
Trimiteți-le prietenilor: